企業初期人事檔案管理工作的建設策略

邱蕾

摘 要：人事檔案工作是企業人事管理的重要組成部分，其為人事工作執行與決策起了重要的參考作用，為合理使用配置人力資源提供了重要的依據。企業成立初期普遍存在對人事檔案管理的重要性認識不夠、硬件設施解決不完全到位、檔案管理人員不固定的問題，隨著企業的發展壯大，人事檔案管理的問題將逐步顯露出來，對于初建立的企業如何解決人事管理檔案工作弊端，讓其與公司發展同步，合理發揮其真正職能是很值得探討的一個話題。

關鍵詞：人事檔案管理

新成立絕大部分企業由于多方面因素影響，普遍存在對人事檔案管理重要性認識不夠、硬件設施解決不完全到位、檔案管理人員不固定，管理水平不專，管理手段落后、人事檔案收集工作力度不夠、人事檔案管理的信息化程度不高等問題，從而導致人事檔案缺檔、斷檔、死檔的現象都不同程度地存在，不僅給后續人員的變動、工資調整、員工辭退等人事管理帶來諸多的困難，還將直接影響到人才的正確合理使用，不能使人才檔案信息得到正確使用，不利于單位快速、全面、真實地掌握人才隊伍現狀和科學加強隊伍建設，人事檔案基礎未打牢將嚴重制約企業后續人力資源的開發，難以為現代人力資源開發、使用提供有效的服務。因此，作為新成立的企業，如何快速加強人事檔案管理，充分發揮人事檔案的資源優勢，更好地為選拔和使用人才提供更加真實可靠的材料，顯得尤為重要。

一、提高思想認識，加大投入，進一步夯實人事檔案工作基礎。

作為新成立企業的領導要從思想和行動上高度重視人事檔案的管理工作，定期對人事檔案管理工作進行檢查、指導、督促，發現問題及時解決。同時，各單位要在檔案工作上舍得投入，特別是對檔案的檔案維護、檔案保護和搶救、檔案信息化建設等方面所需費用要予以重點保障，要有專項預算；要按標準按要求建設好規范化的檔案室、檔案柜，搞好通風、采光、防盜、防蟲、防潮、防火等配套保護措施，確保檔案利用安全，檔案資料不丟失、不損壞，又保證檔案信息不失密、不泄密。從人、財、物三個方面給于支撐，才能確保人事檔案管理工作的順利開展。

二、加強培養檔案管理人員，提升檔案管理人員的素質，提高人事檔案管理質量。

做為新成立的企業，因面臨企業快速擴展的業務壓力，較難做到高薪引入高素質檔案管理人才，因此更需注重對現有人員的培訓培養，全面提高檔案管理人員的綜合素質。選擇政治上可靠、作風正派、責任心強的人員從事檔案管理工作，注意對他們的教育培養，讓其充分認識到人事檔案管理對企業發展的重要性，以及人事檔案管理對企業人才培養的支撐性和發展性作用。主管部門應定期組織培訓業務知識，讓他們掌握新的知識和先進的管理技術，樹立系統化人事檔案管理思維，提高檔案管理的技術水平，使其能夠適應現代人力資源管理的新要求。同時，人事檔案管理人員必須及時收集與檔案有關的各種材料，認真整理，細致鑒別，做到取之有據。對不符合歸檔要求的材料要及時進行處理，手續不全的材料要退回形成材料的部門進行補辦，確保材料齊全完整、手續完備，保證人事檔案的權威性、準確性和真實性，從而全面提高人事檔案管理質量。

三、建立健全人事檔案管理制度，加強人事檔案規范化管理。

對于新成立的企業，樹立人事檔案管理的制度和規范是首要任務。對新產生的人事檔案資料從收集、歸檔到移交檔案室統一管理以及檔案的日常保管、借閱、利用，都要制定一套嚴格的制度。其次為了避免檔案的丟失、改動，必須建立健全人事檔案工作目標管理考核制度和責任追究制度，嚴格手續，做到轉入、轉出、接收材料有登記，查閱、借閱檔案有登記，提供準確，有效地制約造成檔案泄密、涂改等人為因素，保證檔案管理規范有序。

四、加強人事檔案的信息化建設，提升檔案管理的科學化和現代化。

隨著新公司的日益壯大，檔案材料越積越多，傳統的管理模式勢必會給查找檔案帶來諸多不便，容易延誤時間，而且出錯率較高，建立人事檔案現代化信息管理系統勢在必行。首先，需對人事檔案引入先進信息化管理手段，依靠一套標準統一、管理科學、以及設置合理的人事檔案信息化系統，利用計算機、掃描儀等現代設備和現代技術，將檔案資料整理輸入計算機，通過相應的技術處理，將文字、圖片、聲像等資料轉變成數據資料，實現人事檔案紙質與數據格式并存，并通過信息維護系統將原始檔案信息和檔案資料錄入微機，最終建立全公司的人事檔案信息數據庫，實現人事檔案信息資源的數據化，方便信息的共享，大大提高檔案的利用效率。

人事檔案是企業在管理所屬人員時形成的以個人為單位集中保存的一種特殊的專門檔案，是全面系統地考察和了解一個人的憑證，人事檔案管理是人事管理的重要組成部分，也是企業人事規劃和發展不可缺少的參考依據，對人力資源的開發和利用起著極其重要的作用。對于新成立的企業，人事檔案是個人轉正定級、職稱申報、辦理養老保險等后續工作的重要基礎，具有重要的“憑證價值”和“參考價值”，需得到企業的高度重視。

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