機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險檔案管理

趙虹

摘 要：為了更好的推動機(jī)關(guān)事業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理工作的順利開展，需要加快推動機(jī)關(guān)事業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理規(guī)范化、制度化和科學(xué)化的進(jìn)程我們進(jìn)一步強(qiáng)化機(jī)關(guān)事業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理工作，提高檔案管理的規(guī)范化和制度化水平。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)；事業(yè)單位；內(nèi)養(yǎng)老保險；檔案；

1機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)養(yǎng)老保險檔案特點(diǎn)

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的養(yǎng)老保險檔案有其特殊性，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：1）檔案數(shù)量龐大。我國養(yǎng)老保險制度不斷創(chuàng)新與改革，機(jī)關(guān)事業(yè)單位中參與養(yǎng)老保險的人口數(shù)量在逐年增加，從而導(dǎo)致機(jī)關(guān)事業(yè)單位中檔案數(shù)量驚人；2）動態(tài)變化。在事業(yè)單位內(nèi)，由于各種主客觀因素的影響，職員的工作單位、個人職位以及個人薪金易發(fā)生變動，隨之養(yǎng)老保險檔案也會發(fā)生變動，從而導(dǎo)致機(jī)關(guān)事業(yè)單位中檔案發(fā)生動態(tài)變化；3）遵循以人為本的原則。機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)的養(yǎng)老保險制度的內(nèi)容，包括檔案的整理，均是以人為基本對象來辦理的，因此機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理應(yīng)遵循人本原則。

2機(jī)關(guān)單位養(yǎng)老保險檔案管理的現(xiàn)狀分析

2.1當(dāng)前我國機(jī)關(guān)單位養(yǎng)老保險檔案管理的法律法規(guī)不健全

人力資源和社會保障部與國家檔案局共同制定和頒布了《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》，這是我國機(jī)關(guān)單位和其他部門單位共同遵守的規(guī)章制度。從另一個角度來看，我國沒有一部與社會保險檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)，因而，在機(jī)關(guān)單位養(yǎng)老保險檔案管理中就遇到了一些難以預(yù)料和難以解決的問題。同時《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》本身就屬于行政法規(guī)，而且從內(nèi)容上講，更多的是一種規(guī)章制度，效力遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于法律、穩(wěn)定性不夠強(qiáng)、層次比較低。總之，我國機(jī)關(guān)單位養(yǎng)老保險檔案管理的法律法規(guī)不健全的弊端越來越凸顯，所以，健全養(yǎng)老保險檔案管理的法律法規(guī)是當(dāng)前亟待解決的問題。

2.2檔案的多元化利用，增加了機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的難度

在原有的機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作中，管理內(nèi)容相對單一化和簡單化，著重對機(jī)關(guān)事業(yè)單位退休工作人員的退休金進(jìn)行管理，隨著機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險制度的改革，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的退休人員福利的增加，也使機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案呈現(xiàn)出多元化利用的趨勢和現(xiàn)象，一些相關(guān)的社會保險、醫(yī)療保險領(lǐng)域的工作內(nèi)容需要與其相鏈接，需要加大對機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案的開發(fā)和利用。

2.3機(jī)關(guān)事業(yè)單位的養(yǎng)老保險檔案管理面臨較大的壓力

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的養(yǎng)老保險制度改革之后，單位的養(yǎng)老保險檔案管理的壓力逐漸增大，這主要是源于檔案的交接過程更為復(fù)雜、保管內(nèi)容更為寬泛的原因，為此，在一定程度上存在檔案流失的不良現(xiàn)象，無形中使機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的壓力驟增。

3機(jī)關(guān)單位養(yǎng)老保險檔案管理的探索研究

3.1建立統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，完善檔案管理的法律法規(guī)

要根據(jù)我國現(xiàn)有的規(guī)章制度，比如根據(jù)《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》等制定全國各個機(jī)關(guān)單位通行的養(yǎng)老保險檔案的表格形式和業(yè)務(wù)資料收集的程序，這樣就能最大限度地保證養(yǎng)老保險檔案的統(tǒng)一性。要完善養(yǎng)老保險檔案管理的法律法規(guī)，完善的法律法規(guī)是做好養(yǎng)老保險檔案管理工作的前提條件。當(dāng)前我國沒有一部全國性的社會養(yǎng)老保險檔案管理法律，所以，全國人大及其地方人大，要針對這種情況，積極聽取各方的意見，及時制定社會養(yǎng)老保險檔案管理的法律法規(guī)，這樣才能使養(yǎng)老檔案管理更加科學(xué)化、合法化、標(biāo)準(zhǔn)化。

