基于業財一體化的高校固定資產管理流程優化

郭娟

【摘 要】 高校固定資產是其履行職能的重要物質保障。固定資產實物管理與價值管理分離帶來的諸多問題長期以來一直困擾著高校。基于業財一體化視角，以固定資產“全生命周期管理”為主線對資產的申購、驗收、使用、報廢等業務流程和財務處理流程進行梳理及優化，提出高校應對固定資產業務系統與財務系統進行有效整合，實現業務信息與財務信息的充分集成和共享，實現實物管理與價值管理相融合，以期推動固定資產的規范化、精細化、科學化管理。

【關鍵詞】 業財一體化； 財務業務流程； 流程優化

【中圖分類號】 F235.99；G647 【文獻標識碼】 A 【文章編號】 1004-5937（2018）09-0156-05

固定資產是高校履行教學、科研等職能的重要物質保障。隨著國家對高等教育財政投入的增加，高校固定資產的規模越來越大，防止國有資產流失，實現國有資產的安全完整、保值增值，成為各高校固定資產管理的重要任務。

根據《財政部關于進一步規范和加強行政事業單位國有資產管理的指導意見》（財資〔2015〕90號）文件要求，高校應積極推進資產管理與預算管理、國庫管理相結合，堅持和實現資產管理與財務管理緊密結合，實物管理與價值管理緊密結合，保證賬實相符，賬賬相符[1]。

一、高校固定資產管理流程存在的問題

當前大部分高校對固定資產管理主體多元化，實行賬物分管原則。一般由資產管理部門對房屋及構筑物、家具、通用設備、專用設備等進行管理，負責設備的申請購置、驗收、報廢；財務部門負責固定資產會計核算。此種管理模式導致實物管理與價值管理分離。同時條塊分割的管理模式，使部門間的資產管理責任不明確，容易出現管理盲區或多頭管理現象，因缺乏有效的控制、協調和監督，最終導致高校固定資產普遍存在賬實不符、家底不清、資源浪費、資產流失等問題。同時，高校固定資產業務涉及業務部門較多，各部門的信息系統各自獨立，資產部門使用資產管理信息系統與數據庫，財務部門使用財務核算系統、網上預約數據庫等，各信息系統之間數據沒有共享，信息孤島現象嚴重，信息資源的利用效率低，整合程度差[2]。

固定資產實物管理與價值管理分離、業務部門系統間信息孤島及低信息化的管理方式，致使高校固定資產管理流程復雜陳舊。主要表現如下：

1.固定資產申購環節，固定資產的購置信息與財務系統完全隔離，所有的操作通過手工進行操作，經辦人持固定資產購置申請表等資料進行購置申請，購置申請表經項目負責人簽字蓋章、單位負責人簽字蓋章后到財務部門進行驗資。

以上固定資產申購手續極其繁瑣，經辦人需要在不同部門間來回奔波，浪費精力與時間。財務人員在財務系統查詢該項目是否有足夠的設備預算后進行驗資，需依賴人工判斷，不能由信息化系統判斷財務項目內是否有設備購置預算，且不凍結項目余額及設備購置預算，導致財務人員看到的設備購置預算不準確，且極易導致人工驗資方式下的超預算額度驗資或經辦人購置設備后因預算不足無法報銷。財務系統沒有資產采購相關數據記錄，資產采購平臺沒有資產購置過程相關財務數據，資產管理人員和財務人員都不能全面掌握資產采購全過程管理信息。另外，因驗資工作量大，容易導致財務人員驗資不認真，甚至有高校不進行驗資工作。

2.資產驗收環節，經辦人在設備到達并安裝調試完畢后，持相關資料到資產管理部門辦理資產驗收手續，資產管理部門進行審核后，按照資產種類生成資產編號，并打印設備卡片。經辦人持資產驗收單和相關資料在財務部門辦理資產的報賬手續。為避免因驗收后，資產遲遲不報銷，導致資產部門的資產賬與財務部門的資產賬不一致，通常由專人負責辦理資產的入賬，即資產記賬人員根據資產管理部門提供的資產明細賬和資產匯總表進行記賬。

資產驗收完畢，報銷人不及時報銷，業務處理流程的不連貫及資產系統信息未實時傳遞，導致資產系統、財務系統處理數據分隔，進而導致資產的實物與價值管理不一致；同時，業務流程的分割不僅導致固定資產驗收與報銷時點不一致，也導致資產報銷與資產價值變動記賬時點不一致，很容易出現漏報或錯誤。因此資產驗收業務的對賬非常復雜，不僅資產管理部門與財務部門之間需要對賬，財務部門內部之間也要對賬，特別當出現跨年報銷時，情況更加復雜，出現問題很難查找原因。

