新形勢下如何做好高校接待工作

羅宇東

摘要：隨著我國高等教育改革的進一步深化，為贏得更加開放的辦學空間，高校之間、高校與社會各方面的交流日益增加，本文就新形勢下如何做好高校接待工作，順應新的發展變化，探討接待工作中存在的問題以及解決問題的思路。

關鍵詞：高校 接待工作

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A 文章編號：1009-5349（2018）07-0178-02

近年來，隨著經濟的快速發展、高校改革的深化，高等教育出現了前所未有的繁榮態勢，高校合并、新校區建設、擴大招生、教學改革等發展中既出現了共性問題，又因具體情況不同出現了個性問題，這使得高校之間需要相互交流，取長補短；在更加開放的辦學空間下，高校與辦學地地方政府各部門之間、各企事業之間的交流也日益頻繁；國際交流與合作越來越多。新形勢對高校接待工作提出更高要求，只有結合自身實際，積極探索更好反映本校辦學特色和文化的方法，不斷加強學習，才能推動接待工作的不斷創新，實現聯手合作，資源共享。

一、新形勢下接待工作的新特點

（1）接待內容越加廣泛。高等教育的高速發展使得學校更加注重內涵建設和質量的提升，人才培養、科學研究、科技成果轉化、服務地方經濟等職能要求高校要積極融入地方創新體系，加快區域合作，共建地方科技創新服務平臺，幫助企業建立研發中心，培育大學生創新創業基地等，高校接待地方政府和企事業單位的數量大幅提升。另一方面，學校近年來積極開展國際交流與合作，開展留學生教育，拓展國際合作項目，引進學術交流明顯增多，國際接待數量也隨之增加。

（2）接待工作的重要性更加明顯。接待工作不僅是對外宣傳的窗口，還是展現學校辦學實力的重要途徑，好的接待工作既可以維護學校良好形象還能贏得贊賞和機遇，而因接待工作疏漏造成的負面影響同樣意義深遠。

（3）對接待人員的綜合素質要求更高。接待人員不僅要求有實踐操作能力，經驗豐富，還應具備一定的理論水平、政治敏銳性、專業素養等，站的高度和眼界將決定接待工作的起點。

二、接待工作中存在的主要不足

（1）對接待工作重視不夠。表現為：一是在會議方面對會議的主題沒有深入思考和研究，不能提前就會議的性質、會議規格、會場布置要求提前與相關部門聯系、溝通。臨近開會，才著手準備，容易出現失誤。二是不注重細節。提供座次牌的名單沒有認真核對，出現錯誤，造成無法挽回的影響。三是需要領導參加的會議，沒有提前協調好，開會時領導不能按時到位。在對外接待方面，主要表現在對客人的情況不夠了解，對客人來訪的目的和要求沒有做到心中有數，隨意性大，沒有制訂具體的接待方案。

（2）服務意識不到位，服務水平不高。接待人員主動服務、跟進服務意識不強，工作做得不夠扎實，習慣于被動接受任務，在主動思考問題上做得不夠。比如，大型學術交流活動中參會教師、學生的組織工作往往出現失誤，一是在事前沒有嚴格提要求，出現學生遲到、早退、打電話、隨意進出等情況。二是缺少計劃性，要么會議室人太多，走廊、門口嚴重擁堵，要么偌大一個會議室人員稀少，缺乏應有的氛圍，這是對會議的組織者特別是外來的專家、學者的不尊敬，也影響學校的整體形象。三是缺乏人性化的接待服務，不能設身處地地從來訪者的角度去主動思考、把握細節，沒有超前意識，應變能力不強。前期籌備、服務過程跟進和總結歸檔等各方面對自己的要求不嚴格，認為差不多就行了，對細節重視不夠，常常是接待活動下來，大錯沒犯，小問題不斷，影響了活動的整體效果；四是檢查監督和落實不夠，缺乏親力親為的行為，效果往往不理想。

（3）規矩和程序意識較差。表現為不按規章制度和程序辦事。一是會議室的使用往往不按制度和程序申請，以為打個電話，口頭打聲招呼就行，特別是臨時會議的使用隨意性較大，超過預約開會時間，或直接取消，或不打招呼自行使用等，給會議服務工作造成混亂；二是對會議室的各種設備不夠愛惜，私自動用、調試、設置，隨意改變會議室結構，甚至損壞設施設備等；三是會標的制作不規范，座次牌的擺放不遵照慣例，會議議程隨意變動等；四是接待過程中對不同層次對象在住宿、膳食、用車以及對等接待、陪同領導方面沒有按制度和慣例辦，隨意突破和改變，造成了不必要的麻煩。

