論述檔案管理存在的問(wèn)題對(duì)策

解茗旭

摘 要：人事檔案如實(shí)地記錄了一個(gè)人的經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作實(shí)際等內(nèi)容，是我國(guó)人力資源的堅(jiān)實(shí)基本資料。因此，人事檔案的管理和應(yīng)用就顯得尤為重要，只有著重了解人事檔案，并確實(shí)加強(qiáng)其監(jiān)管力度，才能使其更好地為企事業(yè)單位服務(wù)。

關(guān)鍵詞：辦公室；文書(shū)檔案；管理效率；常見(jiàn)問(wèn)題；解決對(duì)策

1 文書(shū)檔案管理的重要性與特征

1.1 重要性

文書(shū)檔案所涉及的工作基本上就是對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行立卷、收集整理、縮微、鑒定、檢索、保護(hù)利用、統(tǒng)計(jì)等等，這些工作不但是互為相連的，也是互為制約的。在這些工作內(nèi)容中，尤為重要的就是文書(shū)檔案的利用，其余的皆是服務(wù)于文書(shū)檔案的利用工作并為文書(shū)檔案的利用創(chuàng)造條件。通過(guò)文書(shū)檔案管理而服務(wù)于單位、部門(mén)的中心工作是辦公室人員的主要任務(wù)，加強(qiáng)文書(shū)檔案的管理也是為促進(jìn)文書(shū)檔案在中心工作里的參謀作用，并且也被視作宣傳教育素材以及歷史根據(jù)，其重要性不言而喻。

1.2 特征

1.2.1文檔工作一體化。文書(shū)檔案的應(yīng)用與形成都是在文書(shū)工作中促成的，文書(shū)工作的最終步驟就是整理文書(shū)檔案，是基于文件搜集、運(yùn)轉(zhuǎn)、催辦、承辦來(lái)進(jìn)行的，二者密不可分。文書(shū)檔案主要是在文件工作中形成的，文書(shū)檔案的質(zhì)量對(duì)檔案工作及檔案管理的質(zhì)量有直接影響。

1.2.2文書(shū)檔案管理的綜合性。文書(shū)檔案管理工作的開(kāi)展主要是在單位辦公部門(mén)的文檔室進(jìn)行，它有著一定的綜合性。它不但負(fù)責(zé)管理文書(shū)檔案，還管理著人事、財(cái)會(huì)等檔案，分類眾多、內(nèi)容繁復(fù)、工作系統(tǒng)，為單位的各項(xiàng)工作及時(shí)、準(zhǔn)確地提供參考資料，也由此提高了管理難度。當(dāng)前，隨著單位的不斷發(fā)展，辦公室人員和文檔室人員身兼多職的情況較多。所以，辦公室人員必須要提高文秘工作水平，同時(shí)具備文書(shū)檔案工作意識(shí)，不斷學(xué)習(xí)相關(guān)的專業(yè)理論、業(yè)務(wù)、技能等等，才能做一個(gè)優(yōu)秀的文書(shū)檔案管理者。

2 文書(shū)檔案管理現(xiàn)狀中出現(xiàn)的問(wèn)題

2.1 文書(shū)檔案管理制度方面不完善

通常辦公室文書(shū)檔案資料都設(shè)置于綜合檔案室或庫(kù)房里，辦公室工作人員由于主觀上的個(gè)人原因如工作繁重、使用方便等及客觀上的存放檔案受區(qū)域限制，沒(méi)有及時(shí)將文書(shū)檔案資料歸檔。這造成管理松散，使用效率低下，在出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)各個(gè)部門(mén)相互推諉，十分不利于管理。加之文書(shū)檔案管理工作得不到重視，管理意識(shí)薄弱，檔案管理制度不完善，職責(zé)分工不明確等最終造成了管理成果與管理標(biāo)準(zhǔn)相差甚遠(yuǎn)的結(jié)果。

2.2 辦公室文書(shū)與檔案工作認(rèn)知不足

文書(shū)與檔案工作相輔相成，目前大多數(shù)單位采用的是文書(shū)和檔案“分塊管理”的制度。雖說(shuō)這種管理制度具備一定的有效性和科學(xué)性，但文書(shū)管理人員在實(shí)際工作中對(duì)檔案意識(shí)較為淡薄，對(duì)自身職責(zé)認(rèn)知不清以及檔案人員對(duì)于其工作內(nèi)容理解不到位，不愿意花精力作指導(dǎo)，于是在某種程度上這種制度讓文書(shū)工作和檔案工作產(chǎn)生了分歧，無(wú)法真正做到和諧的統(tǒng)一。 甚至?xí)?dǎo)致管轄區(qū)內(nèi)的文書(shū)檔案管理工作存在一定的滯后性。

2.3 文書(shū)檔案管理工作人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)

