事業(yè)單位檔案管理中現(xiàn)代化方式的利用探討

敖茜

【摘 要】隨著時代的發(fā)展和進步，多元化的電子信息化管理方式開始走進人們的日常生活，并且給人們帶來很大便利。目前傳統(tǒng)的思維模式、管理手段面臨著巨大的挑戰(zhàn)與變革的需求。檔案管理，作為事業(yè)單位里面很重要的日常工作之一，所以關于各類檔案管理方式如何轉變研究方面需要進行研究分析，以便提高檔案管理的效率。本文主要就如何實現(xiàn)檔案管理與現(xiàn)代化管理方式相結合進行探討。

【關鍵詞】電子信息化管理；檔案管理；現(xiàn)代化方式

就我國現(xiàn)有體質而言，擁有事業(yè)編制的工作人員是基礎服務的主要力量，而且人數(shù)眾多。各個行政區(qū)域都存在自己的人事管理、檔案管理機構。在計算機信息自動化這些事物未出現(xiàn)之前，傳統(tǒng)意義上的檔案管理主要依賴文字記錄的方式，所以檔案的獲取、整理、存檔整個流程在時間花費上、人力消耗上都存在很大的資源浪費問題。現(xiàn)如今，由于計算機網絡的快速興起、自動化辦公也越來越方便、快捷、再加上電子文檔的便捷性，純質紙的辦公環(huán)境已經在悄悄地發(fā)生著變化。在企事業(yè)單位中，如何加快檔案管理模式的現(xiàn)代化方式轉變也在逐步被提上了工作日程。本文主要就如何將現(xiàn)代化的技術手段利用在檔案管理工作中進行相關論述。

一、檔案管理現(xiàn)代化方向轉變的意義

隨著科學技術水平的不斷提高，信息時代，人們越來越追求高效、快速地辦公效率。然而在效率方面，依然采用傳統(tǒng)的純質檔案管理、依靠文字記載的管理方式已經越來越滿足不了人們的需求。首先，傳統(tǒng)的管理方式，需要依靠大量的人力去對不同檔案資料進行維護、管理工作，檔案管理工作人員的工作量也相應的增加了許多。其次，如果要進行某一檔案信息的查詢，需要工作人員在數(shù)以千萬計的信息中去查閱，極大地增加的信息查找的難度，降低的員工工作效率，并且很大程度上增加了員工的勞動量，也浪費了很多的時間資源。再者，龐大的檔案文件需要一個合適的場地保存，隨著檔案資料數(shù)據(jù)的增大，對保存場所的要求也越來越高，同時給分類、整理、查詢等工作都帶來了很大難度。

而現(xiàn)代化管理方式的引進會極大的改變這一窘境。采用計算機辦公檔案管理系統(tǒng)，可以方便檔案信息的管理工作，降低工作人員的勞動強度，提高了檔案文件管理的辦公效率，同時提高客戶的最佳體驗度，節(jié)省必須要的時間資源浪費。更重要的是現(xiàn)代化檔案管理可以實現(xiàn)檔案信息紙質文件與數(shù)字文件并存的管理方式，方便了檔案信息的共享、復制與傳遞。

二、事業(yè)單位推進現(xiàn)代檔案管理方式的途徑

（一）加強完善檔案檢索、目錄管理方式

目錄管理是檔案管理工作中非常重要的內容之一，有了完善的目錄體系，工作人員才能更方便、快速完成檢索、查詢、定位工作。現(xiàn)代化過程需要選擇一套適用于本單位的目錄管理軟件，并且針對事業(yè)單位本身情況，按照檔案具體分類標準，建立對應的目錄資料信息，并將現(xiàn)有的檔案信息通過掃描或其它手段全部實現(xiàn)數(shù)字化，錄入到軟件系統(tǒng)中，方便后續(xù)管理操作。

