事業單位人事檔案管理的信息化發展探究

張英

摘 要：在當前信息化高速發展的時代，傳統的人事檔案管理完全不適合時代的發展，信息化的人事檔案的管理是必經之路。近些年我國的事業單位的人事制度發生了很多的改變，在當下的事業單位的人事管理中依然需要投入很大的精力，從而浪費了相應的人力、財力，對于人事檔案的信息化建設需要加強，對于存在的各種各樣的問題，我們基于這些問題的存在對于事業單位的人事檔案的建設進行探究。

關鍵詞：事業單位；人事檔案；信息化

1引言

近些年來我國的事業單位在工資待遇、工作聘任上的制度都有很大的改變。人事檔案管理作為人才信息的一種載體，里面詳細的記錄人才的學歷、工作經驗、個人背景、獎懲等各方面的信息，這樣有利于對人才的發掘和合理的運用。在我國經濟高速發展的道路上，對人才資源進行有效的管理和利用，是為了提高事業單位人事檔案的管理水平，大都采用信息化的管理模式，提高事業單位人事檔案管理的效率和質量，當然現在人事檔案的管理還存在一系列的問題，阻礙著人事檔案管理信息化建設的水平。從而需要對信息化人事檔案管理的存在的問題進行查找，對相應的問題采取有效的解決措施，進而改善現在信息化管理人事檔案的存在的問題，提高人事檔案管理的效率和質量。

2 加強人事檔案管理的信息化建設的重要意義

人事檔案記錄了人才的信息，通過個人的人事檔案可以了解到背景、履歷、工作經歷以及獎懲績效等信息。科學的人事檔案的管理可以有利于信息的及時獲取和人才的應用，提高人才的開發和使用。無論是對于個人還是各組織單位個人的人事檔案都是十分重要的，事業單位也一樣，對提高事業單位的工作效率明顯同時對事業單位的發展有著起著很重要的作用。然而，傳統的人事檔案的管理模式已經不適應現代的信息化的要求。傳統的人事檔案的管理只是記錄，計算機只是用來輔助記憶的功能。但是在數字信息化的高速發展的今天，人事檔案的數字信息化的管理是未來必然的。人事檔案信息管理之后對人事檔案的管理會更加的簡單便捷，通過利用計算機、掃描儀等一系列的現代化設備對現在檔案信息、圖片進行虛擬的轉換成電子數據，有利于對檔案信息的提取、篩選、分析等運用。電子數據便于保存長，連接互聯網后查詢個人信息更加快捷方便。又可以降低事業單位檔案管理的成本。當事業單位想了解某個人的人事檔案信息可以在電腦上屬于相關信息檢索就出來了。利用現有的網絡技術可將單一的脫機、聯機檢索變成智能網絡搜索，進一步提高人事檔案管理的工作效率。

3 人事檔案信息化建設中存在的問題分析

3.1 事業單位人事檔案管理的軟、硬件差異

不同企業間對人事檔案管理的要求不一，從而導致各個單位開發的檔案管理軟件功能各不相同，差異也很多，這樣以來軟件之間的互通就是一件很難的事情。目前來說各單位的硬件設施都配備的相差無幾但是在管理的模式依然是以人輸入為主，計算機輔助，在一定程度上影響到了事業單位的人事檔案信息的啟動。

3.2 檔案管理人員的素質不一

人事檔案的管理人員很大一部分都沒有受過專業培訓也缺乏一定的專業知識或者對專業知識了解的不夠多。盡管事業單位也有一些專業的檔案管理人員對于檔案的管理也有深厚的工作經驗，但是他們一直都用傳統的管理的模式，長期的使用傳統的管理模式對他們來說一時半會改過來很難。從而使他們對于新興事物的接受有一定的難度，還有在一定程度上不愿意去接受新事物同時也缺乏一定的認識。事業單位的人事檔案的從事人員更換頻繁，新到人員對于業務不熟悉造成工作上的困難。

