如何進一步規范檔案管理工作

摘 要：檔案是人類文明發展的歷史產物，我們可以通過檔案搜尋歷史發展的軌跡與規律，能夠了解我國中華傳統文化以及歷史民族的輝煌業績。但本身屬于無形資產，也是一種寶貴的財富，對于企業經濟發展有著極為重要的影響作用。企業做好檔案管理工作能夠便于企業管理人員及時有效的了解企業的整體發展狀況，制定并調整工作策略，能夠提供準確的參考依據，同時也促進經濟社會的全面發展，能夠為社會與人民作出應有的貢獻。我們在此背景下前要分析如何進一步規范檔案管理工作，并提出具體的管理策略，希冀促進檔案管理工作有效延展現實，提高管理工作水平與效率，能夠充分發揮檔案管理工作應有的價值。

關鍵詞：檔案管理；信息化；企業發展

檔案管理工作是企業日常管理工作中的重要環節，檔案管理工作的規范化與標準化，能夠促進企業良性發展。但是目前我國大部分企業檔案管理工作存在較多的問題，嚴重制約著企業經濟可持續發展。大多數企業對檔案管理工作尚未重視，管理人員也并未對相關資料與數據進行及時的收集與整理，使得資料的完整性與安全性難以保障。在當前信息技術快速發展的時代下，信息技術已經廣泛應用于各行各業，所以在進行檔案管理工作，改革創新中也應當進一步運用信息技術，有效規范，能夠切實提高管理工作效率。

一、企業檔案管理工作發展現狀及原因分析

自從我國改革開放來，經濟水平快速提升，檔案管理工作也取得了一定的進步，但是我國經濟與發達國家經濟相比，仍然存在著較多的問題，由于企業管理人員并未充分重視檔案管理工作的重要性，也并未進行檔案管理規章制度，使得標準化與制度化發展不足。再加之部分管理人員，雖然有標準化、規范化意識卻缺乏有效的實施平臺，使得文件重復或者是無序，嚴重阻礙著檔案管理工作的進一步發展。檔案管理人員的綜合素質參差不齊，專業知識匱乏，再加之自身知識結構與職業道德素養亟待提高，企業并為加強信息技術資金投入，使得檔案管理硬件設施較差，或者是仍然采用手工操作，卻難以跟得上時代發展的步伐，無法對信息檔案進行及時有效的修改和處理，嚴重降低檔案的應用價值。

出現以上問題的主要原因在于，在信息化時代下，人們的日常生活與工作都與各類數據緊密相連，數據數量不斷增加，傳統的管理體系難以滿足人們多元化的發展需求，傳統的人工檔案管理模式，只是將紙質檔案進行收集與歸檔，操作速率與效率較低，也難以滿足大數據時代的發展要求。主要表現在信息處理時效性較差，缺乏靈活性與準確性等信息，難以實現有效共享，也難以拓展檔案管理工作的深度與廣度，以及社會海量的信息需求。由于領導對該項工作責任意識的缺失，使得檔案管理工作處于弱勢地位，大部分管理人員是閑散人員文化水平，水平參差不齊，部分工作人員對自身的工作也并未進行充分重視，或者是敷衍了事從而影響著檔案管理工作的進一步延展與創新。

二、規范檔案管理工作的具體策略

（一）提高檔案管理工作開放性

檔案管理工作主要是服務于社會，是社會與歷史的真實記錄，能夠為社會人民群眾提供準確的檔案信息資源，所以應當加強檔案管理工作的開放性，樹立以大眾服務為主的服務意識，能夠加強檔案管理工作，與人民群眾生活的緊密相連。同時，檔案管理工作人員應當開放個人意識，采用靈活多樣的管理方式，使檔案信息資料能夠與需求者的需求相貼合，并轉移檔案管理工作重心，加強信息資源的重組與創新應用上。能夠將被動式低層次的檔案管理工作，轉化為積極主動的高層次配送服務，最大程度的發揮檔案信息資源的價值與作用。

（二）創新檔案管理模式與方法

隨著我國信息技術的快速發展，在檔案管理工作中也應當進行改革創新，結合時代的發展需求，積極應用信息科學技術，擺脫傳統管理理念的束縛，能夠加強管理方法的創新。積極應用各種高新設備以及辦公自動化設施，能夠有效提高檔案管理工作效率。在當前市場經濟發展背景下，企業檔案管理工作的規范化與標準化發展，必須滿足企業檔案載體多樣化，能夠加強對管理對象的自動化服務，轉變思維方式，能夠將檔案管理工作重心調整至資源利用上，充分發揮檔案管理的價值意義。加強對檔案管理工作的經濟投入，使得檔案電子文件真實可靠，加強對當前工作的反思與創新，能夠探尋信息管理新道路，應用先進的科學知識，有效實現檔案信息資源共享，加強工作重心的轉移，將文件資料進行收集與備份，拜托檔案管理體系的滯后性與弊端，能夠對各類信息與文件進行有效生成備份，通過傳遞共享，加強對工作內容的全程監管，及時引入新型的管理方式。

（三）加快數字化管理發展

能夠加強對數字化檔案信息資料的收集與使用，能夠在專業人員的技術指導下，對各類數字化檔案信息資料進行歸檔與接收，運用計算機網絡實現各部門的高效配合，同時檔案管理人員完成本職工作后，將電子文件傳遞到檔案管理人員的計算機中，能夠有效的將文件進行集中存儲。企業檔案管理工作應當進一步重視電子文件與傳統紙質檔案管理，無論是哪種管理方式，都存在著自然災害或者是突發事件的侵害，所以應當充分做好預防措施，保障數字化檔案安全性將保管重心放置于信息安全性管理能夠加強企業硬件與軟件設施，能夠聘用專業的安全軟件與技術人員就職，切實提高檔案管理工作，數字化管理發展。

三、結束語

綜上所述我們能夠看出，加強檔案管理工作，規范化與標準化管理是信息化時代下的重要發展目標，也是提高企業市場競爭能力的重要方式。所以企業應當充分重視檔案管理工作的重要性，根據檔案管理工作發展現狀，并根據存在的問題展開分析與研討，切實采取有效的防范措施，能夠有效加強管理工作創新改革，促進企業檔案管理工作水平，更上一層樓。

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作者簡介：王閣（1975—），主要研究方向：檔案管理。