關于電子檔案的保存生命周期及其科學應用的研究

李昌睿

摘 要：本文以大連開發區一中學生成績管理系統“必由學”為例，將理論與實例相結合，對學生電子信息檔案保存生命周期及其科學應用進行了深入探析，并分析了電子檔案生命周期的六個階段和實際情況下的具體應用。

關鍵詞：電子信息 電子檔案 生命周期 科學應用

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2018）02-00-01

引言

隨著計算機技術的不斷普及，檔案電子化業已成為一種必然。近年來，電子信息技術快速發展，信息量也急劇攀升，信息泛濫儼然成為困擾人類生活的嚴重問題。檔案作為重要信息的一種，需要時刻保持其有效性、共享性、可讀性等特點，那么電子檔案的生命周期及其科學應用是使用者不得不考慮的問題之一。

一、學生信息電子檔案有效保存的科學應用理論依據

因為校園學生電子檔案信息管理化是當前發展的重要趨勢，實現校園管理科學化、網絡化、個性化勢在必行。為了達到科學管理和完善學生信息電子檔案的網絡電子信息應用，利用教與學的過程中產生的數據來診斷教與學完成的情況百分比以及目標達成的程度。并對學生的各科成績進行統計分析和測評，使教與學得到更大的改進，更加有序的向科學化、網絡化、信息化發展。最終讓每位學生的每次學習都得到及時反饋，讓每次反饋都促進更有效率的教與學，達到學生信息電子化的科學效應。

二、學生信息電子檔案的生命周期管理階段

學生信息電子檔案的生命周期可以分為創建、保護、訪問、遷移、歸檔、刪除這六個階段，這六個階段承載了學生信息電子檔案的整個生命周期管理過程。學生成績管理系統“必由學”是筆者所在高中日常使用的電子信息系統之一，系統中的信息管理遵循電子檔案生命管理周期的六個階段，下文將結合“必有學”系統對此六個階段進行詳細說明。

1.學生信息電子檔案的創建

學生信息電子檔案的數據創建階段，應采用掃描紙質文件、介質導入或系統手工錄入，進行方便快捷的學生信息電子檔案的系統創建工作。同時配合學生檔案庫房的使用以及檔案存放的位置?！氨赜蓪W”微測評的數據來源是通過人工批量新建檔案條目，進行學生成績信息錄入，系統進行統計并形成分析數據，這樣數據源和分析得到的二次信息都會保存到學生或班級的獨立檔案中。通過多次數據的錄入，最終形成三年高中學習生活的完整成績檔案。

2.學生信息電子檔案的保護

信息被收集和創建以后，要考慮到檔案信息的隱私、儲存以及安全保護的需求，此階段尤為重要，需要保證儲存空間、可訪問性、和可用性，為區域性和學校教育提供安全的專業化服務?！氨赜蓪W”微測評管理系統在此階段稍顯薄弱。雖然儲存空間不存在問題，但是在可用性方面做得還不夠好，因為學生的電子檔案目前只具有可讀性，信息的導出以及共享存在一定的障礙，使用起來也不是很方便。在可訪問性方面，“必由學”系統把學生的信息儲存到相應的區域班級空間，學生、老師和家長可以隨時訪問不受任何影響。

3.學生信息電子檔案的訪問

電子檔案信息的首要目標是保證信息的可用性，實現信息的價值，為其他工作提供數據處理和分析的數據來源，并支持大數據的挖掘工作。因此，信息必須能夠被訪問到，而且可以被使用信息的各個部門提供訪問信息資源的渠道。“必由學”微測評系統根據所屬教育部門規劃，開展教育評估監測，規范學生的綜合素質評價，獲取每位學生的信息并對成績信息的動態變化做出詳細分析，最后的數據為學生與教育組織部門所共享。

