檔案館中查閱檔案管理的優化策略

摘 要：隨著我國經濟的不斷發展，大眾安全意識的不斷提升，其對檔案管理工作的關注度也在不斷提升。對于我國來說，檔案的發展是一個時代的標志，是大眾經歷的濃縮。在我國開展檔案管理工作，不僅是針對檔案保護的措施，同時也是針對文化遺產的保護措施。但是根據調查顯示，在我國當今的檔案管理工作中，仍舊存在較多問題。這些問題不僅會影響到檔案的安全性，同時也影響著我國經濟的發展。基于此，本文將對檔案館中查閱檔案的管理工作進行分析，找出其中存在的問題，并對其提出相關的優化措施。

關鍵詞：檔案館工作；查閱檔案；管理工作；優化策略

近年來，隨著我國經濟的不斷發展，以及大眾生活水平的不斷提升，多數城市都已經建立其相應的檔案館，并在其中設立了檔案查閱利用接待中心。該設施的成立不僅能夠對檔案實施一定的保護工作，同時也為大眾查閱資料提供了便利，因此受到廣大市民的贊同。但是，檔案管理作為一項新出現的工作，其自身必定會有一定的紕漏還沒有來得及完善。因此，在實際工作中，查閱工作人員一定要提升自身的工作態度，及時意識到問題的存在，并對其進行優化，以此降低工作損失。

一、檔案館中檔案查閱管理工作中存在的問題

（一）工作人員的理解性差，認識沒有達到應有的高度

當前，在檔案管理工作中，許多工作人員都沒有正確的認知[1]。他們認為，檔案管理工作就是形式主義，并沒有什么實質上的意義，也不需要一定的技術水平。并且，工作人員認為自身的工作方式幫助大眾查閱其所需要的資料，并將其他資料進行完整保存，因此，多數查閱人員在開展工作時，都沒有較高的工作態度，甚至部分查閱人員會產生消極怠工的心理。

（二）多頭管理影響了整體工作的完整性

根據調查顯示，在我國多數檔案館中，都會有許多檔案工作人員。而在這群工作人員中，位列管理級別的不在少數。這種問題的出現會讓檔案館出現多頭管理的狀況。倘若檔案館中出現多頭管理，檔案管理人員就無法完整地收錄信息，使檔案出現空檔或是丟檔的問題，進而影響檔案的安全性[2]。

（三）檔案管理傳遞方式不夠規范

當前在我國的檔案管理工作中還存在較多的問題。其中較為嚴重的問題就是傳遞方式。我國曾經明確指出，當人員開始流動時，其檔案應該隨之流動，但是當即多數檔案館卻不能進行及時調動，進而使得檔案出現丟失。此外，由于檔案管理不嚴，讓人員自行拿走檔案，隨意篡改，會在一定程度上降低檔案的準確性。

（四）檔案管理的工作人員數量不足

在我國的檔案管理工作中，由于其具有一定的機密性，所以對于工作人員的素質有極高的要求。但是由于我國對此方面工作的不重視，不注重專業人才的培養，使得多數地區的檔案館仍舊在使用傳統的管理方式。即使進行了一定程度的調整，但是由于沒有技術人員的操作，使得整體工作仍舊處于混亂狀態。

二、針對上述問題所提出的優化措施

（一）建立并完善科學的管理體制

一般來說，檔案館的查閱檔案管理工作是一項較為復雜的系統性工作，也是檔案館能夠穩定運行的基礎性工作[3]。因此，為了保證檔案館工作的順利進行，相關的檔案管理人員應該建立完善的管理體制。首先，國家的相關政府部門，比如中央辦公廳以及國家檔案局的相關部分人應該給予該項工作一定的支持，為其制定建立一定的規范性章程文件，或者直接通過正式渠道進行規章發布，以此為該項工作提供一定的法制援助。其次，檔案館應該嚴格管理檔案信息，并將查閱利用中心視為檔案館中的核心機構，為其配備專業的工作人員，規范各級人員的職責以及權力。在對檔案進行交接時，應該明確對方單位的職責，落實工作流程以及工作細節，健全檔案管理的保護機制，進而保證檔案的安全性。

