檔案管理工作現狀與創新研究

洪冬艷

[摘 要]隨著當代社會建設水平的不斷提升，為了實現可持續發展，企業有必要重視檔案管理工作。傳統的檔案管理模式不但執行時間較長，而且與現代化的生產方式格格不入，從而不利于企業的長遠發展。本文重點分析了檔案管理工作的現狀和檔案管理工作的創新對策，希望能夠推動檔案管理的快速優化。

[關鍵詞]檔案管理；現狀；創新；工作

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.08.074

[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2018）08-0-02

與以往的檔案管理工作有所不同，現階段的工作理念講究的是科學、高效、合理。在檔案管理的過程中，企業必須對不同類型的檔案進行重新劃分等級和內容，堅持按照新的理念進行優化處理。與此同時，在檔案管理的過程中，企業應按照大數據分析的原則，對工作中的一些細節問題進行整理和分析，才能及時解決遺留的隱患。

1 檔案管理工作現狀

1.1 檔案管理較為復雜

在現代化的進程中，企業也開始重視檔案管理工作，但是檔案管理現狀并不樂觀，主要表現為檔案管理工作較為復雜。首先，企業在發展壯大的過程中，各類項目、信息、數據不斷增加，為了獲得更好的發展，必須運用先進的技術手段，對復雜的檔案進行定期分類、整理、更新。筆者在調研的過程中發現，很多單位、企業在檔案管理方面，還是采取按照傳統的工作模式進行處理，表面上沒有嚴重的隱患，實際上已經在工作體系上出現了嚴重的混亂現象，如果不能在將來的工作中進行積極改善，將不利于開展檔案管理工作。其次，檔案管理較為復雜還表現在工作人員的工作態度不一。例如，有些工作人員的素質較高，能夠在日常工作中保持端正的態度，努力做好自己的本職工作；有些工作人員則表現一般，絲毫沒有團隊意識；還有一部分工作人員完全是拖沓工作，影響了團隊的進度。如此復雜的工作團體，不但無法實現檔案管理的目標，而且不利于提高檔案管理的效率。

1.2 檔案管理工作人員的綜合素質低下

對于檔案管理而言，工作人員的素質高低將直接影響檔案管理的質量。目前，很多企業的檔案管理工作人員的綜合素質都不高，主要表現在以下幾個方面。第一，在日常工作的過程中，很多工作人員沒有嚴格要求自己。例如，當沒有按時完成工作，或者是在管理上出現漏洞時，沒有在第一時間想著如何去彌補，而是想著如何推脫責任，從而不利于正常開展檔案管理工作。第二，工作人員并不了解相關前沿技術。例如，很多工作人員并不知道云計算、云存儲等技術，即使有機會去學習，大部分人還會選擇不學，導致在工作時還停留在舊觀念上。第三，工作人員缺乏團隊意識，只關注個人的得失，而很少關注團隊的整體利益，從而會影響檔案管理的全局部署。

1.3 缺乏完善的檔案管理機制

與其他工作不同，檔案管理的敏感性較高，即便是出現了很小的問題，都容易對將來的長久發展構成嚴重的威脅。筆者在調查的過程中發現，很多企業缺乏完善的檔案管理機制，甚至是出現了模糊條文的現象。首先，檔案管理機制方面不夠完善，就會造成工作的手段不夠專業，在獎懲模式上也過于主觀化。例如，有些企業、單位在制定檔案管理機制的過程中，認為工作表現良好員工，可適當進行獎勵和晉級。在這樣的條文當中，“表現良好”是一個非常空泛的概念，如何評定完全停留在領導者的手中，因此無法激發員工的工作熱情。其次，在部分情況下，檔案管理機制完全效仿成功案例，未考慮本單位、企業的特殊情況，這就導致機制在實施過程中，容易出現嚴重的矛盾、缺失現象，由此造成的各類問題將會持續增加。

