信息時代檔案管理工作面臨的問題與對策

周林

摘 要：信息化的發(fā)展讓檔案管理模式得以創(chuàng)新，有效的彌補了傳統(tǒng)檔案管理模式的不足，讓檔案管理走向了數字化、自動化之路。本文首先分析了信息時代檔案工作改革的重要性，接著提出了信息化過程中檔案管理存在的管理軟件通用性不強、安全性有待提高，工作人員的信息化素養(yǎng)有待增強等問題，針對問題提出了相應的解決策略。

關鍵詞：信息時代 檔案管理 問題

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2018）05-00-01

隨著信息時代的發(fā)展，檔案管理工作出現了新的問題。要結合檔案部門內部管理與外部需求，改變傳統(tǒng)的信息割據局面，實現檔案管理各個模塊之間的信息資源共享，這樣才能提高檔案信息的準確率。通過運用信息化技術能夠把分散的信息進行處理，不管用戶在什么地點進行辦公，都可以通過服務器連接起來，找出準確的數據和信息，突破了檔案形成與查閱的時間與空間限制，改變了傳統(tǒng)方案材料的生成、傳遞以及處理方式。作為檔案信息化的基礎，電子文檔管理系統(tǒng)通過提高檔案信息存儲質量，讓檔案信息資源的完整性得以保障，而且計算機系統(tǒng)為用戶提供的有知識庫，能夠自動收集和保存互聯網資源信息，檔案工作人員可以整理這些信息中對檔案管理有利的數據來為管理決策服務。

一、信息時代檔案管理工作面臨的問題

1.管理軟件的通用性不強

對于學校檔案管理工作來說，在信息時代，實現檔案資料的數字化、自動化能夠為檔案管理信息化提供了強大的信息支撐。信息化管理是檔案的形成過程，而檔案又是信息化管理的成果。在檔案信息化管理過程中，出現了多種管理軟件。但是站在檔案管理工作的角度來說，新型的檔案管理軟件實現了管理內容的信息化，但是還存在一些不足之處，比如，管理軟件之間的通用性不強，難以實現信息資源共享，導致檔案管理工作的成效不高。

2.檔案管理信息化的安全性有待提高

通過網絡技術還能夠把檔案的信息與檔案載體分離開來，運用網絡系統(tǒng)把關鍵的信息共聯，這樣一來，信息的深度就得到了提升，實現了檔案信息共享與在線服務。縱觀當前的檔案管理工作，由于檔案管理的規(guī)范化建設還存在漏洞，導致檔案管理信息化的安全問題被提上日程。因為電子檔案管理系統(tǒng)主要是通過用戶名和密碼進行安全性能防范，雖然相對比較方便，但是一旦出現密碼泄露或者丟失，就會對檔案資料的安全性產生威脅。

3.檔案管理工作人員的信息化素養(yǎng)問題

作為檔案管理工作的實施者，檔案管理工作人員是管理工作中最為活躍的要素，其綜合素質對檔案工作的質量產生直接的影響。在檔案信息化管理過程中，要求檔案管理人員具備信息化素質，運用辦公自動化軟件處理檔案資料。但是現在很多檔案管理人員在計算機技術上的水平都不夠達標，工作素養(yǎng)有所缺失，這點也是信息時代檔案管理工作需要注意的問題之一。

二、信息時代檔案管理工作問題的對策

1.加強信息化建設，實現軟件兼容

檔案信息化管理要跟辦公自動化融合為一體，把歸檔工作納入到檔案信息化系統(tǒng)中去，進行統(tǒng)一管理，避免形成環(huán)節(jié)與歸檔環(huán)節(jié)之間產生脫節(jié)行為。根據系統(tǒng)縱深化發(fā)展的需求，注重平臺化與智能化的發(fā)展。因此，要加強信息化建設就要注重軟件的兼容性。比如，在進行檔案資料分類存儲時，檔案管理部門可利用信息管理系統(tǒng)、CAD/CAM 系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)以及ERP 系統(tǒng)等對管理軟件進行編程，并對文字類檔案和圖像類檔案進行自動識別，并儲存到相應檔案信息庫中，從而提高軟件的兼容性。

2.提高檔案管理信息化的安全性

首先，在檔案管理過程中，要對程序的操作控制進行強化，這樣才能提高電子檔案信息的準確性，盡可能的減少信息差錯的出現。管理人員要結合檔案管理工作實際，要求專業(yè)人員在系統(tǒng)設計的時候制定相應的操作規(guī)范，包括檔案管理系統(tǒng)操作的步驟與指令。其次，要提高檔案管理中系統(tǒng)的安全性，要設定相應的人員操作權限，用防火墻等形式來隔絕病毒，定期采用相應的軟件來清理系統(tǒng)垃圾，為系統(tǒng)提供良好的運營環(huán)境，避免未授權人員進入檔案管理系統(tǒng)產生不良行為的發(fā)生。再次，重視計算機上機操作與管理，制定相應的制度，要求檔案管理工作人員按照制度來進行檔案信息的錄入和整理，制定數據的備份方案等。

3.提高檔案管理工作人員的信息化素養(yǎng)

對于檔案業(yè)務主管部門來說，要注重人才的培養(yǎng)，只有不斷強化內部人員的綜合素質與知識結構，才能讓他們?yōu)闄n案工作的發(fā)展服務。首先，專業(yè)基礎培訓。對于新入職的員工在上崗之前就要開展培訓工作，具體內容包括崗位的工作職責，具體工作流程，操作方式等。掌握各個門類檔案和各種載體檔案的管理方法、各個工作環(huán)節(jié)之間的聯系，提高培訓的針對性。還要熟悉國家檔案管理方面的法律法規(guī)。其次，信息化技能培訓。比如，讓工作人員明確電子檔案的歸檔要求和步驟，并對檔案的價值進行專業(yè)的評估，對檔案的歸檔范圍進行明確，歸檔的是那些具有存檔價值的檔案，刪改沒有存檔價值的檔案，這樣才能更好的識別電子文件。此外，還要制定嚴格的培訓績效評估方式，也就是在培訓課程結束之后，按照計劃進行抽檢，鼓勵檔案部門全員參與培訓，讓學習培訓成為常態(tài)化管理的重要舉措。

結論

綜上所述，隨著信息時代的到來，檔案管理工作開始面臨著新的形勢。在檔案管理過程中，運用現代信息系統(tǒng)能夠實現實體檔案向數字化存儲的轉變，有效的解決了傳統(tǒng)檔案管理中基于文本等手工處理與人工檢查工作量大、出錯率高的問題，實現了管理方式的規(guī)范化發(fā)展，提高了組織檔案管理的工作效率。在新時期，要明確信息時代檔案管理工作的重要性，找出檔案管理工作面臨的問題，提出有針對性的措施來規(guī)范檔案管理工作，從而為學校的持續(xù)發(fā)展提供智力支撐。

參考文獻

[1]張金來.淺談新時期高校教學檔案管理的信息化[J] .中國電力教育， 2015（12）.

[2]陳媚.當前教育信息化條件下的高校教學檔案管理探討[J].檔案與建設， 2016（12）.

[3]郭紅.新時期高校檔案管理信息化建設途徑略論[J].蘭臺世界， 2015（5）.