淺析信息技術在高校電子檔案建設中的應用

裴高華

摘要：隨著信息技術不斷發展與進步，信息技術已在各行各業得到應用。電子檔案的產生為高校檔案建設工作帶來極大飛躍，高校檔案工作在高校各個領域中扮演著十分重要的角色，在知識創新和應用，科研開發，高新技術成果轉化等方面發揮著不可替代的作用。

關鍵詞：信息技術；高校；檔案建設；應用

高校是高新技術、教學創新和教學改革的主要發源地，也是知識和人才高度集中地，高校檔案主要是針對教學和科研過程，按照立卷歸檔制度集中保管起來的文字材料、圖像、光盤等不同形式的歷史記錄，其見證了一所高校的發展歷史、教學管理改革、教學質量提升、人才目標建設等重大事件，也是從事教學科研活動必不可少的條件之一。

一、信息技術在高校電子檔案建設應用中的重要作用

1.信息技術的應用可以實現電子檔案的大容量存儲

信息技術能夠在高校電子檔案建設管理中得到應用，可以拓展高校電子檔案存儲的穩定性，實現電子信息大量存儲，還可以對不用類型的檔案信息進行針對性的管理。隨著信息技術的不斷應用，電子檔案建設管理能夠實現自動化和網絡化，并進一步提升檔案管理人員的工作效率。

2.信息技術的應用能夠提高檔案工作的質量和效率

信息技術應用到高校電子檔案建設管理工作中后，能夠進一步提高檔案信息的真實性和原始性，同時，還可以保證高校電子檔案建設的豐富性和全面性，有利于更好發揮高校電子檔案的作用和功能。此外，在高校電子檔案建設過程中，檔案分類、收集和開發工作也是一項十分繁雜的工作，如果電子檔案平臺管理不完善，上述幾項工作肯定會受到不同程度的影響，而信息技術應用到高校電子檔案建設管理中，能夠避免上述問題的產生，從而更好提高檔案工作的質量和效率。

二、高校電子檔案建設存在的主要問題

1.高校對電子檔案建設認識還不夠

目前，高校電子檔案建設還屬于比較新興的事物，很多檔案管理人員的思維模式和工作觀念還停留在過去傳統檔案建設管理思想中，對高校電子檔案建設的相關理論和知識認識性不足，缺乏對相關領域的全面認識，沒有將高校電子檔案和傳統檔案在工作形式、工作方法和工作對象之間的差異性進行很好的區分，對高校電子檔案建設缺乏系統性和長期性的規劃和建設。

2.高校電子檔案的真實性和原始性建設難度比較大

不管是紙質檔案還是電子化檔案，檔案數據信息的真實性和原始性都是體現檔案價值和功能的本質屬性。紙質檔案其原始性和真實性的形式比較單一，很容易區分，在辨別過程中比較簡單，而電子檔案在形成過程中信息很容易變動，信息形成之后能夠被管理員修改或者刪除，因此，電子檔案信息很容易失去真實性。再加上高校電子檔案和信息載體能夠分離，利用移動設備能夠對檔案進行轉移，在高校電子檔案建設和管理過程中，保證電子檔案原始數據的真實性是一項重要課題。

3.高校電子檔案建設范圍需要進一步明確

高校電子檔案建設需要借助現代計算機技術、網絡通信技術和數據庫儲存技術，實現三者的有效結合才能實現高校電子檔案建設管理。在高校電子檔案建設過程中需要我們進一步熟悉掌握高校電子檔案管理系統，儲存介質的儲存以及建立完善備份制度。當前，電子檔案系統建設還沒有一個統一標準，電子檔案建設范圍難以確定，導致高校電子檔案建設和管理的適應性、兼容性和通用性較差，系統運行存在極大的不安全因素，嚴重影響電子檔案的利用價值和正常功能的發揮。

