談檔案分類及管理技巧

摘 要：檔案管理是企業管理的重要內容，對企業的經營過程、市場定位和營銷策略起著重要的指導作用。在未來的發展過程中，企業可以參考過去的商業檔案來制定未來的發展路線。在企業工作中，檔案管理尤為重要。如何做好檔案管理也成為檔案管理者需要考慮的重要問題，因此，本文對如何做好企業檔案管理工作進行了探討。

關鍵詞：企業；檔案管理；探討；工作企業

檔案管理是一項細致、耐心的工作。對檔案管理員來說，這項工作一點也不能粗心。如果你想把這項工作做好，你必須掌握相應的管理技能。檔案分類是一項重要的工作，相關的技能是一定需要具備的。本文給出了檔案分類的幾個實例，并對檔案分類與管理技術進行了探討。

1檔案分類

1.1以行業分類的技巧

以朝陽鎮為例，按產業分類可分為計劃生育、林業、農牧業、水利等行業。這些業務部門可以作為檔案管理的基礎。可以對文件進行分類和存儲。每個行業都可以細分，如計劃生育可以分為育齡人口檔案、藥品分發檔案、計劃生育內出生檔案、非法計劃生育檔案等；林業也可以分為退耕還林檔案、防沙防沙檔案、林政檔案等，農業檔案也可以分為檔案檔案。土地基礎資料、土地管理檔案、土地糾紛檔案等。牲畜檔案也可分為基本情況檔案、工程檔案等；水利檔案也可分為水利防沙檔案、小流域管理檔案等。這種分類方法的優點是檔案屬于行業分類。能使各個行業的檔案有序，沒有檔案正常混搭的現象。這些檔案的管理基本相同，需要各部門都有自己的檔案室、檔案柜，由相應的部門檔案管理人員進行管理。

1.2以密級分類的技巧

檔案可以根據其分類等級分為最高機密檔案、普通檔案和公共檔案。最高機密文件是指對有權威人士開放的文件，只有少數人可以查看和訪問這些最高機密文件，只有相關人員才能接受檢查。訪問時，管理人員絕對不能給無關人員查看、訪問，即使檢查、查閱，也有嚴格的程序，這樣就可以記錄問題，這樣的檔案一般都涉及國家機密，朝陽鎮這樣的檔案很少，但也不是沒有的。一般來說，檔案并不像最高機密文件那么嚴格，但是如果你想檢查和訪問它們，你也需要嚴格的程序。這類文件可以檢查。存取范圍很大，一般都是林業、農業、水利等各種行業的檔案。公開檔案，是指對公眾開放的檔案，人人有權查閱文件，如公文，如退耕還林公告、畜牧圍欄的出版等，這些檔案都是對外辦公檔案，必須公開才有意義。

1.3以專用對象分類的技巧

以朝陽鎮為例，一是提供給鎮里的，專門給一些書記看的檔案，二是提供給鎮里的鎮長，有時他們也需要查看這些檔案，三是提供給鎮里人大主席查看的檔案，四是提供給一些群眾或者同志們查看的檔案。這些分類的文件一般都是書面文件。這種分類的優點是檔案的性質是明確的，標準是達到所提供人員的滿意程度。

2完善企業檔案管理工作的方法

針對目前企業檔案管理中存在的問題，要做好企業檔案管理工作，必須尋求解決問題的辦法。鑒于此，筆者提出了以下建議。

2.1加強對企業檔案管理工作的重視

做好企業檔案管理工作，必須引起足夠的重視。在企業中，企業的領導者有最高的發言權。因此，一個企業能否加強檔案管理的重要性，取決于企業領導是否認識到企業檔案管理的重要性。企業領導只有對檔案管理給予足夠的重視，才能投入更多的精力、財力和人力資源，才能促進檔案事業的更好發展。在企業檔案管理中，有關管理人員應取得一定的成效，使領導能夠看到檔案管理在企業會議或企業考核中的重要作用；其次，有關企業領導也要提高自身的知識水平，對檔案管理的過程和地位有一定的了解。對待工作，不僅要著眼于眼前的利益，還要著眼于未來。檔案管理可能在一個企業的發展中純在感不大，但是又無法避免它的產生與存在，不過它的影響是潛移默化的，在平時工作中不常體現，直到需要用到了又覺得非它不行，這些檔案都是例年的精華所在，所以做好管理是非常有必要的。本文考察了檔案管理在企業經濟發展過程中的重要作用，并重視檔案管理的經濟價值。

2.2建立健全企業檔案的管理制度

企業檔案管理系統的建立必須是健全的，只有這樣安全管理工作才能順利進行，因此，要想使企業檔案管理系統更好地發展，就必須有完善的管理體系。檔案管理過程和相關管理程序比較復雜。因此，在開發管理系統的過程中，首先要根據企業的特點，并根據各個方面的檔案管理要求和特點進行開發。管理體制要切合實際，企業檔案的分類、登記、保管和出借要有明確的管理制度和約束條件，明確對職工的管理責任，并對檔案丟失的缺陷進行相應的處罰，按照相關的管理制度在貸款人檔案中進行處理；而應制定明確的出借條例，做好貸款工作。信息登記，并應及時歸還貸款。如果借入文件的過程被損壞或丟失，借款人需要承擔相應的責任。并在建立了相關的管理制度后，將其應用于實踐中，使我們能夠在檔案工作中不斷的健全和完善。對待每一項工作都有做到有法可依，有例可循，只有這樣才能讓工作做到最好，如果保是單純的依托于表面，而不去實行它，這樣是做不成功的。每一項制度一定要嚴格執行，不可流于表面，不然，制度也失去了它原本的意義。

2.3建立健全檔案管理評估體系

對企業檔案管理，企業領導應及時進行評估。企業檔案管理日常工作的重要組成部分之一是企業經營，企業在對經濟營銷狀況進行階段性評估，以及全方面總結的同時，也要對檔案管理工作的范圍進行評估。根據檔案管理工作的特點，制定相關規章制度。評估過程中，發現檔案管理中存在的問題，并在會議中討論問題，找出相應的解決辦法，避免積壓問題和在風險管理方面的問題。檔案管理看似不起眼，但對于一個企業的發展，一個企業的未來，都有著至關重要的作用，將檔案管理做好，做成功無疑是錦上添花的。

參考文獻

[1]盛蓉.淺談如何做好企業檔案管理工作[J].同煤科技，2014（02）.

[2]李凌青.淺析如何做好新形勢下企業檔案管理工作[J].黑龍江檔案，2014（04）.

作者簡介

黃小冊（1985-），女，福建泉州，漢族，本科，檔案學，館員，研究方向：檔案管理