新時代檔案管理工作質量提升研究

劉雪梅

摘 要：檔案的管理工作是越來越被人們所看重，是一個新的具有很好的發展前景的產業。好的檔案管理能夠表現該單位，或者該企業的良好的管理體系，同時它也是對于企業和單位發展歷程的見證，保障工作能夠完美實施的因素。

關鍵詞：新時代；檔案管理；質量提升

目前我國國內所應用的檔案管理體系還不夠先進，較比于國外的發達國家的管理體系還有一定的差距，這些存在的差距對于該企業或者單位的發展局有著不良的效果，因此這些差距需要被有關人員投入相當多的管理，使檔案管理能夠在新的時代發展中再度做出突破。

1 檔案管理的概念以及與新時代的融合

檔案管理工作就是對企業或者單位等由于經營產生的信息檔案化，對于這部分的信息進行整理和管制的過程或者手段稱為檔案管理，是檔案相關工作人員或者部門對單位中的關于檔案的各種信息的規劃與使用的所有的工作內容的統稱，是檔案事業中必不可少的一環。而在新時代到來以后，科學技術產業的崛起，信息技術與網絡技術成為時代的兩大領軍技術，各行業的發展都向這兩大領域靠近，檔案管理工作為了更好地發展也要將信息技術融入到檔案的管理中，實現檔案管理的信息化，從而幫助檔案管理事業的工作水平有一個巨大的提升。使檔案管理工作能夠做到條理清晰、效率極高。

2 目前檔案管理工作中出現的紕漏

2.1相關部門與人員的重視程度不高

在目前來看，我國國內的許多相關人員依舊沒有對檔案工作管理的意義有深刻的認知。對于檔案管理工作重視性不高，大部分的人都以為檔案工作的管理只是在背后的整理工作，不能夠有什么過高的難度和意義。因此改變人們的這種錯誤的認知，讓大部分人尤其是從事相關行業的人員能夠清楚地了解其根本的意義和作用，從而能夠讓工作者對于工作的重視程度提升，使其能夠為單位的生產提供助力。此外由于這項工作被充分的低估，相關的從業人員也越來越少，對于檔案管理工作的開展也加大了難度，導致惡性循環。許多人認為從事與之有關的工作不能夠一展抱負，甚至存在一些人以為檔案管理是時代進步的阻礙，這些因素統統使得相關部門的人力資源的缺失。

2.2檔案管理產生的效果微乎其微

由于新時代的到來，商品經濟的高速發展，許多行業的經濟重心也從國家轉移到人民的市場需求上，經濟格局的變動也間接的促成了檔案管理這一行業的小的調整。市場經濟的發展也讓人力資源具有不穩定性。因此許多人對于檔案管理工作的作用不太在意，更在意其工作本身是否繁復、枯燥，在意從事相關工作后對于自身的影響。這樣的意識充斥在民眾的認知中，使得檔案工作的管理變得更加難以實施，無法發揮其本身的價值，對于檔案工作以后的發展也是不利的。

2.3檔案的使用不頻繁

許多單位中擁有著大量的部門以及人員，單位的管理不止一個檔案方面的管理，方方面面都要做到妥善經營。但是檔案工作對于實際的經營并不具有顯著的功效，形成的影響往往都比較隱晦，表現不出來。所以在單位或者企業在實際使用檔案的情況不多，所需求的對應的檔案管理的水準也不嚴格，這也使得檔案的管理工作即使能夠全面開展，開展過后的實施也會“大材小用”，造成不必要的浪費。

3 結合新的科技改善檔案管理工作的對策

3.1對檔案工作認知的改變

加強相關人員對于檔案管理工作的理解，改變他們的思想模式。改變普通群眾對于檔案工作的抱有的原有觀念是指以對策實施的關鍵。在相關的部門中，以上層的管理人員作為倡導的先驅，加深工作人員對于工作的了解程度，并且在日常的工作環境下也能讓從業人員保證其思想覺悟。還要專門設立對檔案管理工作的監察部門與人員，讓監察人員能夠對日常的工作中的一些紕漏進行督促與指導，保證管理工作的實施。此外為了改正工作人員的思想，由政府或者上層領導機構對從業人員實施相應的培訓工作，不僅能夠改正不良的思想意志，還能夠有效的提高他們的專業水平，使其能夠在工作中的錯誤率也大大的減少。同時還要培養檔案管理工作者對于市場的了解和相關的服務，方便以后檔案工作的發展，讓檔案管理工作可以順應時代的潮流，使這一行業能夠逐漸走入人們的視野。

3.2完善檔案管理的信息化建設

由于時代的不斷進步，信息化是檔案管理發展道路上必須要跨越過去的一步，由于目前的信息傳播速度的不斷加快，時效性是人們往往關注的重點，檔案管理與信息是緊密相聯的，對于時效性的重視程度也不亞于其他行業，所以對于管理系統的信息化、系統化和規模化是能夠保障這一特點的關鍵。通過將檔案數據進行數字化，將龐大的數據導入至數據庫，并將數據庫連接至網絡中，使得信息在連接網絡后能第一時間轉達于各處，對于但按慣例提供了難以想象的便捷。

3.3加強技術資源的雄厚

在加快檔案的信息化建設過程中，將系統應用到相應的工作過程中以及一些意外情況的發生時，深厚的技術儲備才是改革中的堅實的后盾。在技術達到指標的同時，擁有與之對應的硬件設備，專業素養高的開發或者工作人員，將這些已有的資源充分的讓他們發揮功效，最終制成一個具有聯系三方資源的特色系統。在這個系統成立以后，日常工作中也需要定期的對系統進行檢查。隨著需求與所擁有技術的變化，對硬件設施以及軟件都需要更新它們的功能，將新的技術再加入到檔案管理的系統中。從而最大限度的發揮硬件設施與軟件處理的運用程度，使其能夠在系統中顯著作用。

3.4增加檔案數據庫的規模

若是檔案的數據過少，那么便無法形成一個具有管理體系的系統，不能夠將各種數據通過信息網連接起來，那么對于檔案信息不論是管理還是運用都有一定的困難。若能將傳統的記錄信息的方法取代，將檔案信息的記錄靠數字化記錄，將原來保存所有檔案信息的倉庫轉變為在信息系統網絡中的數據庫，實現檔案的時效性與應用性。因為過去的所有檔案信息都保存于一個倉庫之中，想對某一指定信息的查找極為不便，在連接信息網絡后，就不需要到指定地方進行盲目的尋找，只需要連接至網絡中，便可以提取數據庫中的各種數據。增加了數據管理的使用能力與便利。等到日后管理的檔案數目增長到相當龐大時，運用數據庫的管理也不會造成多大的不便，反而能將數據管理的井井有條。

3.5使檔案能夠得到有效利用

傳統檔案的利用率一直不高，由于檔案工作的繁瑣，檔案又收到相關工作人員的高度重視，普通群眾想要使用或者查看相關的檔案一直得不到妥善的解決，所以檔案使用者大部分是從事檔案工作的管理人員，那些人員對檔案的利用往往只是整理，實際的檔案利用價值不高。而在新時代到來后，信息化對于檔案的利用有了不同于以往的改變，人們不用通過繁復的實際工作去查閱使用所需的檔案，只需要通過連接到能夠查閱自身檔案的網絡中便可以自行查閱，極大的取得了方便。

4 結語

新時代的進步不僅僅是使得經濟上發生了巨大的改變，也使得所有產業也隨著經濟與技術的變革發生了翻天覆地的變化，檔案的管理工作為了順應潮流，也要做出能夠讓自身發展更為迅速的變動。

參考文獻

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