4.電子檔案安全方面存在漏洞

高校電子檔案在建設過程中，主要利用計算機和網絡技術開展建設管理工作，而電子檔案文件在產生、傳輸和儲存保管過程中都會受到儲存介質、軟件系統和數字化環境的影響，因此，很容易遭受外界因素的影響，如電腦病毒、操作不當等因素嚴重威脅到高校電子檔案建設和管理的安全性。現階段，高校在進行電子檔案建設過程中對系統的安全性還沒有進行有效的評估，在存取過程中相關信息很容易被覆蓋，對檔案信息的原始性和完成性造成嚴重破壞，在檔案利用和管理環節方面還存在很多漏洞。

三、信息技術在高校電子檔案建設管理中的應用對策分析

1.加強檔案信息化基礎設施建設

高校檔案管理部門應該將電子檔案信息化工作納入到本單位的總體規劃中，加強電子檔案信息化基礎設施建設，提高檔案管理的計算機和網絡系統應用水平，進一步發揮好檔案室功能和作用。加強檔案管理內部局域網建設，在校園網上使用檔案網絡管理系統，進一步提高檔案管理系統的兼容性、適用性和適應性，真正實現高校電子檔案建設管理的數字化。

2.加強檔案信息資源建設

充分利用信息化檔案管理軟件，實現檔案管理數字化。在信息資源建設過程中要求學校各個基層單位將產生的檔案信息直接錄入到檔案網絡管理系統中，降低學校檔案管理部門工作人員的工作量，并能夠保證各個系部檔案原始信息的真實性，對加快實現檔案信息資源共享有很大幫助。另一方面學校檔案管理部門需要組織人力將高校原有的檔案卷目轉化為機檢數據信息，根據電子化檔案接受、保管、利用的相關技術手段，加強對各部門電子檔案的收集、鑒定、著錄和歸檔，保證有保存價值文件的真實性和原始性。還要嚴格按照紙質文件和電子文件并存的原則，對檔案有目的、有計劃實現信息化建設和數字化處理。

3.加強檔案信息化管理系統建設

檔案信息化管理系統建設既要滿足檔案信息化管理的要求，又要符合檔案信息化發展趨勢，加大對檔案管理軟件的推廣和應用力度，提高檔案信息化管理力度和信息化應用水平，為檔案信息交換和實現檔案信息資源共享奠定堅實基礎。加強高校檔案信息庫建設，將檔案數據為高校的重要信息資源去管理，將其納入到高校網絡辦公總體格局中，逐漸建成全校的文獻資源數據庫，在校園網絡平臺上有計劃的開放檔案目錄，并上傳已經公開的全部檔案信息，并提供相應的檔案服務工作。

4.加強檔案信息化建設保障力度

加強檔案信息化建設，提高檔案信息化管理力度和信息化應用水平，首先，要強化組織領導。學校領導層面要引起高度重視，要建立統一化信息化工作機制，將信息、檔案部門進行高效整合，成立學校檔案信息化建設領導小組，負責檔案信息化建設方面組織和協調工作，按照檔案信息化建設要求，做好自身信息生成和傳播利用工作；其次，加大投入力度。高校檔案信息化建設是一項周期長，投入大，見效慢的工作，因此，為了更好促進高校檔案信息化建設，學校領導要高度重視對檔案信息化建設的資金投入，將之納入到學校年度預算計劃中，確保足夠的財力支持；最后，要強化信息安全建設。要嚴格按照相關法規，在信息化系統建設過程中要充分考慮各方面的安全因素，特別是對于非公開的檔案信息禁止在網絡傳播，同時要采用身份認證、防火墻、數據備份等多項安全措施，避免泄密事件發生，保證檔案信息化系統運行的安全性。

參考文獻：

[1]牟麗娟.信息時代高校電子檔案管理芻議[J].中國成人教育，2014.

[2]孫文靖.高校電子檔案有效管理的對策[J].考試周刊，2012.