“全員皆檔”意識在水電站項目檔案管理中的應(yīng)用

夏巧榮

摘 要：隨著我國經(jīng)濟社會的不斷發(fā)展，作為綠色能源發(fā)展的水電站項目的也得到了較好的發(fā)展，近年來，我國百億、千億投資的水電站不斷開發(fā)建設(shè)，需要不斷的提高水電站項目檔案管理的過程，面對業(yè)主、設(shè)計、監(jiān)理、施工等參建各方參差不齊的檔案管理水平，對項目參建各方的水平，需要進行有條不紊的管理和提升。本研究引入了管理項目的“全員皆檔”的意識，探討了全員皆檔意識在水電站項目管理的應(yīng)用，旨在促進水電站項目更好的管理。

關(guān)鍵詞：全員皆檔；水電站；檔案管理

1 引言

為使“抓檔案管理就是抓項目管理”的理念”運用到實踐中去，某水電站建設(shè)單位在檔案管理的過程中，使用“全員皆檔”意識在這個過程中進行應(yīng)用，為的是更好的推動水電站項目建設(shè)和檔案管理工作相融合，確保項目建設(shè)質(zhì)量和檔案今后利用。

2 項目檔案管理概況

本電站項目檔案是項目建設(shè)歷史的真實記錄，是開展工程建設(shè)、管理、運行、維護的重要依據(jù)和條件。該工程從開工建設(shè)以來，由于公司重組前歷史原因，檔案管理意識薄弱，因此，公司重組后，公司領(lǐng)導(dǎo)堅持“抓檔案管理就是抓項目管理”的理念，一直貫徹從規(guī)章制度入手抓規(guī)范化建設(shè)，從提高素質(zhì)入手抓隊伍建設(shè)，從嚴格把關(guān)入手抓檔案驗收的思想，使工程檔案管理工作得以順利開展。在公司領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，設(shè)計、監(jiān)理、施工、建設(shè)等各參建方的大力支持及檔案人員的共同努力下，本電站工程檔案管理工作步入正軌，形成了一套較為完整的檔案管理體系。工程檔案按工程進度完成了收集、整理、分類、組卷、歸檔、移交等工作，順利通過國家檔案局項目檔案驗收。

3 水電站項目檔案管理重要性與特點

在水電站項目的建設(shè)過程中，會產(chǎn)生大量的文件、圖紙、照片等，這些是水電站建設(shè)的重要組成部分，如果檔案的缺失或者部分損壞都會造成項目驗收出現(xiàn)不合格的情況，導(dǎo)致工程無法正常完成，阻礙工程的驗收。就目前現(xiàn)實的工作狀況，很多領(lǐng)導(dǎo)對于水電站項目的檔案管理工作存在很大的問題，出現(xiàn)了不重視的，忽略檔案管理的狀況，或者因為各種原因無法對檔案資料進行有效地收集和整理，累計到最后出現(xiàn)了文件資料的不完整。為了避免出現(xiàn)這樣的情況，應(yīng)該對領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)的檔案管理人員進行相關(guān)的培訓(xùn)和教育，增強領(lǐng)導(dǎo)檔案意識尤為重要，上級領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)檔案管理的各種要求進行下達命令，下級的工作人員進行嚴格的執(zhí)行和工作，只有上級領(lǐng)導(dǎo)的重視加上工作人員的積極落實工作，全面的進行配合和管理，才能高效率的進行完成各項管理工作。

4 “全員皆檔”意識在水電站項目檔案管理中的應(yīng)用

4.1 樹立“全員皆檔”意識，夯實公司基礎(chǔ)管理工作

一是增強專業(yè)部門人員“檔案意識”。公司領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案管理在公司管理過程中重要的作用，抽出各專業(yè)人員對工程、合同資料甄別把關(guān)，確保案卷質(zhì)量。二是增強新入職員工“檔案意識”，對近幾年分配的年輕大學(xué)生入職的第一課，除了短期的行規(guī)安全生產(chǎn)教育后，就是必須進行檔案制度、規(guī)定的學(xué)習(xí)，并嚴格要求他們進行案卷錄入、裝訂等繁雜的工作。這其中有重點院校的研究生、國外留學(xué)生、大學(xué)生等，通過對檔案工作的了解和參與，既磨練了年輕人的意志，又對公司的工作進行了系統(tǒng)化的了解，規(guī)范了自己的工作程序，加快了員工成長。

