從房產(chǎn)監(jiān)察看檔案管理工作方法

摘 要：檔案管理工作應(yīng)掌握的方法，檔案管理歸檔要及時(shí)，意識(shí)要強(qiáng)，不疏忽大意；要注重檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、制度化，實(shí)事求是，按章辦事；要從檔案管理的政策性、專業(yè)性、連性、保密性等方面入手。

關(guān)鍵詞：房產(chǎn)監(jiān)察 檔案管理 注重方法

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2018）03-00-01

一、檔案管理歸檔要及時(shí)，意識(shí)要強(qiáng)，不疏忽大意

檔案管理工作方法，是單位工作中重要的組成部分，是其政策性、專業(yè)性、連續(xù)性、保密性等方面都很強(qiáng)的一項(xiàng)工作。中共中央組織部、國(guó)家檔案局聯(lián)合下發(fā)《檔案工作條例》的通知中，就非常明確地指出了檔案管理工作方法的目的、意義、方針和原則。

比如在房產(chǎn)監(jiān)察工作中，在查封的房產(chǎn)證上為一套以上的房產(chǎn)，如××小區(qū)××單元××層××室，必須將每套地址輸入檢索，看看是否有產(chǎn)權(quán)變更的情況。實(shí)際產(chǎn)權(quán)證上標(biāo)明的是鐵西區(qū)建設(shè)小區(qū)××號(hào)地下層，地址比較模糊，而在第二頁(yè)的平面圖上則標(biāo)明，房屋坐落為鐵西區(qū)建設(shè)小區(qū)××號(hào)地下攤位××—××號(hào)。如果按照房產(chǎn)證上所記載的坐落進(jìn)行流程檢索，則沒有產(chǎn)權(quán)變更記錄，但根據(jù)平面圖坐落按攤位號(hào)分別檢索，發(fā)現(xiàn)該證所有攤位都已售出。如果按照正常的查詢的話，就很有可能將錯(cuò)誤的信息提供給了法院，進(jìn)而帶來(lái)諸多不良的后果。

二、要從檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、制度化入手，要實(shí)事求是，按章辦事，按合法機(jī)構(gòu)管理辦事

從房產(chǎn)監(jiān)察工作中，我們看到，遇到房產(chǎn)查封和掛失涉及的業(yè)務(wù)部門很多，拿查封來(lái)說(shuō)，需要提醒司法機(jī)關(guān)到相應(yīng)的業(yè)務(wù)部門去進(jìn)行辦理查封方面的手續(xù)等問(wèn)題。其中主要是房產(chǎn)權(quán)屬管理政策性、專業(yè)性強(qiáng)，加之情況復(fù)雜，權(quán)屬登記部門須與司法部門密切配合，共同協(xié)商，結(jié)合實(shí)際，做好以下房產(chǎn)檔案查封工作。

1.權(quán)屬登記部門內(nèi)部應(yīng)制定房產(chǎn)司法協(xié)助辦事程序，其程序設(shè)置應(yīng)有以下幾個(gè)環(huán)節(jié)：一是司法協(xié)助受理前審核。審核被查封或執(zhí)行房產(chǎn)的權(quán)屬情況，審查是否有抵押或已有法院查封，司法文書是否規(guī)范，內(nèi)容是否完整，是否與實(shí)際相符。二是簽收受理。經(jīng)簽收受理審核無(wú)誤后，由專人進(jìn)行負(fù)責(zé)簽收，簽收后還應(yīng)進(jìn)行收文、收件，登記入簿。三是錄入信息系統(tǒng)和限制庫(kù)，并將有關(guān)法律文書及證明等存入其檔案。

2.強(qiáng)制轉(zhuǎn)移房產(chǎn)所有權(quán)的，法院則收繳其房屋所有權(quán)證，如被執(zhí)行人不交出房屋所有權(quán)證，或逃避外出，法院則在協(xié)助執(zhí)行中下發(fā)通知書，通知書中載明該房屋所有權(quán)證作廢，或由房產(chǎn)管理部門依法注銷其房屋所有權(quán)證。權(quán)屬登記部門可依據(jù)法院下發(fā)的通知書和辦理房屋所有權(quán)證注銷后，依法辦理房產(chǎn)轉(zhuǎn)移登記手續(xù)。

3.被執(zhí)行查封或轉(zhuǎn)移的房產(chǎn)，必須是產(chǎn)權(quán)清楚和已取得了房屋所有權(quán)證的房屋。對(duì)已辦理房產(chǎn)交易登記手續(xù)的，已核準(zhǔn)登記，但還沒有領(lǐng)取房屋所有權(quán)證手續(xù)的，應(yīng)該看作為產(chǎn)權(quán)已轉(zhuǎn)移；已辦理房產(chǎn)交易登記手續(xù)，還在審核過(guò)程中的，都應(yīng)由法院做出裁定，看是否繼續(xù)登記程序。沒有房屋所有權(quán)證的，必須由被執(zhí)行房產(chǎn)所有人提供權(quán)屬證明材料，經(jīng)法院進(jìn)行裁定后，才能采取轉(zhuǎn)移措施。權(quán)屬登記部門憑借法院產(chǎn)權(quán)裁定書、產(chǎn)權(quán)人或法院提供的產(chǎn)權(quán)依據(jù)，以及司法協(xié)助通知書等，予以辦理房產(chǎn)轉(zhuǎn)移手續(xù)。

4.同一房產(chǎn)兩個(gè)以上法院重復(fù)查封的，作為輪候查封，予以辦理。如前面說(shuō)的查封的，法院對(duì)房產(chǎn)作了處置，則輪候查封自動(dòng)失效，處置后有價(jià)值剩余，則第一順位輪候查封取得。