3.3 人事檔案的利用率低

有些事業單位的人事檔案的管理工作處于被動的狀態，主要目的是為了應付上級領導的檢查。人事檔案能夠提供的信息很少，除了基本信息幾乎也沒什么重要的信息，在人才選拔和培養方面的就很少，甚至有些人事檔案中涵蓋虛假信息，利用率比較低。

3.4 資金投入有限現有設備無法滿足需求

事業單位要建設信息化的檔案人事管理系統，就需要一定的軟件和硬件設施，在這個信息化的建設上需要很大一筆資金的投入。人事檔案的信息化管理不是幾臺電腦外加幾臺掃瞄儀等幾臺設備就可以搞定的，它是需要全面系統的信息化設備。這些設備的配置和系統的完善都需要大量的資金投入，后期也是需要專業的人員來維護的。同時也需要培訓一批使用這些設備的人員，這一系列的經費都需要從單位的經費中支出，而檔案的管理在整個單位中一直處于從屬的機構沒有太大的分量，所以有些單位不愿意拿出大量的資金用來投入檔案管理的信息化，以至于檔案管理的信息化建設在各事業單位中的進程緩慢。

4 推動人事檔案管理信息化發展的創新思路

4.1 引入先進理念，提高管理人員素質

在檔案管理的過程中一切都是圍繞著人來進行的，檔案管理人員的素質很大程度上影響檔案管理信息化的建設，因而對于管理人員對管理檔案信息化的意識要加強培養。雖然現在信息化在飛速的發展但是人們觀念守舊依然需要引進一些先進的理念，只有從思想上提高認識、重視、明確信息化建設的重要性，才可以從根本上提升檔案管理的信息化建設以及信息化程度，同時也需要培養出一批專業、具備高素質的檔案管理人員。隨著時代的變革，信息化的不斷發展對于檔案管理人員的要求也會不斷地提高。要求管理人員不僅僅只會管理檔案同時也要具備專業的技術知識，由于檔案管理工作的特殊性也要有對個人檔案信息保密的職業素養。所以檔案管理人員要具備良好的道德素質也不斷的對其進行綜合能力的培養、職業道德教育和良好的思想覺悟，這樣的管理人員才可以讓檔案的信息管理工作做的更好。

4.2 人事檔案管理信息化數據庫的建立和安全防護

管理人員要嚴格遵守有關檔案管理部門關于建立檔案數據庫的各項規定條律，認真負責建立起科學、規范的事業單位人事檔案的數據庫。同時需要強調的是信息技術為檔案的提取提供了快速、高效的方法與手段，但也給檔案的管理帶來一定的安全問題，確保人事檔案的安全是每一個事業單位不得不考慮的問題，要建立起檔案管理的機制以及不斷完善的信息保障體系，來保證檔案信息的保存安全同時也要規范檔案借閱的管理機制來保證檔案借閱的信息安全，加強對檔案管理人員的職業操守教育和安全技能的培訓。

4.3 解決資金問題，健全管理機制

檔案的管理大多是是由基層單位和上級主管來負責的，但是基層單位較少的人事檔案，這樣投入較多的資金和社員來建立信息化的管理幾乎是不可能的，也不會引起上級領導的重視，畢竟檔案的管理沒有利潤可以創收入，眾多的基層單位都去改善管理模式建立檔案管理信息化是不可能的，但是集中起來管理這樣的話不僅可以引起上級領導的重視也對檔案管理資金的缺口迎刃而解。這樣可以投入較少的人管理眾多基層單位的人事檔案工作。這樣也易于形成管理的統一標準也解決了一系列的問題。對于記錄在檔的人事檔案應從人事管理入手查漏補缺，完善各個流程的機制，切實建立人事檔案管理的制度，在人事檔案的管理上遵循統一領導、統一管理、統一制度的原則，隨著技術的發展檔案管理部門也要與時俱進，確保檔案的信息化管理實用有效。

5 結語

事業單位的人事檔案管理信息化的建設對于事業單位的體制改革創新和實現對人事檔案的信息化管理意義深遠。對于當前我國事業單位要利用現代化技術不斷地加強事業單位對人事檔案管理的信息化建設。

參考文獻

[1]曲健.事業單位人事檔案管理的新思路[J].辦公室業務，2013（10）.