3.按照高等學校會計制度的要求，高校應根據固定資產的性質和折舊年限，采用年限平均法或工作量法計提折舊。但目前高校普遍未計提折舊。財務部門不核算資產使用過程中計提折舊等信息，高校資產管理部門不關注固定資產的使用狀態。

固定資產尚未計提折舊，導致固定資產價值不能得到準確反映，資產實物價值與賬面價值嚴重不符，夸大了學校資產。

4.目前高校普遍由資產管理部門負責報廢固定資產。固定資產報廢處置后，其信息傳遞到財務部門時，需要找到對應資產的科目和固定基金科目。資產數據和財務數據相互獨立，導致資產管理部門無法提供報廢資產的會計科目等財務信息，財務部門在資產銷賬時無法按明細執行。

資產管理系統與財務管理系統之間缺乏數據共享機制是固定資產管理中存在上述問題的主要原因，因此進行固定資產業務與財務的一體化管理是保證資產實物與價值相符的重要手段。

二、基于業財一體化的高校固定資產管理流程優化

業財一體化管理指以固定資產“全生命周期管理”為主線對資產的申購、驗收、使用、報廢等業務流程及財務處理流程進行梳理，以業務制度化、制度流程化、流程標準化、標準信息化為建設模式對流程進行重新規劃，以大財務資產智能化、信息化服務體系為建設目標，利用計算機技術和網絡技術進行業務系統與財務系統的有效整合，實現業務信息與財務信息的充分集成和共享，從而對業務活動和財務流程進行控制[3]，建立既相互銜接，又有效制衡的工作機制和業務流程，實現財務管理系統關口前移，資產管理系統數據延伸到報賬結束，實現資產業務的事前、事中、事后控制。

（一）固定資產申購流程優化

1.經辦人在資產網站填寫購置申請，發起申購業務，填寫購置設備的財務賬號；通過資產財務系統對接接口獲得項目賬號經費審批人，并根據項目負責人工資號自動推送相關信息，由項目負責人、單位負責人等線上審批（如果業務申請人與審批人一致，系統自動通過）。

2.資產采購信息（采購賬號、費用項及金額）推送至財務接口，發起驗資凍結，接口判斷財務系統賬號及其預算模板中的“設備購置”類預算項；若項目設備預算大于等于此采購單的金額，則凍結設備預算項，若項目設備預算小于此采購單號申請金額，則退回驗資申請。

系統自動完成財務系統的“驗資”，并將該筆資產購置申請的“采購單號”推送至財務系統，與“凍結預算項”事項關聯。

優化后的流程（圖1）有效避免了人工驗資導致的錯誤及超預算驗資等情況的發生，并通過凍結設備預算，實現真正意義上的驗資，避免事后無法報銷情況的出現，同時可以隨時進行查詢，避免線下驗資無法查詢的問題。

（二）固定資產驗收流程優化

1.資產管理系統與財務投遞報銷系統進行業務對接，用戶在資產管理系統購置申請列表中選擇需要驗收固定資產的業務號，并填寫固定資產的相關信息，經單位資產管理員審批后填寫財務相關信息，包括資金賬號、費用項代碼、付款信息等信息，資產管理系統將信息自動推送至財務預約系統，生成財務預約號，對原驗資凍結的金額進行解凍，并按照預約凍結金額重新凍結。用戶持打印的入賬單辦理資產驗收入賬。通過接口實現“一次錄入，數據共享”，用戶無需在財務預約系統重復填寫相關信息。

2.財務系統進行智能憑證定義（見表1）。依據財政部或教育部固定資產分類建立固定資產編號與會計科目的對應關系，根據資產財務系統對接接口傳送的資產編號，自動對應財務系統的會計科目，生成資產報銷和記增固定資產分錄，同時原預約凍結金額解凍，按照支出金額列支。

智能憑證定義極大地方便財務人員記賬，大大減輕了財務人員的工作量，減少了出錯的概率[4]。同時，智能憑證將資產報銷記賬與資產價值記賬合二為一，在資產報賬的同時對固定資產價值變動記賬，解決了因報賬時點延后導致支出和價值變動不一致的問題。

3.記賬憑證復核后，通過接口將財務憑證號返回資產平臺，資產業務驗收結束。未返回憑證號的資產業務，可認定為未報銷業務，由資產部門及時進行催報。月末，按照財務系統固定資產科目賬面價值與資產系統每類資產的賬面價值進行比對，可以快速發現兩者的差異，并迅速定位，極大地方便了對賬業務。同時，用戶可在財務預約系統查詢每筆資產業務的物流狀態，隨時對固定資產業務進行動態查詢。另外，財務系統開通短信業務，用戶可以隨時收到業務變動信息，真正實現了業務透明化管理。優化后的流程見圖2。