（二）建立和健全規范的操作流程

查閱檔案的管理工作，既是整體檔案館工作中的一部分，同時也是一項獨立的工作，具有一套特殊的操作流程。因此，在實施該項工作時，相關的工作人員一定要提升自身的服務態度以及安全意識，為其制定完善的操作程序以及操作流程，并對其中的環節進行細化處理，明確各個操作環節的標準以及規范，進而使得整體工作能夠順利實施，并趨向規范化、標準化發展。同時此處值得注意的是，當查閱工作人員在對工作進行程序設置時，一定要分段開展實踐，確定流程適合于工作的開展，對于其中較為突兀的環節，工作人員應該及時進行優化處理[4]。

（三）采用一定的便民服務手段

隨著檔案管理工作的不斷發展以及不斷深化，大眾對于檔案的利用程度也在不斷加深。因此檔案館的工作人員在對檔案實施保護工作的同時，也應該對大家的需求進行分析，明確人們對檔案的需求特點以及需求趨勢，進而對檔案資料開展相關的匯編工作，為人們提供更加便利的查閱利用服務。其次，檔案館的相關負責人應該為大家配備工作素養較高且業務水平較優秀的工作人員，在為大家提供服務的基礎上，也能對檔案資料進行研究，通過現代化的咨詢服務，為大家提供更為優質的查詢服務。第三，檔案館可以通過網絡技術建設相關網站，并在檔案館中安裝自主查詢系統，在降低工作人員的工作壓力的同時，也能為大眾提供便利，拓展檔案資料的利用率。

（四）加強工作人員隊伍建設

在一定程度上來說，檔案信息管理是一項較為嚴肅的工作，并且其中信息具有一定的機密性。因此，在開展該項工作時，工作人員一定要有正確的工作態度以及工作素養，以此保證檔案信息的安全性。首先，檔案館的相關管理人員應該提高招聘人員的應聘條件：第一，前來應聘的人員一定經歷過相關專業技能的培訓，并持有相關的技能證書。第二，當確定其符合上述條件后，工作人員可通知其通過初試，并安排其開展一定期限的實習工作[5]。當實習期滿，并沒有重大損失后，方可通知其正式上崗。對于檔案館現存的檔案管理人員也應該對其進行一定程度的管理水平提升工作，比如定期組織其開展培訓，或是積極引進外來人才專家開展講座，幫助提高工作人員工作經驗和服務意識，完善的檔案管理制度，杜絕受賄等情況的發生，以此提升檔案管理工作的嚴肅穩定性。

（五）加大檔案管理工作的信息化建設

在網絡技術不斷發展的當今社會，大數據時代已然成為時代發展的趨勢。在這種形勢下，傳統的查閱檔案管理手段自然就無法滿足大眾的需求。因此，檔案管理的相關工作人員就應該及時更新自身的工作理念，加大工作的信息化建設。比如，在對單位或個人檔案進行管理時，使用計算機系統進行錄入，這一模式不僅能夠幫助工作人員降低工作壓力，同時也能提升工作效率[6]。同時，對于檔案館中的檔案信息，工作人員可以使用信息手段進行整理，并及時更新，為大家提供最新的消息，提升檔案查閱管理的便捷性。

三、結語

綜上所述，在檔案查閱管理工作中，工作人員是否具有認真負責的工作態度以及工作水平是決定整體工作能否順利開閘的關鍵性因素。但是在當今的檔案管理工作中，由于有的工作人員沒有正確的認知，加上有關部門沒有給予足夠的重視，使得該項工作仍舊存在許多問題。因此，相關部門一定要加大對此問題的重視程度，提升工作人員的工作素養以及工作意識，加大部門的重視程度，優化工作中出現的問題，進而促進檔案工作的順利實施。

參考文獻：

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[2]趙海蘭.淺析檔案館檔案管理中存在的問題及其解決措施[J].管理學研究，2011，01（12）：47-48.

[3]黃亞軍.檔案館檔案管理工作中的問題及其分析[J].平頂山工程學院學報，2013，03（14）：44-45.

[4]王彩玲.檔案局檔案管理工作的研究與分析[J].企業管理文化，2012，02（12）：25-26.

[5]何晶晶.檔案館中查閱檔案管理的優化策略[J].檔案管理工作，2015，05（15）：52-53.

[6]董淑華.檔案館中查閱檔案管理的優化策略[J].檔案局工作分析，2011，02（15）：14-15.

作者簡介：李自瓊，云南省昭通市檔案局。