民辦高校檔案管理信息化建設的策略分析

摘 要：隨著我國信息技術水平的不斷提高，檔案的信息化管理也得到了廣泛的普及與應用。而民辦高校作為發展歷史較短的學校類型，其對于新鮮多元事物仍然處于探索和嘗試的階段。目前信息化建設在民辦高校檔案管理中已然成為了主要的發展方向。本文針對民辦高校檔案管理信息化建設進行分析，了解其發展現狀、并對其建設策略進行詳細的闡述，總結下文。

關鍵詞：民辦高校；檔案管理；信息化；建設

為促進我國民辦高校長期穩定的發展，建立完整的教育體系、提高教學效率是尤為關鍵的。而檔案作為民辦高校的信息載體，其有效的管理對于校方而言是非常重要的。因此，檔案的信息化建設在各大民辦高校的應用逐漸得到普及，其建設策略也成為了探討的重點。

1民辦高校檔案管理信息化建設存在的問題

1.1基礎設施配備不全

齊全的設備是保證民辦高校檔案管理信息化建設的基礎，如果民辦高校的檔案機構沒有生產和接受電子文件的工具和網絡，檔案管理的信息化建設就沒有辦法實現。而所謂的基礎設備，大體可分為兩種，其中包括硬件設備和軟件設備。據了解，目前我國很多民辦高校存在基礎設備不全的問題。而相關工作者也未對檔案的信息化管理提高絕對的重視，覺得只要具備電腦就能夠滿足檔案信息化管理的條件。

1.2檔案信息數字化進展慢

各個民辦高校在進行教學制度及行政方面檔案管理時，其信息的數字化整合相對容易，所需時間較短。因此對于民辦高校而言，最難處理的是累計很長時間的紙質檔案。要將高校內部所有的紙質留存檔案進行數字化的輸入，其工作任務繁重，實施也存在一定的困難。而就目前我國民辦高校現狀來看，缺少相關工作者的投放、其人力物力的欠缺是導致大部分高校檔案信息數字化進展緩慢的主要原因。

1.3檔案管理標準不統一

民辦高校檔案管理信息化的建設，能夠在最大程度上滿足信息資源的共享，但這也為信息的安全性造成了隱患。在信息資源共享的過程中，很多高校缺乏保證信息安全的意識，沒有建立完善的檔案管理體系。而針對檔案管理信息化，國家仍然沒有制定統一化的標準去進行管制。因此各高校在檔案管理過程中存在盲目性，長此以往，不僅會消減檔案信息化管理的快捷性，還會給檔案的網絡化建設和資源共享造成隱患，從而造成檔案管理進展緩滯。

1.4缺乏相關專業性人才

民辦高校缺乏相關專業性人才，是檔案管理信息化建設中存在的主要問題之一。由于檔案的信息化處理方式實行較晚，因此很多面臨就業的人對此職位并沒有非常的了解，大部分工作者都是轉行到該職位或是做兼職的工作，而學校也沒有對其進行專業性的培訓，檔案管理人員專業技能上的欠缺，會在很大程度上增加工作的失誤率，而檔案信息作為高校的機密，其數據泄露的后果不堪設想。

2高校檔案管理信息化建設的策略

2.1提高對檔案管理信息化的重視度

高校檔案管理信息化要從管理制度上出發，在相關管理條例、法規法條中進行詳細學習。不僅如此，針對上級要求檔案管理部門的相關文件明細要做到認真研習，達到上級要求高校檔案管理的新標準。只有在相關正確的指導下，基于實際出發，實事求是，檔案管理人員才能在根本上對檔案管理信息化起到重視的作用。

2.2 在軟硬件設施方面加強檔案管理

根據《辦法》規定，“高等學校應當設立專項經費，為檔案機構配置檔案管理現代化、檔案信息化所需的設備設施，加快數字檔案館（室）建設，保障檔案信息化建設與學校數字化校園建設同步進行。”因此，高校檔案管理信息化建設要依據相關規定，在軟硬件設施方面加強資金投入，保障高校檔案管理信息化建設的有序進行。僅僅依靠單純的資金投入是遠遠不夠的，相關設備管理人員要做好基本工作，保證設施的更新換代，為信息化建設提供動力以及支持。

2.3 加強數據庫建設在檔案管理信息化的應用

檔案管理信息化離不開數據庫的支持，只有建設好數據庫，檔案管理信息化才能有序的進行。目前針對數據庫的文件目錄問題，相關部門要做到根本解決。在數字化的工作下，努力構建高效、便捷的全文信息化數據庫，為檔案管理信息化起到了推動作用。

2.4 在信息安全方面做好保障工作

檔案管理工作中，信息安全是管理者重視的根本。信息安全是能夠決定檔案管理系統中信息安全完整的關鍵。因此，在信息安全方面要做好日常的保障工作。首先，為了保證用戶信息的保密性，日常檔案管理工作中要在信息訪問中設置相關，由公式計算處理的、無法讀出的系列代碼幫助用戶信息做到安全保密。用戶在訪問信息的過程中，輸入對應的密鑰，即可訪問信息，安全簡單。其次，檔案管理方面針對用戶訪問等級進行設置，不同的用戶等級給予不同的用戶權限。不僅如此，每一位用戶訪問檔案數據庫時，需要嚴格的身份驗證，保證檔案數據庫的安全。在檔案系統中設置防火墻，阻隔破壞系統的非法信息以及木馬等。對網絡間訪問起到保護以及監測，確保系統的安全。另外，檔案管理離不開數據備份，檔案管理人員要具備數據備份的意識。建設容災系統，幫助相關關鍵數據、信息在應用信息技術的操控下，做到數據備份。即使在不可控的自然因素，例如暴風、海嘯、地震等。以及相關人為因素像網絡病毒、黑客、木馬捆綁、軟硬件設施損壞等問題。容災系統的建立均可以有效杜絕以上因素導致的數據丟失的發生。與此同時，檔案信息管理最主要的是管理人員的信息安全防范意識。只有管理人員的防范意識提高，從根本上意識到信息安全的重要性，從實際出發，排除一系列導致信息隱患的人為因素。高校檔案管理信息化建設在目前是一項宏偉而且遠大的工作，需要更多的人才去投身到工作中，實現高校檔案管理信息化建設的宏偉抱負。不僅如此，高校檔案管理信息化以《辦法》為主要的理論依據，在時代的創新下，加強相關基礎建設以及完善制度，為全校師生提供高效安全的檔案管理環境，造福于校園。

3 結語

根據目前高校檔案管理信息化的現狀，面臨的機遇以及挑戰，我們堅信從科學以及實踐出發，在目前高校檔案管理信息化出現的問題進行合理化的措施解決，對癥下藥。在根本上提高管理人員的認識，打造高校檔案管理信息化建設。

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作者簡介

操鶯 ，武漢學院檔案館，本科