（二）對檔案庫進行現(xiàn)代化管理升級

通過對企業(yè)自身檔案庫的分析、定位，對庫房管理選擇一套適合于自己的檔案管理系統(tǒng)。結合現(xiàn)代監(jiān)控技術，以及各個領域傳感器的使用，比如溫度傳感器、濕度傳感器、煙霧報警器等硬件設備的完美配合使用，通過計算機中央系統(tǒng)實現(xiàn)對檔案庫整個360度全方位視頻覆蓋監(jiān)控、并且對檔案庫的實際濕度、空調機柜、室內溫度，煙霧情況進行實時監(jiān)測。

（三）現(xiàn)代化技術應用于檔案輔助業(yè)務

檔案管理的日常工作并不限于簡單的檔案資料查詢、檢索這些，工作內容比較多樣，其中檔案信息文件的采集、整理，鑒定和歸檔、資源利用和相關信息統(tǒng)計分析等方面的工作也占了很大的比重，并且在處理時，會有很多的檔案信息需要做進一步的分析處理工作。現(xiàn)代化計算機系統(tǒng)的使用，能夠對上述數(shù)據(jù)信息進行科學的處理，提高工作效率和勞動質量。

（四）合理規(guī)劃檔案管理所需網絡環(huán)境

傳統(tǒng)的檔案文件資料只是存放于檔案管理中的原件文檔，當需要使用檔案資料時，需要很費勁的去事業(yè)單位的檔案管理部門進行檔案調閱，并且可能還需要層層審批，這對急需實用文檔信息的人來說無疑是一件令人頭疼的事情。隨著互聯(lián)網時代的到來，網絡可以帶來很大便利。由于檔案資料信息的私密性，事業(yè)單位在檔案管理現(xiàn)代化過程中，仍需要對文件信息的安全問題進行多方位的考量。在單位內部可以建立安全的局域網環(huán)境，或者專門用于檔案管理的安全網絡。進而促進資源信息的實時共享以及檔案管理與其他科室的溝通。

三、檔案現(xiàn)代化方式管理存在的缺點

隨著計算機網絡系統(tǒng)在事業(yè)單位檔案方面的應用，明顯可以看到這種現(xiàn)代化方式在給檔案管理帶來便利的同時，其自身也存在一些弊端。比如，文檔分離，由于檔案管理標準的不統(tǒng)一性，我們將在文檔口的前兩個階段當作文件，將其后兩不同階段當作檔案。另外，由于網絡環(huán)境的高度發(fā)達，網絡安全也不容忽視。在對網絡不斷升級換代過程中，檔案信息的網絡可靠性、安全性等問題也必須著重關注。最后需要對新系統(tǒng)下的辦公人員進行專業(yè)的業(yè)務知識培訓，提高工作人員的業(yè)務素養(yǎng)，避免由于一些低級錯誤引發(fā)一系列安全事件的發(fā)生。

針對上述問題，在對事業(yè)單位進行現(xiàn)代化建設的前期就要對網絡規(guī)劃、檔案內容一體化處理等內容進行前期的處理工作。選用一套比較成熟的軟件實施檔案管理工作的承載方，對檔案庫里面的檔案資料消除重復的環(huán)節(jié)，并且在管理過程中采用統(tǒng)一的標準。網絡方面，加強網絡安全建設，定期對網絡進行安全檢查，對檔案系統(tǒng)實行加密處理，以確保信息安全。

四、結束語

總的來說，事業(yè)單位現(xiàn)有的檔案管理辦法需要進行很大的改進，以提高企事業(yè)單位整體的辦公效率、把工作有效率盡可能的最大化，避免一些勞動密集型的工作輸出。單位應該從自己實際工作需要出發(fā)，選擇一套適合本企業(yè)的檔案現(xiàn)代化管理系統(tǒng)，注重傳統(tǒng)與現(xiàn)代化管理方式相結合，使現(xiàn)代化管理手段在檔案管理工作中可以被很好的使用，促進事業(yè)單位的現(xiàn)代化步伐。

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