5.已設(shè)定抵押的房產(chǎn)，根據(jù)規(guī)定，法院可以對(duì)抵押物采取保全措施，但抵押權(quán)人有優(yōu)先受償權(quán)。如果抵押的房產(chǎn)被拍賣或抵債變價(jià)后，應(yīng)優(yōu)先清償?shù)盅簷?quán)的債權(quán)，查封不影響抵押權(quán)的效力。因此，房產(chǎn)權(quán)屬登記部門應(yīng)協(xié)助法院查封。沒有設(shè)抵押的房產(chǎn)，在查封后，不得進(jìn)行抵押，房產(chǎn)權(quán)屬登記部門不能辦理抵押權(quán)登記手續(xù)。

6.協(xié)助執(zhí)行通知書等司法文書，是房產(chǎn)權(quán)屬登記部門司法協(xié)助的主要依據(jù)，我們應(yīng)該是做到一是內(nèi)容完整，標(biāo)的物明確；二是執(zhí)行主體明確并與實(shí)際相符；三是被執(zhí)行房屋坐落詳細(xì)并與實(shí)際相符；四是查封期限或執(zhí)行事項(xiàng)要清楚。

三、要從檔案管理的政策性、專業(yè)性、連性、保密性等方面入手

1.政策性：要加強(qiáng)好檔案管理的政策法規(guī)宣傳工作，如宣傳《檔案法》等，使之不斷增強(qiáng)人民群眾的檔案法律意識(shí)。另外，要大力開展宣傳檔案的政策法規(guī)的活動(dòng)，使之不斷增強(qiáng)社會(huì)檔案政策法規(guī)意識(shí)，讓廣大人民群眾充分地認(rèn)識(shí)到檔案的地位、作用、反映現(xiàn)實(shí)意義等。對(duì)于一些忽視檔案工作的現(xiàn)象或其他不合適宜等方面的情況，要按照政策法規(guī)要求，加以及時(shí)制止，從中依法辦事、依法行政；

2.專業(yè)性：要注重于選人。檔案部門進(jìn)人要嚴(yán)把關(guān)，一是文化結(jié)構(gòu)應(yīng)具有大學(xué)本科以上學(xué)歷，或相當(dāng)于檔案專業(yè)畢業(yè)學(xué)歷資格；二是要使之工作人員經(jīng)常參與學(xué)習(xí)、實(shí)踐活動(dòng)，嚴(yán)格要求教育、培訓(xùn)和工作紀(jì)律等；

3.連續(xù)性：要注意檔案管理人員工作的穩(wěn)定，一般情況下，不可多次出現(xiàn)工作人員工作變動(dòng)和交接頻繁現(xiàn)象，以免影響檔案管理工作的連續(xù)性；

4.保密性：要從維護(hù)檔案工作長(zhǎng)遠(yuǎn)大局出發(fā)，做好檔案人員的思想工作，使之強(qiáng)化好職業(yè)道德，樹立正確的人生觀、價(jià)值觀，從中做好本質(zhì)工作。

如羊城晚報(bào)訊，2012年12月20日，廣州市紀(jì)委對(duì)“房嬸”事件進(jìn)行了正式回應(yīng)。據(jù)調(diào)查核實(shí)，相關(guān)信息是番禺區(qū)房產(chǎn)交易登記中心的一名編外人員受人所托，未經(jīng)任何審批違規(guī)查詢公民房產(chǎn)信息，隨后被別有用心的人在網(wǎng)絡(luò)上發(fā)布。廣州市番禺區(qū)國(guó)土房管部門正在對(duì)泄露他人隱私相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行處理。

廣州市房地產(chǎn)檔案館表示，“個(gè)人住房信息系統(tǒng)”是房地產(chǎn)檔案館在全面實(shí)行房地產(chǎn)宏觀調(diào)控后，專為權(quán)利人出具《個(gè)人（家庭成員）名下房地產(chǎn)登記情況證明》和登記查考而建。《出具家庭成員名下房產(chǎn)情況證明業(yè)務(wù)流程》規(guī)定有嚴(yán)格的使用條件：“權(quán)利人自己申請(qǐng)，必須提供本人有效身份證明原件；權(quán)利人委托他人辦理的，除提供權(quán)利人及受托人身份證原件外，還必須提交載明查詢事項(xiàng)的授權(quán)委托書，不能提供權(quán)利人身份有效證明原件的，委托書必須經(jīng)過(guò)公證”。事件的發(fā)生，客觀上反映出市房地產(chǎn)檔案館在個(gè)人住房信息系統(tǒng)及其管理上確實(shí)存在薄弱環(huán)節(jié)，個(gè)別工作人員存在責(zé)任心不強(qiáng)、業(yè)務(wù)不熟、忽視安全的實(shí)際問(wèn)題。對(duì)此，市房地產(chǎn)檔案館向公眾表示誠(chéng)摯的歉意。

參考文獻(xiàn)

[1]《中華人民共和國(guó)檔案法》[z]，1987.9第六屆人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第二十二次會(huì)議通過(guò)。

[2]李培德.行政執(zhí)法必讀[m]吉林科學(xué)技術(shù)出版社2002.8

作者簡(jiǎn)介：王寶成，（1975.12-）男，四平市人，畢業(yè)于吉林大學(xué)會(huì)計(jì)電算，大專學(xué)歷，任職四平市房產(chǎn)監(jiān)察支隊(duì)，研究方向：房產(chǎn)監(jiān)察檔案管理。