PDCA循環(huán)在人事檔案管理系統(tǒng)上線中的應用

董影影，徐所鳳，沈亭婷

（揚州市婦幼保健院信息科，江蘇 揚州 225000）

揚州市婦幼保健院人事檔案管理系統(tǒng)上線工作需要協(xié)調(diào)多個職能科室共同參與配合，及時討論解決系統(tǒng)上線過程中出現(xiàn)的各類問題，將上線過程置于PDCA的4個階段當中，并通過4個階段的不斷循環(huán)實現(xiàn)系統(tǒng)的順利上線。

1 PDCA循環(huán)法在系統(tǒng)上線中的具體應用

1.1 計劃階段（P）

1.1.1 存在問題調(diào)研。自2016年3月系統(tǒng)上線以來，信息科組織召開了多次職能科室協(xié)調(diào)會，通過對會議內(nèi)容及會議結果進行梳理，發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)上線主要存在以下問題：（1）系統(tǒng)上線協(xié)調(diào)會無主要責任科室，會議討論結果不明確；（2）排班考勤規(guī)則提供存在難度，導致系統(tǒng)所需班次無法錄入；（3）各科室提供的菜單功能分類不清晰，權限分配不明確。；4）部分職能科室上線需求過于理想化，導致系統(tǒng)無法推進［1］。

1.1.2 QC小組。針對專業(yè)技術上線存在的問題成立QC（Quality Control Circle）小組（見表1）。

表1 QC小組

1.1.3 原因分析。專業(yè)技術檔案管理系統(tǒng)推進不暢，QC小組多次召開會議分析原因：（1）專業(yè)技術檔案管理系統(tǒng)由人事處去外院調(diào)研學習，綜合考慮各方面因素，決定要在我院部署此系統(tǒng)，但是在系統(tǒng)上線推進時人事處沒有明確責任；（2）護理及醫(yī)務人員班次種類多、考勤規(guī)則復雜，信息科協(xié)調(diào)多次，無最終班次及考勤規(guī)則；（3）各職能科室在提供菜單功能時，分類過于細化，權限沒有明確到科室；（4）部分職能科室要求在此系統(tǒng)內(nèi)實現(xiàn)醫(yī)德醫(yī)風考評及護理質(zhì)量檔案管理系統(tǒng)的內(nèi)容，不符合此系統(tǒng)上線初衷。具體原因分析見圖1［2］。

圖1 原因分析魚骨圖

1.1.4 確定目標及對策。無責任科室收集整合班次及菜單權限分配等資料是系統(tǒng)上線主要阻力之一，信息科針對此問題提出明確目標：（1）與院長室、人事處一起開會討論，確定此系統(tǒng)上線工作由人事處負責牽頭；（2）信息科配合人事處，與各職能科室召開協(xié)調(diào)會，完成班次、考勤規(guī)則、菜單權限等資料的收集。

1.1.5 制定計劃及實施方案。將系統(tǒng)上線分為前期準備、系統(tǒng)安裝、資料整理審核、系統(tǒng)推進、資料完善及上線前準備6個階段，針對每個階段制定目標及完成時間，以督促各科室積極配合系統(tǒng)上線工作［3］。其中，班次、考勤規(guī)則折算規(guī)則及專業(yè)技術檔案菜單權限分配等資料收集所占時間最長，也是計劃中必不可少的一個步驟。

1.2 實施階段（D）

1.2.1 明確各科室資料提供時間。由人事處牽頭、信息科全力配合，組織護理部、科教處、醫(yī)務處負責人進行開會討論，分析系統(tǒng)上線所需班次及菜單權限資料情況，并明確要求各科室提供資料的時間，為系統(tǒng)的進一步推進打下堅實基礎。

1.2.2 資料收集整理。人事處及信息科對護理部、科教處、醫(yī)務處進行督促指導，加緊收集系統(tǒng)所需資料的步伐，相關科室資料提供后，人事處及信息科對資料進行進一步的整合，資料整合完成后，由信息科與圖特公司工程師進行交接，共同對系統(tǒng)內(nèi)人員基本信息和班次進行維護，并根據(jù)相關科室提供的菜單需求對系統(tǒng)進行修改維護。

1.2.3 信息系統(tǒng)研發(fā)及測試。（1）由信息科與圖特公司工程師對接相關科室提供的需求，維護班次及菜單權限，并對系統(tǒng)進行開發(fā)測試；（2）與醫(yī)德醫(yī)風及護理檔案管理系統(tǒng)做接口開發(fā)與測試。