4.2 提高檔案人員業(yè)務(wù)水平意識

一是公司定期組織專（兼）職檔案管理人員參加檔案行政管理部門組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，把檔案法律法規(guī)教育納入公司檔案管理人員日常培訓(xùn)范疇，幾年來，公司先后派出數(shù)名專兼職檔案人員參加省檔案局業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)培訓(xùn)。二是采取走出去、請進來的方式，組織檔案人員到兄弟單位學(xué)習(xí)取經(jīng)，請科技檔案專家到現(xiàn)場結(jié)合工程建設(shè)的實際，進行咨詢和指導(dǎo)，從而強化提高了檔案人員的業(yè)務(wù)水平和技能。三是公司檔案人員定期到各參建單位對其檔案人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)指導(dǎo)，以督促提高案卷質(zhì)量。

4.3 增添設(shè)備、加強防護，確保檔案實體和信息安全

公司高度重視檔案的安全管理。根據(jù)檔案管理需要，優(yōu)先配備庫房及各類先進的設(shè)施設(shè)備，滿足未來10年的檔案工作要求，為檔案工作提供了良好的工作環(huán)境和物質(zhì)條件。公司還加強了檔案信息化管理，投入檔案管理專項資金，開發(fā)檔案管理軟件，利用檔案管理軟件對竣工檔案進行登錄、分類、歸類、歸檔、立卷，編目、排架，節(jié)省了時間、人力，方便了檢索與查找，大大提高了工作效率，強化了對檔案原件的保護。

4.4 抓好源頭，嚴格控制，增強參建單位“檔案意識”

重大項目工程檔案工作是一項很重要的基礎(chǔ)工作，也是一項十分重要和艱巨的工作。由于建站時間較長，檔案資料數(shù)量多、涉及面廣、要求高，檔案工作收集非常困難，因此公司嚴格要求參建單位按規(guī)范進行組卷；公司組織了工程專業(yè)技術(shù)人員對收集的檔案材料展開鑒定、審查，對其中分類不合理、組卷及裝訂不規(guī)范等不合格的檔案責(zé)令限期整改，反復(fù)幾次，使檔案的編制質(zhì)量和案卷質(zhì)量都有較大提高；對施工單位移交的竣工檔案，要求填寫檔案交接憑據(jù)、竣工資料移交清冊、電子版本，并由施工單位項目負責(zé)人、監(jiān)理負責(zé)人、公司專業(yè)負責(zé)人簽字核準后向公司檔案資料室移交，雙方認真核對移交清冊，并履行簽字手續(xù)，移交清冊雙方各留一份備查，確保檔案齊全完整。

4.5 增強檔案服務(wù)意識，充分挖掘，彰顯檔案工作作用

公司檔案部門充分利用檔案資料積極服務(wù)于公司經(jīng)營管理工作。幾年來，通過提供全面可靠的依據(jù)和憑證，為公司取得了良好的社會效益和經(jīng)濟效益。例如曾經(jīng)被評為了“中國電力優(yōu)質(zhì)工程獎”；通過提供工程項目建設(shè)前期、建設(shè)期、運行期大量的檔案資料，為公司創(chuàng)造了年收入幾千萬的經(jīng)濟效益。

5 結(jié)語

綜上所述，本研究闡述了水電站項目管理的重要性和特點，針對新的形式“全員皆檔”進行闡述，提出了“全員皆檔”意識在水電站項目檔案管理中的應(yīng)用，通過全員皆檔意識的應(yīng)用推廣，為的是更好的進行水電站項目管理工作的開展，推動水電站管理工作的進行。

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