基于信息化的物流企業檔案管理分析

摘 要：物流企業作為我國企業的重要組成部分，對于我國企業的發展和經濟的發展都起到了積極的推動作用，檔案管理工作作為物流企業中重要的組成部分，對于物流企業在人事工作的建設中具有重要的作用，但是隨著信息化的不斷加強物流企業傳統的檔案工作方法已經無法適應信息化社會的發展要求，出于信息化的要求物流企業的檔案管理工作必須要進行信息化的建設和轉變才能適應發展的需要。

關鍵詞：物流企業 推動作用 檔案管理工作 信息化

1 前言

自我國在2011年正式加入世界貿易組織之后我國的物流行業得到了飛速的發展，一方面是由于進出口貿易的不斷增長刺激了物流企業的發展，另一方面是因為發展我國內需經濟的要求推動了物流企業的發展，物流企業在飛速發展的同時也忽略了一些基本工作的建設，物流企業中的檔案管理工作便是其中一項被忽視的工作，在信息化日益強化的今天，物流企業在檔案管理工作中的一些問題逐漸被放大出來，引起了企業和專家們的重視。檔案管理工作作為物流企業工作中的重要組成部分，對于物流企業在人事、生產等工作中都有著很重要的地位作用，因此在信息化的時代背景下做好物流企業的檔案管理工作是社會發展的需要也是物流企業自身發展的需要。對于物流企業在檔案管理工作上的信息化的建設將是物流企業在未來檔案工作中的重要方向和進步的動力。

2 物流企業檔案管理作用分析

對于物流企業在信息化的檔案管理工作上的建設首先就要明白檔案管理工作對于物流企業來說扮演著怎樣的角色，以及檔案管理工作對于物流企業都有哪些重要的價值。

2.1 物流企業檔案管理減小企業經營風險

物流企業在日常的經營管理中是存在著相應的風險的，任何企業在經營中都會面對風險因素，風險是企業不可避免的，但是企業可以通過一定的方式方法來有效的減小和避免風險的發生，之所以說檔案管理工作可以有效的減小物流企業的經營風險是因為檔案管理也是物流企業在管理中的重要一環。對物流企業的管理工作有著深遠的意義。物流企業通過有效的檔案管理工作可以保護企業的知識產權不被侵占，這樣物流企業才能夠可持續性的發展下去，而且物流企業加強檔案管理工作也是對自身商業機密的一種有效保護，物流企業的商業機密是物流企業生存發展的關鍵，所以檔案管理工作可以有效的減小物流企業的經營風險。

2.2物流企業檔案管理可以增強企業競爭力

在信息化的今天企業之間的競爭力是企業生存的有效保障，哪個企業的競爭力強，哪個企業就更容易在激烈的市場上得到存活和發展，檔案管理工作可以讓企業的管理工作變得更嚴謹更合理，讓企業在內部建設中有一個堅定的基礎，優秀的檔案管理工作會更有利于對物流企業員工進行管理，也有利于員工對物流企業的認同。員工是一個企業在市場競爭中的有效武器，優秀的員工可以增加企業的市場競爭力這是毋庸置疑的。所以加強企業檔案管理工作也是有利于企業在市場競爭中的地位提高。

3 信息化條件下物流企業檔案管理現狀分析

3.1 物流企業領導對檔案管理工作缺少足夠重視

絕大多數物流企業的領導對于檔案管理工作都缺少足夠的重視，對于檔案管理工作沒有形成正確的思想認識。好多物流企業的領導只注重物流企業在經濟利益方面的追求，認為檔案管理工作對于物流企業來說并不重要，檔案管理的硬件設施也需要很大的資金投入，尤其在南方由于空氣濕度大對于檔案的保管工作難度就更加加大，出于經濟利益的考慮，物流企業領導不愿意在檔案管理硬件上投入過多的財力和精力，認為檔案資料只要有可以用就行。從思想上對于物流企業的檔案管理工作就沒有足夠的重視，長期以往便使物流企業的檔案管理工作出于忽略和停滯的狀態。