3.2不斷強(qiáng)化機(jī)關(guān)單位養(yǎng)老保險檔案管理的意識

養(yǎng)老保險對于機(jī)關(guān)單位工作人員、對于其他行業(yè)的工作人員的都有著不可估量的作用，而養(yǎng)老保險檔案的也有著極其重要的意義。各級有關(guān)部門要真正提高養(yǎng)老保險檔案管理的意識，要認(rèn)識到檔案管理跟業(yè)務(wù)經(jīng)辦有著同樣的重要性，要不斷加大對養(yǎng)老保險檔案管理工作的開展力度，要從人力方面給予保證、在財力方面給予支持、在物力方面加大投入，只有這樣才能切實(shí)解決養(yǎng)老保險檔案管理工作中面臨的一系列問題。

3.3創(chuàng)新檔案管理模式，推進(jìn)管理信息化改革

傳統(tǒng)管理模式下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險檔案管理工作的開展主要是利用相關(guān)工作人員進(jìn)行手工收集和整理，工作效率不高。而當(dāng)前，信息化時代的到來對檔案工作提出了新的要求，具體如下：1）建設(shè)數(shù)字化檔案管理模式，通過利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、信息技術(shù)等現(xiàn)代化技術(shù)將傳統(tǒng)的文字資料轉(zhuǎn)換為數(shù)字化資料。2）建設(shè)自動化檔案管理模式，通過利用信息自動化技術(shù)建設(shè)養(yǎng)老保險檔案自動化管理，主要體現(xiàn)在自動提取關(guān)鍵詞并檢索、自動篩選并收集、自動處理檔案信息資料等方面。3）建設(shè)體系化檔案管理模式，通過利用數(shù)據(jù)融合技術(shù)及數(shù)據(jù)集成技術(shù)，提升檔案數(shù)據(jù)資料的通用性與兼容性。4）建設(shè)互動化檔案管理模式，通過增強(qiáng)檔案信息的互動性，促進(jìn)檔案管理系統(tǒng)優(yōu)化，提升服務(wù)質(zhì)量。通過檔案管理信息化的創(chuàng)新與改革，大大提升了檔案管理的工作效率和工作水平，推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險檔案管理的規(guī)范化、數(shù)字化進(jìn)程。

3.4養(yǎng)老保險檔案的科學(xué)分類、有序整理、標(biāo)準(zhǔn)化裝訂

檔案分類不僅是檔案管理中的一個工作程序，更重要的是在整個檔案管理工作中具有主導(dǎo)作用，養(yǎng)老保險檔案要確定分類標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)科學(xué)分類，這樣才能引導(dǎo)其它各項(xiàng)后續(xù)工作的有序展開。一般來說，對于國家和地方政府出臺的有關(guān)養(yǎng)老保險政策，可以按文件的出處、類型、文號、實(shí)施時間等要素分類歸檔，對于經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在養(yǎng)老保險管理工作中的各種記錄，比如保險登記證、各類報表、說明或證明材料等，可以按歸屬部門、材料類型、時間等要素分類歸檔，對于與參保人員個人有關(guān)的材料，比如繳費(fèi)手冊或卡片、人事命令、賬戶轉(zhuǎn)移情況表等，應(yīng)為每一個人單獨(dú)建檔進(jìn)行管理。在養(yǎng)老保險檔案管理過程中，還應(yīng)當(dāng)注意有序整理，規(guī)范編號，包括個人身份證號、養(yǎng)老保險編號、單位編碼、社保登記證號等在養(yǎng)老保險檔案管理中都要進(jìn)行整理和規(guī)范。把握業(yè)務(wù)規(guī)律，比如日常業(yè)務(wù)、月度業(yè)務(wù)、年度業(yè)務(wù)等，在養(yǎng)老保險檔案中要能清晰體現(xiàn)。對于已經(jīng)辦理完畢的事項(xiàng)，相關(guān)材料要及時分類歸檔，對于還在辦理過程中的事項(xiàng)，要注意及時跟進(jìn)，掌握動態(tài)，保持檔案材料之間的聯(lián)系，保證檔案的齊全完整。按照國家最新的檔案管理辦法，養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)類檔案必須裝訂成冊。裝訂材料，必須選用經(jīng)檔案行政部門認(rèn)可，符合檔案保護(hù)要求的安全材質(zhì)。裝訂檔案，一律采用案卷左側(cè)裝訂，并將左、下側(cè)對齊，采用“三孔一線”的方法裝訂。

總結(jié)：伴隨著養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)不斷拓展，社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)與工作量不斷增多，導(dǎo)致社會保險工作面臨著巨大的挑戰(zhàn)。因此，為了做好社會養(yǎng)老保險工作，國家政府部門與社會保險部門應(yīng)當(dāng)要增強(qiáng)對職工養(yǎng)老保險檔案的管理，確保養(yǎng)老保險參保對象的基本權(quán)益。

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