大數據檔案信息化建設及其開發保護和利用

劉波

摘要：檔案管理部門要創新發展理念加強規劃指導，開發檔案信息化軟件，強化資源體系，重視大數據在檔案管理中的應用，提高檔案管理人員的素質，滿足大數據檔案信息化建設的需求。檔案管理部門和管理人員要正確認識檔案信息化開發保護和利用的重要性，建立健全并不斷完善法律法規體系，創新檔案信息資源的開發保護和利用，加強檔管信息化的服務意識，不斷提升了檔案信息化管理的服務能力和水平，最大限度滿足社會對檔案信息的需求。

關鍵詞：檔案信息化；檔案開發；檔案保護；檔案利用

信息技術的迅猛發展加速了大數據進程，為檔案信息化提供了生存和發展的巨大空間。檔案存儲由紙質載體轉為電子載體，實現了檔案管理的信息化，滿足了社會群眾查詢檔案信息的基本需求。隨著基于大數據檔案信息化建設和管理模式的逐步推進，檔案部門要履行自身職責，積極開展檔案信息化資源合理開發保護和利用，不斷提升了檔案信息化管理的服務能力，最大限度滿足社會對檔案信息的需求。

1大數據檔案信息化建設

1.1創新發展理念加強規劃指導

樹立大檔案理念。既要根據單位業務構建具有自身特色的檔案體系，又要以網絡+智能提升檔案的智慧化，充分體系時代性。要將檔案信息化建設列入信息化戰略高度，將檔案信息化建設有機整合到業務專業流程和OA辦公系統之中，充分考慮其與其它系統的協調性和銜接性，考慮系統的升級和維護。

增強全員參與意識。檔案信息化建設不是檔案部門或檔案管理人員的部門或個人職責，需要單位全體員工參與到其中。特別是OA辦公自動化，可前置檔案及其信息化工作。

1.2開發檔案信息化軟件

要根據實際需要，積極開發適用于本單位本系統的檔案信息化建設軟件技術。在信息化處理過程中，樹立安全、穩定和保密的管理理念，確保不破壞不損毀歸檔的數據和信息。要保護好涉密檔案，不得與外網絡連接；要在設定身份確認、防火墻和數據備份等措施下，實現網絡查詢非涉密檔案，，這既可防止他人盜用信息，又可防范計算機病毒破壞檔案數據，確保軟件系統和數據的安全。為便于檔案信息共享，要積極研發專門檔案管理軟件系統，便于整理、分類和著錄。

1.3強化資源體系

要健全檔案信息系統的中心數據庫，強化搜索引擎，不斷提高檔案信息的使用效率。工作重點應放在擴大服務范圍和服務質量上，為所有合理利用擋著提供高質量的服。要積極挖掘收藏內容，科學整合利用資源，由檔案信息編輯加工成豐富的檔案信息，逐漸擴大收藏范圍。

1.4重視大數據在檔案管理中的應用

隨著經濟社會的發展，新檔案數據和信息逐漸得到豐富，傳統檔案管理模式已不能適應海量數據存儲、查閱和分析的需要，因此應研究并開發大數據檔案信息化管理新模式。首先，應盡快完成檔案數字化工作，傳統的紙質檔案無法滿足大數據處理的要求，在原有檔案的錄入過程中，應按照統計學原理進行分類，便于后期使用；其次，應引入先進檔案管理系統軟件，借助先進科學技術完成之前數據分析不能勝任的大工作量處理工作；最后，在檔案利用過程中，應同時結合橫縱分析（數據管理中不僅僅需要比對單位隨著時間推進所發生的變化，更應該比對所在行業的其他單位的發展、各部門之間的效益對比）和動態管理（及時整理檔案數據，剔除無用數據）的手段，保證數據的真實性和可靠性。

1.5提高檔案管理人員的素質

要提高檔案管理人員的計算機操作水平，使之管理意識和管理能力跟上時代發展的步伐。要加強檔案管理人員的培訓力度，尤其要重點培訓在職人員的專業知識，使之不僅要具備現代信息技術知識，還要具備過硬的專業知識，將其塑造成為復合型應用人才。要改善人才和知識結構，引進計算機技術、信息網絡技術、軟件開發與維護等計算機專業人才，改善目前檔案管理人員的專業知識結構，同時要建立一支由檔案分析、市場調研、檔案采編等不同人才組合起來的檔案信息人才隊伍，適應新時代檔案管理工作的需要。

2檔案信息化的開發保護和利用

2.1正確認識檔案信息化開發保護和利用的重要性

檔案作為基礎性信息資源，是重要歷史資源的積累。在信息時代，要不斷完善傳統紙質檔案管理，逐漸實現信息資源管理的數字化發展。為進一步合理配置與共享檔案信息化資源，檔案管理人員要正確認識檔案信息化的重要性，提高自身的專業技能素質。要分清輕重緩急，做好檔案信息化開發保護和利用工作，且有重點、有選擇性的穩步推進。

2.2建立健全并不斷完善法律法規體系

要重視檔案信息化的宣傳工作，不斷建立健全并完善法律法規體系，有利于共享和合理配置檔案信息化管理資源與社會資源。因此，檔案管理部門要增加對檔案信息化的宣傳力度，統籌規劃，不斷完善法律法規，統一管理檔案信息資源，確保檔案信息資源的有序性。這要求各單位要建立信息資源間的合作，發揮各自優勢，實現信息資源共享新模式。

2.3創新檔案信息資源的開發保護和利用

通過信息化互聯網技術可用于管理檔案信息化資源，實現資源管理的數字化進程，因此，要適時抓住電子政務建設契機，促進檔案信息化管理資源的開發，并不斷創新思維，拓展數字化信息資源的傳播途徑。檔案部門在政府信息資源的公開工作中扮演著非常重要的角色，只有加強檔案信息化的開發保護利用有機結合政府相關信息公開工作，加大改革力度，依托互聯網技術手段與信息資源的市場化需求，更好地實現檔案信息化管理資源的由獲知性資源轉向獲得性資源。檔管管理部門要完善檔案信息化管理體制，構建檔案信息資源數據庫，通過創新思維來開發保護利用信息化資源管理服務的新模式，實現檔案信息深層次、全方位服務于社會公眾的目的。

2.4加強檔管信息化的服務意識

檔案管理工作具有一定的特殊性，管理人員要提高自身的專業技能和素質，牢記服務理念，樹立檔案管理意識，積極宣傳檔案管理工作，熱情主動的提供服務，充分顯現檔案信息化的潛在價值。檔案信息化中出現的特殊情況，要及時轉變思維，創新工作方式及服務手段，使檔案信息化滿足公眾以及經濟社會協調發展的需求。

隨著信息化社會的不斷發展，檔案管理模式也不斷地變革、與時俱進。要充分利用大數據，強化檔案信息化建設，創新管理模式和服務方式，提高檔案信息化的開發保護和利用價值，更好地發揮了檔案信息化在經濟社會發展中的重要作用。

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