加強基層政府部門檔案信息化管理探析

尹章

摘 要：基層政府部門因日常工作較為繁雜，如果能使用信息化的方式，就能顯著提高辦事效率。所以基層政府部門在今后的工作與發展中要順應網絡信息時代的要求，加強檔案信息化管理，滿足人們的信息需求。本文將從加強基層政府部門檔案信息化管理的重要性著手，探討幾點工作策略，促進基層政府部門有序發展檔案事業。

關鍵詞：基層政府部門；檔案管理；信息化；工作策略

在計算機技術、網絡技術、信息技術等高速發展和更新的新時代，多個行業與領域都快速向著網絡化、信息化與科學化的方向發展，基層政府部門的檔案管理更應如此。但目前基層政府部門的檔案信息化管理工作較為滯后，缺乏對先進信息技術的利用，不僅浪費時間和精力，效果也不盡如人意。鑒于此，如何加強檔案信息化管理是擺在基層政府部門檔案人員面前的重要課題，必須加強研究。

1 加強基層政府部門檔案信息化管理的重要性

檔案信息化管理的宗旨在于為基層政府部門提供決策服務，為經濟建設與政務管理提供服務，為檔案信息需求者提供服務。在經濟社會高速發展的形勢下，信息技術在基層政府部門得到廣泛應用，而其檔案管理工作的政治性較強，不僅數量大，且內容多，采用傳統手段極易發生失誤、錯誤的現象，出現漏洞，制約檔案工作的改革進程，實行信息化管理則能提高基層政府部門檔案工作的有效性，使其更有效地開展其他工作。同時，信息化管理有助于基層政府部門實現對檔案的分類管理，幫助有需要的人快速查找所需資料和信息。傳統的檔案管理是人工完成，查找時費時費力，容易混淆檔案資料，而加強檔案信息化管理就能有效解決這些問題，依托計算機與網絡檢索關鍵詞，提高檔案利用率[1]。此外，檔案管理的人工模式很有可能引發檔案保存不當、遺失等問題，影響基層政府部門檔案資料的真實性與完整性，利用信息技術就可減少檔案人員工作量，提高工作效率，保證檔案管理質量。

2 加強基層政府部門檔案信息化管理的策略建議

2.1 重視接收并管理好電子文件

在傳統觀念的長期影響下，基層政府部門的檔案信息化工作主要是通過掃描錄入紙質檔案來實現，對于政府信息公開政策的實施就要求基層政府部門從源頭狠抓檔案信息化管理工作，通過接收電子文件的方式改進檔案管理。但電子文件的數量在最近幾年成倍增加，政府公開信息最主要的一種形式就是電子文件，這就需要基層政府部門的檔案人員重視接收電子文件，并將其管理好，促使檔案工作和電子政務真正接軌，統一及時地歸檔電子文件。檔案人員還應和基層政府部門協商，建立完善的電子文件接收機制，促成檔案信息化管理和政府信息公開工作的有機結合，推動基層政府部門檔案信息化管理進程[2]。

2.2 建立起高水平檔案管理系統

檔案原件與基層統計數據是基層政府部門檔案管理工作的主要方面，而檔案原件大多是上級機關下發到基層政府部門的文件，是上級機關指導基層工作的原始憑證資料，作用不可取代，尤其是大多數文件都是各部門聯合發文，多個部門共同簽署印章，要求基層政府部門務必要認真存檔，這是其檔案的基本組成。所以基層政府部門要全方位、多元化開展檔案信息化管理工作，建立高水平檔案管理系統，建立基層檔案網站，使其成為檔案多元化管理服務的有效手段。通過檔案管理系統，通過基層檔案網站，基層政府部門能為需求者提供信息交流平臺，將國家政策、上級文件以及精神指示等需要公開的政府信息公布給大眾，讓有利用條件的各個部門依據自己的用戶級別快捷查詢政府檔案信息，同時讓檔案信息需求者在網站平臺留下問題與資料，由檔案人員及時為其搜集更詳盡的信息，做好檔案整理和回饋工作，提高檔案管理效率。