（三）固定資產使用流程優化

按照高等教育會計制度的規定，在資產清查結果的基礎上，對固定資產計提折舊。因資產系統記錄資產明細，應按照資產明細計提折舊，保證計提結果準確。資產系統應根據固定資產清查結果調整系統內的相關數據，并根據資產類別初始資產的使用年限，由資產系統設定每個月月末向財務系統傳送資產的計提折舊信息，財務人員根據計提折舊信息，按照系統設定的智能憑證模型（表2）生成憑證，必要時進行調整，并向資產系統返回記賬后的數據，由資產系統調整記賬，保證兩個系統數據相符。優化后的流程見圖3。

（四）固定資產報廢流程優化

以未發生處置收入和費用為例，用戶提交固定資產報廢申請，資產部門審核后，將報廢資產的賬面價值和資產類別，通過接口傳遞到財務預約系統，生成財務預約號。財務系統按照智能憑證定義模型（表3）進行記賬并復核后，將憑證號返回資產系統，資產系統確認資產報廢結果。報廢流程見圖4。

三、高校固定資產管理流程優化后的風險管理

（一）系統及網絡安全保證

基于業財一體化的高校固定資產業務信息的處理與傳輸主要依賴信息系統和網絡，一般財務系統服務器部署在財務專網內，財務網頁服務器安裝雙網卡，以保證財務專網與外部用戶、資產管理系統之間交換數據。其網絡拓撲圖見圖5。為保證跨部門數據收集、處理、輸出的順利進行，必須保證系統與網絡的安全，做好病毒防范工作。此外，還需要做好數據的備份工作，對重要數據進行異地備份。

（二）對接部門間進行充分溝通與交流，爭取各方理解與支持

因固定資產對接業務涉及不同部門，在對接之前，業務部門及其軟件開發商之間應針對對接的業務事項進行充分溝通，設計系統對接的路徑和方式，對存在分歧的問題及時溝通解決，保證對接的順利進行。

（三）及時更新業務規范，實現規范有序對接

實施固定資產業務的業財一體化后，固定資產的業務處理流程會發生很大的變化。針對新業務及財務流程，高校應及時出臺新業務規范，保證新的操作流程有法可依，有章可循。

（四）及時進行業務培訓，保證流程優化成果落地生根

實施固定資產業務的業財一體化后，高校應針對不同的使用者，做好宣傳與培訓工作。通過相關宣講、印發宣傳手冊、對相關人員進行專題培訓、現場演示等措施進行全方位政策宣貫，打通流程執行中的堵點，讓用戶盡快適應新的操作流程。針對財務人員進行業務專題講座，使其按照新的記賬方法進行記賬。資產管理部門人員則要充分了解變化后的流程對資產業務的影響，出現問題能及時解答。

（五）做好新舊流程的銜接工作，實現業務辦理平穩過渡

因新舊流程變動較大，系統可能存在不穩定等情況，因此，應設置過渡期間，做好新舊流程的銜接工作。如固定資產驗資業務，可以設置一段時間線下驗資和線上驗資并行，待系統運行穩定后再取消線下驗資。另外，針對已按原方式驗收但尚未報銷的業務，可規定按原方式處理，以避免師生對新流程的抵觸情緒。

四、結語

基于業財一體化思想，通過對資產系統與財務系統相關功能進行整合，對高校固定資產業務與財務流程進行優化，實現了固定資產從申購、驗收、使用到報廢全生命周期業務的網上“一鍵式”辦理，不僅有效解決了固定資產實物管理與價值管理分離帶來的問題，而且解放了廣大教工師生，實現了“零跑腿”辦理業務，達到資產管理“無紙化”、內部控制“規范化”、管理過程“透明化”、財務處理“智能化”的目標，對推動高校固定資產的規范化、精細化、科學化管理具有重要意義。

【參考文獻】

[1] 財政部.關于進一步規范和加強行政事業單位國有資產管理的指導意見[A].財資〔2015〕90號，2015.

[2] 李莉.企業集團財務業務一體化的探索與實踐[J].會計之友，2013（1）：26-28.

[3] 張瑞君，鄒立，封雪.從價值鏈管理的視角構建財務業務一體化核算模式[J].會計研究，2004（12）：45-48.

[4] 張毓婷.基于財務業務一體化的會計業務流程重組[J].會計之友，2012（11）：38-41.