4.學生信息電子檔案的遷移

由于電子信息技術的不斷更新和發展，只有滿足100%的兼容舊型電子檔案軟件的新型信息存儲設備才能夠代替舊信息時代，并在儲備比較短的時間內就實現一定程度的更新遷移，考慮到此問題，新型電子檔案系統的建立就必須考慮舊型電子檔案軟件的數據結構問題，從而避免信息遷移過程出現格式不對等，無法進行數據遷移的問題。由于“必由學”微測評管理系統之前為紙質化檔案管理，所以此遷移階段與電子檔案的遷移存在一定的區別，而需要考慮的是未來系統換新時數據類型的一致性以及包容性。

5.學生信息電子檔案的歸檔

電子檔案信息的歸檔階段，是保證信息齊全完整的一項重要措施，把好這一關是至關重要的。將一些歷史信息數據儲存在與它們相對應的儲存空間。并保證以后這些信息仍有目可查，安全完整，運作有序。更好的達到對檔案信息進行自動分析，使用者利用此分析對現有的工作進行借鑒。當學生由高一進入高二后，學生和班級高一學年的的電子信息就成為檔案，需要進行歸檔，“必由學”系統會將這部分信息存入后臺的指定區域內，在對信息進行儲存的同時也保證信息不被泄露，而且通過賦予特定用戶權限，可以對這部分已成為檔案的信息進行查詢。

6.學生信息電子檔案的刪除

電子檔案達到一定儲存年限，確已失去其原有價值時，為了避免信息的冗余和儲存空間的浪費，就必須進行刪除處理。被刪除信息數據要從數據庫或相對應的儲存空間中清除。這并不是一件輕松的工作，要想徹底清除所有無用的電子檔案信息，需要同時不影響其他有用的信息，并且還要有足夠的工作效率。“必由學”微測評系統也遵循電子檔案信息生命周期的刪除階段，當學生畢業數年后，作為檔案存在的普通成績數據將進入刪除程序，以此保證電子檔案信息的有效性和儲存空間的高效利用。

三、電子檔案在“必由學”信息系統的科學應用

1.“必由學”軟件實現的功能程序

“必由學”微測評系統的輸入數據由以下部分組成.

學年、班級、學號、成績、成績報告、成績診斷。

“必由學”微測評系統的輸出數據由以下部分組成。

學年、班級、學號、成績、成績報告、成績診斷、成績評價。

2.“必由學”學習成績查詢

學生登入自己的個人賬號后，可以對自己以往的成績和排名進行查詢，并且可以修改密碼以及其他一些基本信息。

老師有權限上傳自己所教授班級課程成績，老師需要首先登錄進入上傳成績單的界面，然后直接上傳成績到系統中。

3.“必由學”的科學測評與診斷

學生登陸“必由學”微測評系統頁面可以一目了然的看見自己的各科成績單，以及歷史數據按照自己的學習成績報告測評出在學年的占位百分比，以及各科的知識點得分率的比較。對歷史成績的比較，診斷系統為你分析出失分點來查找原因，更好的抓緊時間回顧之前的學習內容，鞏固基礎知識，強化薄弱環節。“必由學”微測評系統為老師和學生提供學習參考數據，不但提高了教師的教育質量更大大提高了學生的學習效率，使老師教學發揮更大的余力，使學生學習勁頭發揮到最大的潛力。教師通過診斷數據和成績測評來發現自身教學中的問題，對今后教學重點及難點更好的解決。使學生發現自己的學習薄弱環節更好的查遺補漏提高成績。

四、結束語

本文從科學應用視角出發，結合具體案例，概述了學生信息電子檔案保存生命周期中的科學管理理論，學生信息電子檔案系統的生命周期機及其科學應用。為校園學生檔案電子信息管理提供了一套實用性的科學管理及其應用方案，但是隨著電子軟件的不斷更新換代與發展，筆者相信相關應用還會不斷的深入，不斷的科學化、合理化，使得校園學生信息電子檔案得到更完善的系統。

參考文獻

[1]李文生，楊吉江.基于信息生命周期管理的政務電子郵件管理策略[J].情報科學，2011，（8）：1154-1157.

[2]張文浩.電子檔案信息保存生命周期研究[J].檔案學通訊，2006，（1）：59-61.

作者介紹：大連開發區一中學生

導師：徐占魁

導師介紹：中國人民大學信息資源管理學院 信息管理與信息系統專業