淺析人事檔案管理現狀及信息化建設的發展趨勢

邢立麗

摘 要：在傳統人事檔案管理制度中總是存在著主觀隨意性強、容易弄虛作假、以權謀私以及多頭管理混亂等弊端，使得檔案制度改革難以實施。為適應時代和社會的發展需求，我們要加強檔案信息化建設，實現檔案管理的現代化，提高檔案信息服務，對進一步推動檔案信息化建設和管理，具有重要的意義。

關鍵詞：人事檔案；管理現狀；信息化建設

一、傳統的人事檔案管理存在的弊端

1.人事制度對人事檔案管理制約。

人事檔案制度作為一項常規性的公共管理工具對中國的信用建設、干部管理、國家安全、福利分配的方面做出了不可磨滅的制度貢獻。但隨著改革開放的進程加快和社會主義市場經濟的縱深推進，傳統人事檔案制度的身份和體制性弊端也顯露無遺。

“任何個人不得查閱或借閱本人及其直系親屬的檔案”這一人事檔案制度的規定便于組織管理，體現了高度保密性卻壟斷檔案信息，使“組織意見”主觀隨意性增強?！耙詸n謀私”“虛假檔案”現象日益增多。其“二元化人事體制結構”所形成的“單位封閉”“制度交易”等負功能愈加顯現，使檔案制度的嚴肅性、準確性、唯一性屢受挑戰。因人事檔案未社會化使得一些人意識不到檔案的重要性對從而成了“棄檔族”，對于記載個人信息的檔案內容和管理不聞不問的忽略狀態。因此傳統人事檔案管理制度需探索，創新，建立社會化的人事檔案公共管理服務系統。人事檔案及其制度的公共政策創新必須沿著契約化、社會化、電子化和法制化的方向發展。

2.傳統的人事檔案管理體制不適應新的形勢。

管理體制上實行多頭管理、管理體系上仍按傳統的三大管理、管理方法上實行“檔隨人走”、管理模式上實行封閉式管理，人力、物力、資金不到位、重復浪費極為嚴重。例如：一個事業單位有一千名職工，縣級以上管理人員檔案由組織部管理，2000年前人員由市主管部門管理，2000年后人員由人事部門所屬人才交流中心結構管理。傳統人事檔案管理工作技術手段滯后，運行效率低，主要依靠檔案管理人員手工操作來進行的，不僅分類復雜案卷數據龐大，程序繁瑣及消耗時間過長。為了準確性和提高工作效率采用科學的信息化管理勢在必行。

二、信息化建設是新型人事檔案管理發展趨勢

1.檔案信息化管理的重要意義。

在當今信息時代，傳統的檔案管理工作已不能滿足社會的需要，現代的檔案管理工作需要現代的管理及創新服務模式。檔案信息化建設是實現檔案管理現代化的需要，是檔案事業適應時代和社會發展的必然選擇，是提高檔案信息服務水平的必由之路。

2.檔案管理信息化的主要內容。

（1）檔案資源信息化。檔案資源信息化是將檔案資源和檔案各項管理過程，通過信息系統加工和計算機網絡的傳輸保存.將原有紙質載體的檔案資源轉化成數字化信息，實現檔案資源的合理配置，進行信息化有效開發和利用，實現檔案資源的社會共享。（2）檔案管理方法科學化。檔案管理工作方法科學化，就是根據信息社會的特點和檔案工作的客觀規律，進行合理的組織計劃和控制?？萍嫉娘w速發展，不斷給檔案管理工作提供新理論、新方法和新要求。管理方法的科學化是新形勢下檔案管理信息化現代化的核心。（3）管理人員素質現代化。管理人員素質現代化的主要標志是檔案管理人員要有較高的文化水平和業務素質。檔案管理人員除了應具備廣博的知識外，還要有一個結構合理的人才群體，促進全面管理。檔案管理人員要有一個合理的比例，有較好的知識結構、年齡結構、素質結構等。優化人才結構，才能使檔案管理水平達到更高的水平。

3.檔案信息化建設的趨勢與途徑。

檔案信息化管理的發展將以辦公自動化、館藏檔案數字化、多媒體全檔信息一體化。加快檔案信息化建設的措施和途徑可從以下幾方面著手：（1）加強標準規范建設。檔案信息化標準規范主要包括電子文件歸檔和電子檔案管理。檔案信息化標準是進行檔案信息化建設的重要基礎和必要條件，它貫穿于檔案信息化管理建設過程的始終。沒有標準化，檔案信息化建設難以實現。應制定統一的檔案信息化發展規劃，并根據國際、國內標準及行業發展趨勢，制定出網絡化過程中要求共同遵守的各項標準。（2）檔案資源信息化。檔案信息化管理的目標之一就是實現檔案資源共享，最大限度地發揮檔案所蘊藏的價值。一是運用信息技術，可以實現檔案信息處理的自動化，達到檔案、文件的一體化管理，實現檔案信息的高速檢索，對文字、圖像等不同載體的檔案進行數字化存儲，并通過計算機和多媒體技術對多元的信息資源進行圖、文并茂的合成加工，豐富檔案信息資源的表現形式。二是推動檔案管理自動化的發展過程，降低勞動強度，提高工作效率，以滿足社會各界對檔案資料利用盡全、盡快、盡集中的檢索要求。（3）加強高質量的檔案數據庫建設。數據庫是檔案信息化管理和建設的重要組成部分，檔案數據庫主要包括目錄數據庫、重點珍貴檔案數據庫、全文數據庫、多媒體數據庫等。檔案信息以數字形式存在時，數字網絡系統成為其主要的傳輸平臺，為檔案信息的快速流通提供可能。所形成的數字化檔案需要以數據庫的形式存放，以便于對其進行有效的管理和利用。因此，要建設既符合網絡傳輸標準，滿足人們的閱讀習慣，又符合計算機機讀標準的數字化信息庫，以適應未來的需求。同時，要加強對數據庫的維護工作，保證數據質量和數據的完整性。

三、采用高科技檔案管理手段，提高檔案信息的服務效率

實現檔案信息化管理是人事檔案管理的發展方向。確定發展目標，制定業務標準和規范是目前檔案現代化管理工作的首要任務。檔案工作應該融入國家電子政務的系統工程之中，真正實現文檔一體化管理，這樣就能從根本上節省人力，提高檔案信息的利用率和服務質量，增強服務效益。目前人事檔案管理的業務標準及規范都已滯后于實際工作需要，只有高科技管理技術的介入，才是人事檔案管理工作一個由手工管理向計算機信息化管理轉變的重要措施。

檔案的信息化管理是當前人事檔案工作的需要，也是適應現代社會發展的必然要求。信息化是新世紀檔案事業發展的重要方向，檔案信息是經濟發展的重要保證，在以知識和信息為主要特征的知識經濟時代，檔案中蘊藏的豐富信息將在新世紀發展中發揮不可替代的作用，因此我們加快實現檔案的信息化管理進程，逐步實現檔案信息化。為社會創造更大的經濟效益和社會效益。