（4）合作意識欠缺。表現在：一是角色混淆，接待的主辦單位角色意識不到位，不能主動負責，不愿承擔責任，個別單位混淆了主辦單位負責主辦，相關部門協調、協辦的關系，認為反正都是學校的事，多一事不如少一事，主動思考的比較少。二是現在很多接待工作中涉及兩個或兩個以上主辦單位的，容易造成大家都不愿承擔責任，相互推諉的現象，這使協辦單位無所適從，很難操作，更不能達到預期效果。

三、新形勢下做好接待工作的幾點建議

（1）思想上高度重視，要把接待工作定位在促進學校改革發展的大局上，不能只看成日常的事務性工作。做好接待工作不僅能對內促進建設，對外擴大影響，還能在短短的來訪時間里充分體現一個學校的管理水平和工作作風。我們一定要在思想上高度重視會議服務和對外接待工作，站在更高的角度，以更廣的思維，花更多的精力研究、謀劃好服務工作，讓“服務無小事”的觀念深入人心。

（2）要謙虛謹慎，把接待工作當作學習的好機會。接待工作不是簡單的迎來送往，每一次面對面的接觸都是難得的學習機會，比如高校之間的交流因各自情況的不同既有共性又有個性，對方也會深入思考，這種請進來的交流碰撞同樣受益匪淺，好的接待工作能創造好的合作氛圍，對學校的發展起到推動作用。

（3）要強化大局意識、責任意識、規矩意識。接待任務能否圓滿完成，靠的是內部各部門之間的通力合作，沒有團結、高效的隊伍就不可能有高質量的接待工作，這就需要建立相關機制，加強部門間溝通協調，優化內部環境，為接待工作打下好的基礎。一是強化大局意識，時刻牢記自己的形象代表著學校的形象，站在全局高度謀劃思考和處理工作中的問題；二是強化責任意識，工作中做到有禮有節，既熱情周到又謹慎細致，時刻嚴格要求自己，以對學校高度負責的態度謀劃工作，做到主動、超前、高效、節約；三是強化規矩意識，對自己職權范圍外的事情要及時弄清情況并匯報，溝通商定后執行，對沒有把握或不清楚不了解的事情不擅自做主，不輕易承諾，而答應的事情就必須辦到，凡事講規矩講程序，符合禮儀標準的同時又考慮約定俗成，把握好分寸，不卑不亢。

（4）要努力提高接待素質和服務水平。接待工作是對外宣傳的窗口，有著其特殊性，服務對象多為校外人員，層次繁多，涉及面廣，要求高，時間不固定，臨時變化大。這些對接待人員的整體素質提出較高要求。一是要把握高等教育發展現狀和趨勢，關注發展中的熱點難點問題，要圍繞學校中心工作，緊扣學校發展脈搏，關心學校發展過程中的特點，理清思路。二是要增強服務意識，要有甘當綠葉的精神，工作中不僅熱情大方坦誠還要站在對方角度思考問題，善于發現和滿足對方的需求，一句看似不經意的話，甚至一個眼神都要讀懂并迅速作出反應，營造輕松愉快的工作氛圍，使客人賓至如歸。三是要努力提高服務水平。接待工作就是服務工作，注重細節、準確高效是工作原則。細節決定成敗，接待工作來不得半點馬虎，必須周密思考，謹慎行事。充分的準備工作是成功的前提，摸清對方情況如來訪目的、人數、性別、職務、宗教信仰、生活習慣等，在此基礎上擬定方案，包括迎送、會見、座談、儀式、宴請、參觀路線、交通工具、食宿安排等項目事無巨細。在實際操作過程中還應具備較強的應變能力和處理突發事件的能力，要根據具體情況隨時調整方案，溝通協調，查漏補缺，確保萬無一失。接待是服務，也是情感的交流，來訪的結束不是接待工作的結束，做好善后工作同樣重要，資料的整理、經驗和失誤的總結以及和對方的反饋等等。這是高水平管理和服務的體現，也是新形勢下做好高校接待工作的必然。

參考文獻：

[1]劉海濤.怎樣做好接待工作[J].秘書工作，2008（11）：192-193.

[2]丁坤.新形勢下高校對外接待工作優化的思考[J].文教資料，2010（11）.

責任編輯：劉 健