淺析如何加強(qiáng)社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的措施分析

蔣靜

【摘要】社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)與人民群眾的切身利益有著密切的聯(lián)系，因此，受到人民群眾和社會(huì)的廣泛重視。在實(shí)際的業(yè)務(wù)開展的過程當(dāng)中，檔案管理工作人員不僅要按照要求做好每一個(gè)環(huán)節(jié)的管理工作，同時(shí)也要采取有效的措施和方法有效地開展業(yè)務(wù)檔案管理工作。檔案管理工作人員不僅要全面的收集參保人員和參保單位的重要信息，同時(shí)也要將這些信息進(jìn)行有效的整理歸類，從而為后期的履行繳費(fèi)義務(wù)提供正確、有效的原始憑證。除此之外，檔案管理工作的科學(xué)性和規(guī)范性的不斷提高，還能為社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的全面開展提供良好的保障。

【關(guān)鍵詞】社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn) 檔案管理 措施

1 新時(shí)期社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的現(xiàn)狀

在新時(shí)期要規(guī)范社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的檔案管理工作，要保證養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的真實(shí)、完整和安全，為參保個(gè)人及社會(huì)有關(guān)方面提供優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)，對(duì)開展社會(huì)保險(xiǎn)、完善社會(huì)保障體系，提高養(yǎng)老保險(xiǎn)保障性的功能，這對(duì)于社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的發(fā)展，具有重要意義。在新形勢(shì)下，社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)對(duì)檔案管理工作有著更高標(biāo)準(zhǔn)，推動(dòng)社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作適應(yīng)社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)發(fā)展，已勢(shì)在必行。

2 新時(shí)期社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理過程中存在的問題

2.1 檔案管理制度不完善

現(xiàn)階段，我國政府部門雖然根據(jù)顏色或養(yǎng)老保險(xiǎn)的各方面情況，出臺(tái)了一系列的法律法規(guī)和相關(guān)政策。但由于我國社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的發(fā)展時(shí)間相對(duì)較短，正處于初級(jí)發(fā)展階段的社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)，在檔案管理的各方面還存在著較多問題。在實(shí)際的檔案管理過程當(dāng)中，存在著較為普遍的檔案分類不清、格式不規(guī)范、裝訂不標(biāo)準(zhǔn)等的一系列問題。這使得檔案管理工作呈現(xiàn)較為混亂的現(xiàn)象，同時(shí)也大大的提高了檔案管理工作人員的工作難度。另外，在對(duì)檔案的調(diào)閱和保存方面并沒有硬性的規(guī)定，從而使得檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)不斷的提高。

2.2 硬件和軟件設(shè)施問題

部分的部門和單位在開展社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)工作的過程當(dāng)中，并沒有按照相關(guān)要求和標(biāo)準(zhǔn)配備養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案室，也沒有及時(shí)的對(duì)管理設(shè)備進(jìn)行更新。缺乏有效的檢索、存儲(chǔ)、保密、防蛀、防盜、防潮等的設(shè)備。不僅大大的增加了檔案管理工作的隱患，同時(shí)也使得檔案管理工作難以取得較好的成效；有部分單位沒有引進(jìn)先進(jìn)的電子信息化技術(shù)來進(jìn)行檔案管理，這不僅大大的降低了檔案管理工作的效率，同時(shí)也增加了檔案管理和檔案查閱的難度。在參保人數(shù)和參保單位不斷增加的情況之下，檔案的整理歸類和對(duì)查閱的需求不斷提高。如果社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)不能采取有效的方法和手段提高檔案管理的效率和質(zhì)量，還有可能對(duì)部門和機(jī)構(gòu)的形象造成較為嚴(yán)重的影響。

