淺析新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化

侯艷慧

摘 要：通過檔案管理，可以對一些真實的事物和信息進行記錄和整合，讓其成為相關(guān)人員的參考依據(jù)，如企業(yè)在做任何決策時，會參考一些檔案信息，來決定這個決策是否影響企業(yè)的發(fā)展，因此做好檔案管理工作非常重要。尤其是新形勢下，對檔案管理工作有了更高的要求，必須要對其進行規(guī)范，提高檔案管理效率和管理質(zhì)量，為相關(guān)部門的需求提供參考，促進企業(yè)和國家的健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞：新形勢 檔案管理 規(guī)范化

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2018）02-00-01

引言

檔案管理也稱檔案工作，它是指將分散、零亂以及失去實際使用價值的文件進行集中、系統(tǒng)地保管，從而為今后的需要提供憑證和參考依據(jù)、價值的總稱。檔案管理在企業(yè)或者國家機關(guān)中看似沒有多大的作用和貢獻，但是在實際發(fā)展中，它卻是企業(yè)或者國家機關(guān)中重要的工作組成部分，直接關(guān)系到企業(yè)或國家機關(guān)是否能夠健康發(fā)展。另外，檔案管理也是一項維護和保護歷史發(fā)展的關(guān)鍵性工作。檔案管理工作的規(guī)范化，既是檔案順利管理的保障，也是一個企業(yè)和單位管理水平的體現(xiàn)；它既可以滿足檔案工作在現(xiàn)代社會發(fā)展的需要，又在單位現(xiàn)階段發(fā)展狀況、單位人員的綜合素質(zhì)、以往的經(jīng)驗教訓(xùn)以及未來的發(fā)展規(guī)劃等方面為單位決策者提供了重要的、詳細的、真實的資料和依據(jù)，從而幫助決策者做出科學合理的、適合單位長期使用的發(fā)展規(guī)劃。

一、新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化意義

1.加強信息資源的整合力度

傳統(tǒng)的檔案管理主要是進行單一的管理，具體的檔案信息資料由當?shù)氐臋n案管理單位或者是具體相應(yīng)的檔案管理單位進行管理，各個檔案館之間的聯(lián)系比較少，從而使得檔案信息在一定程度上受到了阻塞，難以滿足社會群眾的需求。由此出現(xiàn)了在現(xiàn)實生活中，經(jīng)常會遇到為了查找一個檔案需要進行幾個地方奔波的現(xiàn)象。在信息技術(shù)的引導(dǎo)下，通過進行數(shù)字化傳播，結(jié)合各個檔案管理單位內(nèi)的信息資源進行整合，以信息技術(shù)為平臺，搭建數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)，從而能夠加強檔案信息資源的整合力度，進而更好滿足廣大群眾的需求。

2.提高檔案管理的工作效率

檔案管理是一個需要細致認真、進行大量繁雜程序的工作。在傳統(tǒng)的檔案管理下，是由人工進行錄入相關(guān)數(shù)據(jù)、進行存放和整理的，這在一定程度上會導(dǎo)致一些誤差，并且效率十分低下。通過引入信息技術(shù)，可以簡化相關(guān)程序，利用信息技術(shù)能夠使檔案管理以數(shù)字化的形式更好地呈現(xiàn)，能夠使人們在查找檔案的時候更加方便和快捷，從而提高工作效率。并且程序的簡化，可以節(jié)約相應(yīng)的管理成本。

3.增加檔案管理的安全系數(shù)

檔案管理最重要的一個要求就是檔案必須處于一個安全的環(huán)境中，更好地進行保存和運用。傳統(tǒng)的檔案管理中檔案資料主要是紙質(zhì)材料，由于紙質(zhì)物品存放長時間會受到溫度、濕度等影響，導(dǎo)致一定的破損，不利于更好地進行保存。甚至在檔案進行傳輸和搬運的過程中會受到人為破壞，使得檔案處于一個不安全的環(huán)境中。在信息技術(shù)環(huán)境下，通過引進各方面的技術(shù)，能夠更好地保障檔案管理的存儲時間問題和運輸安全問題，從而增加檔案管理的安全系數(shù)。

二、新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化對策

1.創(chuàng)新新型檔案管理方法

隨著信息技術(shù)與計算機技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理工作信息化成為一種必然趨勢，利用信息手段和技術(shù)來管理事業(yè)單位檔案，能夠確保檔案管理的實效性，同時提升事業(yè)單位檔案的利用率。因此，事業(yè)單位應(yīng)重視新型檔案管理方法，應(yīng)在硬件上保障檔案管理信息化發(fā)展，根據(jù)事業(yè)單位實際情況來配備專業(yè)的硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)，進而鼓勵檔案管理人員在現(xiàn)行工作方法的基礎(chǔ)之上進行創(chuàng)新，及時了解世界先進的檔案管理技術(shù)和手段，進而采用先進、科學、合理的方式來進行檔案管理，通過計算機來整理事業(yè)單位檔案，并利用計算機系統(tǒng)加以數(shù)據(jù)計算和分析，從而得出相關(guān)結(jié)果，使事業(yè)單位能夠根據(jù)檔案分析結(jié)果來調(diào)整生產(chǎn)、經(jīng)營、管理目標，促進事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展。

2.完善、健全檔案管理工作的規(guī)章制度

俗話說：“無規(guī)矩不成方圓。”要想使檔案管理工作更加系統(tǒng)化和規(guī)范化，就必須完善、健全檔案管理工作的規(guī)章制度，使檔案管理的基礎(chǔ)工作穩(wěn)定可靠，這不僅是提升其科學化、合理化、規(guī)范化的保證，也是檔案管理工作法制化的要求。各企業(yè)及機關(guān)應(yīng)從單位檔案管理工作的實際出發(fā)，制定出一套行之有效的管理辦法和規(guī)章制度，加強檔案管理人員的法制教育，不斷培養(yǎng)并提高其相關(guān)知識、職業(yè)素養(yǎng)及憂患意識，幫助他們明確相關(guān)的法律、法規(guī)，保證其工作行為的合法化，從而有效發(fā)揮出檔案管理的作用。

3.結(jié)合傳統(tǒng)檔案管理的優(yōu)勢，提升信息化檔案管理的技巧

在檔案管理中，利用信息技術(shù)的優(yōu)勢能夠更好地滿足群眾對于檔案管理的要求，但是由于有些條件的限制，信息化的檔案管理不能取代傳統(tǒng)的檔案管理，需要合理借鑒傳統(tǒng)的檔案管理的優(yōu)勢，結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)，提升檔案管理的技巧。比如有些涉及機密的重要會議資料，文件資料不能通過數(shù)字化進行保存，以防被黑客攻擊，利用傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料可以更好地保障其安全性。因此，在檔案管理上，要充分利用傳統(tǒng)的檔案管理的優(yōu)勢，積極吸收現(xiàn)代信息化技術(shù)，提升檔案管理的技巧。

結(jié)束語

檔案管理工作的規(guī)范化，既為檔案管理工作的順利進行提供了有力的保障，又符合現(xiàn)代社會發(fā)展的需求，同時又體現(xiàn)了一個企業(yè)和單位的管理水平，為單位決策者提供了重要的、詳細的、真實的資料和依據(jù)，從而幫助決策者做出科學合理的、適合單位長期使用的發(fā)展規(guī)劃。因此，各單位應(yīng)重視檔案管理工作，轉(zhuǎn)變落后觀念，完善、健全檔案管理工作的規(guī)章制度，加強提高檔案管理人員的能力和素質(zhì)，從而實現(xiàn)檔案管理的價值。

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