2 檔案管理工作的創新對策

2.1 優化檔案管理機制

從客觀的角度進行分析，為了促進檔案管理工作正常開展，擺脫固有框架的束縛，企業一定要優化檔案管理機制。與此同時，管理機制的落實必須具有較高的權威性，即便是對上層領導者，依然能夠達到一視同仁的效果，這樣才能夠確保檔案管理工作的質量。第一，構建完善的競爭機制，優化聘任合同制度，采取公平競爭、擇優上崗的原則。第二，企業需要優化已有的檔案管理機制，建立客觀、合理、規范化的檔案管理機制，完善檔案管理工作，在此基礎上，要對檔案的開發、利用給予重視。第三，作為檔案管理工作的核心，檔案管理人員要意識到本職工作的重要性，積極做好本職工作，不斷探索新的工作方法。第四，建立完善的檔案管理人員工作評估機制，進行客觀、科學的考核，以調動員工的積極性，更好地投入工作中去。

2.2 檔案管理工作人員要具備創新意識

從主觀的角度分析，在開展檔案管理工作的過程中，相關人員必須具備創新意識。目前，很多企業的檔案管理工作人員，完全是按照固步自封的模式開展工作，無論是處理特殊情況，還是應對日常工作，都沒有考慮新的理念，或者是新的時代需求。相反，如果檔案管理工作人員具有創新意識，不僅能夠推動檔案管理革新，跳出固有的框架，還能為健全日后的管理體系奠定堅實的基礎。在優化檔案管理方法的基礎上，企業需要加大宣傳力度，轉變檔案管理人員的思想觀念，與時俱進，樹立檔案管理的效率意識，不斷創新檔案管理方法。在此基礎上，由于檔案管理工作比較復雜，管理人員需要具備超前管理意識、超前服務意識，不斷優化創新管理模式，才能得到使用者的認可。由此可見，檔案管理工作人員必須在今后的工作中積極培養創新意識，不斷解決當前存在的問題。

2.3 提高檔案管理人員的綜合素質

在時代快速發展的今天，提高檔案管理工作人員的綜合素質，是創新檔案管理工作的重要手段，可從以下幾個方面開展。第一，在日常的管理工作任務布置中，企業必須落實責任制度，要求所有的檔案管理人員都要明白自身的任務，并按照科學的方法來完成相關工作。第二，所有的工作人員，即便是上層領導，同樣要遵守相關的考核制度，要及時對自身的工作能力、工作理念、工作態度等進行考核分析，及時發現潛在的隱患和不足，防止再犯類似的錯誤。第三，積極學習相關知識和技術。例如，當檔案管理工作遇到相關問題后，管理人員要能夠快速明確故障類型、原因，減少這些問題對日常工作的影響，從而不斷提高工作效率。

2.4 強化數據管理

對于檔案管理工作的優化而言，企業還需要強化數據管理。第一，所有的檔案數據盡量通過云存儲進行保管，并與科技企業進行合作，打造屬于自身的檔案管理工作系統，確保在數據管理上能夠更加的靈活、便捷。第二，在數據管理的過程中，企業需要堅持進行革新。例如，當有新產品或者新技術問世后，企業都要進行積極咨詢和試用，觀察是否與自身的檔案管理工作任務相符合，如果新的科技產品符合預期，則可以進行積極的推廣應用，促使數據管理層面，能夠得到良好的優化、革新。

2.5 定期開展檔案核查

與一般工作有所不同，檔案管理工作在實施的過程中，如果出現了任何差錯，會對企業發展、地方建設、社會和諧等，產生很大的影響。筆者建議在今后的檔案管理工作中，需要定期開展檔案核查。首先，劃分檔案的數量、類別、內容、保密程度，階段性地對檔案進行核查處理，如果發現任何問題要及時進行處理。其次，在檔案核查過程中，檔案管理人員要嚴格進行正確的的操作，減少錯誤的舉動。最后，檔案核查工作在實施過程中，相關人員不要放過任何細節。

2.6 完善檔案管理體系

經過長久的工作后，各個地方的檔案管理工作基本上能夠取得較大的進步，考慮到今后的工作挑戰和影響因素仍然是比較多的，企業需要不斷完善檔案管理體系。一方面，制定檔案管理制度，并對檔案管理人員進行專業培訓，積極開展社會調查分析，汲取更多的反饋意見。另一方面，加強業內技術手段和管理理念探討，確保在檔案管理工作的實施過程中，能夠獲得更多的參考和指導。

3 結 語

檔案管理工作要不斷進行創新和改進，確保能夠及時發現存在的問題和不足。未來的檔案管理工作仍然具有很多挑戰，檔案管理人員要不斷提升自身的綜合素質，并采用科學的管理方式，從而不斷提升檔案管理工作的綜合水平。

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