2.3 制定信息化制度與安全標準

在基層政府部門檔案信息化管理的實現過程中，難免因標準的缺失而出現信息孤島，引發信息安全問題，檔案信息利用與共享淪為空談。所以基層政府部門應注意制定檔案信息化管理的制度標準、安全標準，為檔案信息化管理提供保障。一般情況下，檔案信息來源主要有電子文件、紙質檔案的數字化轉化信息，基層政府部門針對檔案信息制定軟硬件標準、存儲格式標準、網頁標準、元數據標準，強化軟硬件的統一管理與通用性，不僅能確保在局域網、互聯網中便捷傳輸、使用檔案信息，還能規范檔案網站的信息數據來源、編碼格式，方便檔案信息的傳遞、利用與共享。

當然，安全是基層政府部門檔案信息化管理的重要內容，其安全標準的完善不僅涵蓋檔案信息的載體安全、內容安全，還涵蓋檔案記錄方式、檔案信息管理系統、檔案網絡、檔案網站等的安全以及檔案密級控制。基層政府部門局域網擔負著對檔案的掃描錄入、著錄文件、管理數據庫、檢索目錄與全文等功能，只要局域網遭遇安全威脅，數字檔案與實體檔案都難以實現對基層政府部門檔案信息的安全有效管理，影響檔案的社會服務。不管是基層檔案網站還是數字檔案館，都是為公眾提供優質檔案信息服務的關鍵渠道，其穩定性與安全性關系到大眾對基層政府部門檔案網站的信任與使用，所以制定檔案信息化管理安全標準不但有助于維護基層檔案網站的安全和用戶訪問安全、政府信息發布安全，還能防范外網風險，防范竊取秘密、非法掃描等政府局域網安全風險。

2.4 促進檔案信息遠程查閱利用

利用是檔案管理的重要方面，發揮出檔案信息化管理的優勢，簡化手續，遠程查閱利用檔案信息，方便大眾利用檔案，這是基層政府部門檔案信息化管理的方向[3]。一方面，基層政府部門應注意促進檔案信息的遠程查閱利用，依據檔案法、保密法以及政府信息公開條例等合理設定公開各類檔案級別，針對明確公開的政府文件信息，基層政府部門應依據指定的標準圖形、文件格式等將其發布到網站上，提高信息的標準化與規范化水平，明確網上政府信息具有的法律效力。基層政府部門檔案人員可通過鏈接與本地化等方式整合檔案信息資源，完善網站內容，對部分公開或與個人隱私有關的檔案信息實行目錄公開，提供遠程檢索服務，在確認用戶身份之后允許其利用。基層政府部門要把握計算機、電視、電信融合發展機遇，向電視、手機等媒體拓展檔案信息服務，完善服務手段。

另一方面，基層政府部門應促進檔案信息的館內查閱利用。針對不宜公開到網絡的檔案信息，基層政府部門應參照公開政府信息的程序，確認利用者身份，遠程為其提供檔案服務，把館藏檔案、已經公開的文件、政府公開信息整合到同一個閱覽室，檔案人員可輔助利用者查閱，或讓其自助查閱，通過網絡檢索的方式取代手工查閱，用網絡打印方式取代傳統的原件復印方式，用數字檔案取代紙質檔案，加強檔案編研，開發檔案信息資源，圍繞基層政府部門的中心工作提供優質檔案信息，主動服務于地方經濟與社會的發展。

3 結語

檔案管理在基層政府部門中起著重要作用，關系到其各項工作的有序開展，在網絡信息環境下加強檔案信息化管理更是成為時代的要求。在實踐中，基層政府部門的檔案人員必須提高對檔案信息化管理的重視度，重視接收并管理好電子文件，提高檔案管理系統水平，并制定信息化的制度與安全標準，促進檔案信息的遠程查閱利用，真正發揮檔案的作用與價值，助推基層政府部門順應時代需要做好各項工作，提高職能水平。

參考文獻

[1]侯仰森.檔案信息化建設的風險管理探討[J].科技經濟導刊，2017（16）：232.

[2]董源.政府辦公部門如何開展好檔案信息化建設[J].蘭臺內外，2016（05）：33.

[3]杜葉.論基層政府部門檔案信息化的有效建設[J].辦公室業務，2016（19）：167.