由于文書(shū)檔案的管理人員存在專業(yè)知識(shí)與文化程度的差異。很多人員基本素質(zhì)有待提高，新知識(shí)明顯儲(chǔ)備不足。專業(yè)知識(shí)的欠缺在實(shí)際工作中會(huì)致使歸檔文件材料質(zhì)量不高，文件材料分散不利查閱和管理。再加上少數(shù)檔案人員的工作責(zé)任心不強(qiáng)，沒(méi)有認(rèn)真記錄與整理相關(guān)的檔案文件，造成檔案文件的真?zhèn)涡圆幻鳌＿@些均嚴(yán)重影響了文書(shū)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

3提高檔案管理效率的對(duì)策

3.1提高檔案工作人員專業(yè)技能和素質(zhì)

提高檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案科技進(jìn)步，推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。首先要把住人才入口關(guān)，注意引進(jìn)招聘一些有文化專業(yè)知識(shí)，有專業(yè)技術(shù)、技能的人才充實(shí)檔案隊(duì)伍。同時(shí)，加強(qiáng)現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育是目前和今后一段時(shí)間內(nèi)一項(xiàng)刻不容緩的工作任務(wù)。當(dāng)前社會(huì)和經(jīng)濟(jì)生活處于快速發(fā)展時(shí)期，新的行業(yè)和領(lǐng)域不斷形成，這些對(duì)檔案業(yè)務(wù)的管理、服務(wù)等各項(xiàng)工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)。檔案人員應(yīng)努力學(xué)習(xí)，拓寬視野，了解所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動(dòng)態(tài)，提高自身素質(zhì)，運(yùn)用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來(lái)指導(dǎo)和改進(jìn)檔案工作，實(shí)現(xiàn)單一型向多樣復(fù)合型轉(zhuǎn)變。扎實(shí)有效地推行專業(yè)繼續(xù)教育。

3.2調(diào)動(dòng)檔案管理人員工作積極性

檔案界長(zhǎng)期單調(diào)而枯燥的工作方式，傳統(tǒng)而落后的工作方法，談不上檔案工作如何主動(dòng)、超前服務(wù)于市場(chǎng)，服務(wù)于社會(huì)和企業(yè)，而服務(wù)的落伍，必將使檔案工作失去生存的活力和市場(chǎng)。因此，應(yīng)努力使檔案部門(mén)從“伸手派”變成先行官、創(chuàng)造者，形成檔案工作由事后收集材料變?yōu)槭虑敖槿搿⑹轮袇⑴c的新的檔案工作理念。

3.2.1增強(qiáng)激勵(lì)機(jī)制。檔案工作應(yīng)當(dāng)引進(jìn)競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制，改變?cè)跈n案部門(mén)實(shí)際存在的“鐵飯碗”現(xiàn)象，積極推行全員聘任合同制，對(duì)現(xiàn)有人員實(shí)行公平競(jìng)爭(zhēng)、擇優(yōu)上崗，真正做到優(yōu)勝劣汰，能者上庸者下，從而使檔案工作者清楚地認(rèn)識(shí)到自己的工作成績(jī)與其生存和發(fā)展息息相關(guān)，從而激發(fā)每個(gè)人的工作活力，最大限度地發(fā)揮個(gè)人潛力，使檔案工作出現(xiàn)充滿競(jìng)爭(zhēng)活力、開(kāi)拓創(chuàng)新的新局面。

3.2.2更新觀念，實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值。有時(shí)檔案工作人員未必都能明白檔案工作的重要性，這是因?yàn)樗麄円郧凹兇鉃榱斯ぷ鞫ぷ鳎鲆暳丝偨Y(jié)自己對(duì)社會(huì)的影響。這要求相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員做好檔案管理工作的宣傳和教育工作，使人們特別是檔案人員對(duì)工作有積極的認(rèn)識(shí)。使檔案人員積極進(jìn)取，對(duì)自己的各方面都做出相應(yīng)的調(diào)整和重新定位，一改過(guò)去收攤看點(diǎn)，倉(cāng)庫(kù)保管員的現(xiàn)象，在埋頭苦干的同時(shí)，多一些敏感和睿智，有為才能有位，使檔案創(chuàng)造出更豐厚的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

結(jié)束語(yǔ)

總的來(lái)說(shuō)，在辦公室的文書(shū)檔案管理工作中，要想有效利用、保存好相關(guān)的文件信息資料，就需要轉(zhuǎn)變觀念，從思想上和行動(dòng)上高度重視檔案管理和文書(shū)管理工作，善于運(yùn)用創(chuàng)新思維，著重強(qiáng)調(diào)檔案管理和文書(shū)管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)和理論素質(zhì)，讓管理人員認(rèn)識(shí)到自身工作的責(zé)任和使命，讓單位的有效資源得到最大化地利用，最終實(shí)現(xiàn)單位歷史信息資源的全面優(yōu)化，同時(shí)也從根本上體現(xiàn)出單位的綜合管理水平，推動(dòng)單位全面穩(wěn)定發(fā)展。