1.2.4 培訓推廣。（1）排班考勤請假流程的培訓：系統(tǒng)內(nèi)人員基本信息、班次維護完成后，信息科與人事處開會討論確定系統(tǒng)培訓時間，由信息科對考培辦電腦進行系統(tǒng)安裝、操作手冊的編寫，人事處組織考勤員參與培訓；（2）專業(yè)技術檔案的培訓：前期搜集的各科室菜單需求開發(fā)完成后，由人事處組織，信息科、醫(yī)務處、護理部、科教處、財務處、考培辦相關領導及負責人共同參與會議，對系統(tǒng)內(nèi)部分權限的分配等問題進行再次確認，并確定專業(yè)技術檔案的培訓時間，召集職能科室負責人進行科教研、醫(yī)務、護理專業(yè)技術信息的填報和審核培訓；（3）單獨對人事處進行人員基本信息的填寫、修改、人員調(diào)動等培訓；（4）單獨對財務處進行員工工資條發(fā)放操作的培訓。

1.3 檢查階段（C）

1.3.1 培訓后各科室使用意見處理。經(jīng)過兩次的系統(tǒng)操作培訓后，各科室積極使用專業(yè)技術檔案管理系統(tǒng)，并將使用過程中出現(xiàn)的意見及建議及時向人事處和信息科反饋，由信息科整理后與圖特工程師共同對接解決，其中包括部分員工基本信息的調(diào)整、考勤補休結余、請假流程優(yōu)化、專業(yè)技術檔案菜單的調(diào)整等相關問題的處理。

1.3.2 各科室使用情況監(jiān)測。人事檔案管理系統(tǒng)由人事處牽頭，通過對系統(tǒng)內(nèi)的排班考勤、專業(yè)技術檔案錄入情況等指標進行督導監(jiān)測，如各科室是否及時在系統(tǒng)內(nèi)進行排班，相關職能科室是否在系統(tǒng)內(nèi)錄入資料等，在系統(tǒng)推廣期間，建議人事處每周抽查一次，并將結果匯報上級領導，系統(tǒng)穩(wěn)定后每月檢查一次，以建立長效的獎懲機制［3］。

1.4 處理階段（A）

根據(jù)人事處的定期檢查結果和系統(tǒng)執(zhí)行情況，總結問題，并針對不足之處提出下一步整改計劃措施。如定期召集相關科室進行會議討論，協(xié)調(diào)存在的問題；對有關人員進行再培訓，加強系統(tǒng)應用能力水平的提升；另外，定期聽取使用科室的需求及建議，以便更好地為醫(yī)務人員的系統(tǒng)規(guī)范化管理進行服務［4］。

2 應用效果

系統(tǒng)從2016年9月初試運行以來，已有請假流程246條（紙質(zhì)假條已被完全取消），2016年9月底考勤上報率達到76%，工資條查看率為89%，10月份考勤上報率為88%，工資條查看率為97%，均呈上升趨勢，同時，系統(tǒng)運行過程中，各科室提出的寶貴意見也使系統(tǒng)的流程更加科學規(guī)范。到目前為止，系統(tǒng)各功能的使用率已達100%［5］。

人事檔案管理系統(tǒng)的上線，改變了我院人員信息管理的模式，從紙質(zhì)到電子化的管理，減少了人事處、護理部、醫(yī)務處等職能科室在人員管理方面的工作量，同時附帶的工資條發(fā)放及查看功能，受到了財務處及全院職工的一致好評，告別了紙質(zhì)工資條，節(jié)省了人力和物力。

人事檔案管理的成功上線及推廣，離不開人事處、信息科、護理部、科教處、醫(yī)務處及醫(yī)院各臨床醫(yī)技職能科室的共同參與和配合，利用信息化手段建立全院醫(yī)務人員的規(guī)范化管理，以信息推送的方式代替?zhèn)鹘y(tǒng)的人工管理，保證了人員信息管理的及時性和準確性。PDCA循環(huán)管理法在人事檔案上線中的應用效果顯著，不僅能夠明顯提升系統(tǒng)上線效率，還能明顯優(yōu)化系統(tǒng)整體流程，提升系統(tǒng)質(zhì)量，促進全院醫(yī)務人員的規(guī)范化管理［5］。

［1］陳家琴，戴瑞如，趙曉燕，等.應用PDCA循環(huán)持續(xù)改進醫(yī)務人員手衛(wèi)生依從性［J］.中華醫(yī)院感染學雜志，2016，26（1）：221-223.

［2］王 莉.PDCA循環(huán)管理模式在急診護理管理中的應用［J］.齊魯護理雜志，2014，20（15）：113-114.

［3］徐靈莉，鄧本敏，唐 玲，等.護理風險管理能有效提高糖尿病合并惡性腫瘤患者的化療療效［J］.第三軍醫(yī)大學學報，2013，35（4）：351-354.

［4］周立蓉，向孟剛，祝 青，等.PDCA循環(huán)法對婦科門診醫(yī)院感染控制的影響研究［J］.中華醫(yī)院感染學雜志，2015，25（10）：2382-2384.

［5］許紅霞，徐宇紅，阮 麗.PDCA管理模式對提升護理操作實踐能力的效果觀察［J］.實用臨床醫(yī)藥志，2014，18（22）：214-215.