3 新時(shí)期提高社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的對(duì)策

3.1 社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的規(guī)范化管理

為了更好的保證社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的規(guī)范化，應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)相關(guān)制度和標(biāo)準(zhǔn)的建立健全，進(jìn)行檔案管理制度的建設(shè)，保證檔案管理制度能夠?qū)γ總€(gè)工作環(huán)節(jié)進(jìn)行約束。檔案管理的管理方式、管理流程和檔案的分類等方面需要根據(jù)文件的實(shí)際來源和H身價(jià)值進(jìn)行判斷確定。要確保制定的方案能夠符合國家制定的相關(guān)法律法規(guī)，按照社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)在城鄉(xiāng)居民中的實(shí)際情況來對(duì)檔案管理的分類、保密和存檔等方面的制度進(jìn)行健全，從而對(duì)檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)行保證，使得社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的分類能夠更加的科學(xué)，管理更加規(guī)范、集中、有序，使得我國的社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)制度能夠更加的完善。

3.2 社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的信息化管理

加強(qiáng)對(duì)社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作方式的轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)的人工檔案管理轉(zhuǎn)化為科學(xué)高效的信息化數(shù)字化檔案管理。通過社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的信息化管理能夠在檔案的存放、查詢和檢索等方面提供便利，能夠保證檢索的效率和準(zhǔn)確度。通過檔案管理的信息化能夠?qū)尜Y料進(jìn)行快速高效的記錄，能夠?qū)n案的存放空間進(jìn)行節(jié)省。使得資料在存放上的時(shí)效和難度有所改善。在對(duì)檔案管理進(jìn)行徹底的改革和創(chuàng)新的過程中，能夠?qū)⑸鐣?huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理進(jìn)行存檔和編碼，加上計(jì)算機(jī)檢索信息西永的建立，能夠利用計(jì)算機(jī)的檢索和掃描等功能來快速的對(duì)資料的原件進(jìn)行查找，不但能夠保證工作的效率，而且在準(zhǔn)確度上有所保證。

在進(jìn)行社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理時(shí)應(yīng)該保證歸檔的科學(xué)性，切實(shí)保證工作質(zhì)量，對(duì)存檔的時(shí)間和類型進(jìn)行詳細(xì)的記錄。確定各項(xiàng)文件資料的存檔時(shí)間，確定社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)的解析時(shí)間，確定會(huì)計(jì)管理存檔的時(shí)間，確保對(duì)影音和照片的資料能夠完備的記錄歸檔。對(duì)參保人和各方面的信息進(jìn)行檔案的建立、記錄和存放，從而對(duì)查找的準(zhǔn)確度進(jìn)行保證，提高檔案管理工作的效率，切實(shí)保證檔案管理工作的有效性。

3.3 夯實(shí)基礎(chǔ)建設(shè)與推進(jìn)檔案集中管理

加大資金及人力投入，切實(shí)解決養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作中存在的人員匱乏、資金短缺、設(shè)備不足等實(shí)際問題；實(shí)行檔案室、閱檔室、辦公室三分開，購置金屬密集架、防磁柜、計(jì)算機(jī)、掃描儀等應(yīng)有設(shè)備，確保達(dá)到“八防”標(biāo)準(zhǔn)。

3.4 加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)與提升檔案管理人員素質(zhì)

加強(qiáng)對(duì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理人員的崗位培訓(xùn)和繼續(xù)教育，拓展檔案人員的思維、知識(shí)面，不斷提高養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案業(yè)務(wù)水平。此外，還要認(rèn)真做好養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案工作人員計(jì)算機(jī)應(yīng)用的理論和技能培訓(xùn)，提高社保處養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理現(xiàn)代化水平，加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，充分利用檔案資源信息為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)，為參保單位和參保個(gè)人提供優(yōu)質(zhì)便捷的服務(wù)。

結(jié)論：綜上所述，時(shí)代在發(fā)展，人們對(duì)各方面的需求正在隨著人們思想的進(jìn)步而不斷的提高，在社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)方面，為了更好的保障社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)的服務(wù)水平，應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的管理，通過對(duì)社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的規(guī)范化、信息化和實(shí)用化管理來提高檔案管理的質(zhì)量，使得社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)能夠更好的開展。

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