大數據環境下企業檔案管理工作

李小春

摘 要：大數據時代的到來，給檔案工作也帶來了巨大的機遇與挑戰。無論是處于數字檔案管理階段，還是傳統檔案管理階段的企業，都應結合自身實際，積極應對，將大數據時代的信息技術運用于檔案工作，制度相應策略，開拓創新，實現大數據環境下企業檔案管理水平的全面提升，更好地為企業科研生產、經營管理服務。

關鍵詞：大數據；企業檔案；信息化；策略

隨著大數據時代的到來，企業在科研生產經營中產生了大量的結構化、半結構化、非結構數據，這些數據信息改變了以往企業檔案信息的構成，同時也影響著企業檔案信息的管理、開發、利用。大數據時代已經不是一個趨勢，而是一個不折不扣的現實，檔案部門及檔案工作者要盡快打破原有的思維定勢。從根本上對已經習慣的管理模式和管理方法進行重新思考、重新審視，只有努力跨越這道坎，才能進一步突顯企業檔案的工作價值。

1.概念

什么是“大數據”呢？所謂大數據，簡而言之就是巨量資料、海量資料。由數量巨大、結構復雜、類型眾多數據構成的大數據，是基于云計算的數據處理與應用模式，通過數據的整合共享、交叉復用形成的智力資源和知識服務能力。業界一般將大數據的特征歸納為“4V”，即數據體量巨大（Volume）、處理速度快（Velocity）、數據類型繁多（Variety）、數據價值高（Value）。

2.大數據時代企業檔案工作的新特點

2.1檔案信息資源管理思維需要轉變

從紙質檔案到檔案信息化再到大數據時代，企業檔案信息資源呈指數型增長，用現有的檔案信息化手段難以滿足大數據時代檔案信息資源管理。在大數據時代，檔案信息不再匱乏，而是泛濫，如何實現檔案數據長期可讀性、安全可靠性，并在海量數據中實現對檔案信息的挖掘分析，從而提供有價值的信息，是企業檔案管理面臨的又一新課題。

2.2檔案業務流程和方式需要革新

從檔案的收集、管理、利用等環節來看：在傳統管理方式下，“收”是各部門移交；“管”是手工管理，手工查詢；“用”是被動提供利用服務。而在大數據時代，“收”將是數據實時的、自動歸集；“管”將采用云平臺存儲、計算、分析；“用”則是分析、發現與預測，為社會、企業創造價值。

3.大數據時代做好企業檔案管理工作的策略

信息經濟學教授托馬斯·達文波特就前瞻性地指出：“一些公司已經把它們商業活動的每一個環節都建立在數據收集、分析和行動的能力之上了。所有的公司都可以從它們的成功當中學習”。一個好的企業應該未雨綢繆，從現在開始就為企業的數據收集和分析、管理做好準備，制定相應的應對策略，促進企業快速發展。

3.1 加強信息化基礎設施建設

信息化基礎設施是企業提高檔案管理能力的基石，企業要應用大數據技術提升檔案管理能力，必須在基礎設施建設上加大投入，建設先進的軟硬件和網絡設施條件，適應新的技術和管理需求。將檔案信息化設施建設納入到企業信息化設施建設的統一規劃中，提出自己的需求，總體規劃，保證信息化環境的同一性， 使數據可以無障礙地在企業內流動，得到一體化的管理。

3.2對檔案信息資源進行有效管理

大數據技術所處理的對象是以電子形式存在、能在網絡上傳輸的數據。要應用大數據技術促進企業檔案資源的開發、組織和利用，提升服務能力，電子化的檔案資源是基礎。應持續推進館藏檔案資源建設。這包括兩個方面：一是館藏存量檔案的數字化；二是增量檔案的電子化管理。所以首先要及時制定電子文件管理規范，建立有效的管理機制，避免電子文件資源的流失。其次要用企業統一的大數據管理平臺和工具對檔案大數據進行有效地管理。

3.3制訂檔案大數據管理的標準規范

制訂大數據環境下企業檔案管理的標準規范，是對企業檔案大數據進行科學、有序管理的前提。由于大數據環境下企業檔案管理是一個新的課題，這方面可供借鑒的經驗不多。因此，可以從三個方面來逐步推進標準規范建設：首先，在現有的電子數據管理規范中，根據新情況，增加有關大數據管理的內容；其次，借鑒國內外已有的探索成果，有選擇地吸收為適合自身情況的標準規范；再次，先從對某一具體事項如數據歸檔格式，歸檔業務流程等規范做起，逐步推進，最終形成完整的、宏觀的管理標準規范。

3.4加快電子檔案管理模式轉變

大數據環境下，傳統的檔案管理模式已經不適應變化，需要在許多方面進行變革。特別是在電子文件管理方式上，可逐步取消“雙套制”管理，改為以電子版作為唯一歸檔版本，解決電子文件獨立行使檔案效力的問題。通過技術和管理手段，加強對電子文件完整性、真實性的維護，嚴格歸檔要求，將電子文件及相關元數據、背景信息、生成軟件按要求進行完整歸檔。

3.5建立數據安全機制

大數據環境下數據安全需要采取安全技術措施與安全管理措施相結合的策略。針對大數據管理系統的風險，采用信息加密技術、防火墻技術、安全隔離與交換技術等傳統安全技術與分布式環境下新型的云安全技術相結合，保護數據形成、運行過程的安全，阻止非法獲取和修改，抵御來自內部和外部的攻擊。提高檔案管理系統的穩定性，建立有效的災備機制。

4、結束語

大數據時代的檔案工作是一項集計算機技術、網絡通訊技術、檔案管理技術于一體的創新性工作，是檔案部門及檔案工作者面臨的新課題。面對大數據時代的到來，企業只有抓住機遇，積極應對，提升檔案信息化水平，變革管理，將大數據時代的信息技術卓有成效的運用于檔案工作，努力探索新時代檔案信息化建設的新路子，更好地為企業科研生產、經營管理服務。

參考文獻

[1]李和平.《企業檔案工作規范》實施指南[M]. 北京：中國檔案出版社，2010.

[2]李小晨. 大數據時代背景下的檔案管理探討[J]. 云南檔案，2013（06）：48-50.

[3]蘭祝剛，惠英，李剛. 大數據時代下的檔案工作[J]. 中國檔案，2013（09）：74-75.