3.2 物流企業檔案管理信息化不足

不光是物流企業，在我國所有企業的檔案管理工作中傳統的工作方法都是通過紙質的檔案文件來進行完成的，紙質的檔案管理工作從目前來看是無法取代的，但是紙質的檔案管理工作不利于檔案工作的辦公效率，而且物流企業的人員流動性是非常大的，尤其是針對好所配送貨物的員工來說，經常會有兼職的工作方式和合同工的工作方式出現，傳統的紙質檔案管理在進行員工檔案流行性方面整理工作時由于物流企業員工的流動性大工作起來是非常麻煩和消耗時間的，而且還在進行檔案管理時很容易出現檔案丟失的現象，這為物流企業的檔案管理工作帶來了巨大的麻煩，信息化的檔案建設可以有效的解決這個問題，但是目前我國物流企業在信息化的檔案建設上還是不足的。

3.3 物流企業檔案信息化人才不足

物流企業的檔案管理工作想要可持續性的發展下去就必須要進行信息化的檔案工作建設，信息化的檔案對于人才的要求是很高的，要求檔案管理人員不但要具有檔案管理技能同時還要具備信息化的技能。但是目前在我國的物流企業中別說信息化的檔案管理人才了，好多物流企業的檔案管理工作人員都是緊缺的，由于物流企業對于檔案工作的不重視導致好多物流企業的專門檔案管理人員都是緊缺的，好多物流企業的檔案工作人員都是臨時的，都是兼職來完成的。所以優秀的信息化檔案管理人員更是寥寥無幾的。

4如何有效加強物流企業檔案的信息化建設

4.1 物流企業要強化企業領導的信息化意識

上文已經說到物流企業領導對于檔案管理工作存在著不重視的現象，這嚴重的影響了物流企業的檔案管理工作的發展，如今對于信息化的檔案管理物流企業領導肯定也是不重視的，因此物流企業想要加強信息化的檔案管理就一定要改變物流企業對于信息化檔案管理的認識。

4.2物流企業要加強檔案信息化基礎設施建設

物流企業想要做好檔案管理工作的信息化建設就一定要加強企業在檔案信息化方面的基礎設施建設，包括物流企業信息化的檔案工作環境，包括物流企業信息化的硬件設施建設等，具體的物流企業要加強對企業計算機方面的投入力度，讓檔案管理人員都能夠通過計算機來進行檔案管理工作的辦公。

4.3 物流企業要重視人才的培養和引進

物流企業檔案管理人才缺失嚴重的影響到了物流企業的信息化檔案建設工作的開展，對好多物流企業中只有一個檔案管理人員進行檔案管理工作，一個檔案管理人員進行檔案管理工作是遠遠不夠的，更何況好多物流企業的檔案管理人員還是兼職的，這種形式是肯定行不通的，所以物流企業想要有效的做好物流企業的檔案信息化建設就一定要重視檔案管理人才的培養和引進，通過定期組織檔案管理人員的培訓學習來提高檔案管理人員自身的素質，在檔案管理工作中投入相應的資金來吸引優秀的檔案管理人員加入到物流企業的檔案管理工作中。只有通過對檔案管理人才的培養和吸引擦能夠有效的促進物流企業的信息化檔案工作建設。

5 結語

信息化的檔案建設工作是物流企業未來發展的重要方向，也是物流企業檔案管理的內在要求。是對物流企業傳統檔案管理工作的完善和創新，但是我們要清晰的認識到傳統的物流檔案管理工作中的一些優秀之處是不能被替代的，信息化的檔案管理只是物流企業對于檔案管理工作的完善和加強。

參考文獻

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作者簡介

黎珊珊（1988-）女，漢族，廣東省廣州市，本科，畢業于哈爾濱師范大學；研究方向：檔案管理。