淺論信息技術(shù)在林業(yè)調(diào)查規(guī)劃?rùn)n案管理中的應(yīng)用

段麗娟

摘 要：在信息化技術(shù)迅速發(fā)展的新形勢(shì)下，信息技術(shù)的應(yīng)用已逐步滲透到人們工作和生活的各個(gè)環(huán)節(jié)之中，林業(yè)檔案管理工作既面臨著挑戰(zhàn)，也面臨著發(fā)展的機(jī)遇。本文簡(jiǎn)要分析了在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，要對(duì)林業(yè)檔案管理工作中出現(xiàn)的種種問(wèn)題進(jìn)行分析解決，才能提升林業(yè)檔案管理工作的效率，發(fā)揮其對(duì)社會(huì)的作用。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；檔案管理；對(duì)策

科學(xué)技術(shù)在不斷進(jìn)步，社會(huì)經(jīng)濟(jì)在快速發(fā)展，各種現(xiàn)代化信息技術(shù)也被越來(lái)越多的應(yīng)用到檔案管理過(guò)程中，逐步使相關(guān)工作人員從效率低下的手工模式，逐步走向了網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化的新模式。在信息化時(shí)代中，林業(yè)檔案管理部門(mén)不能落后于社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展新趨勢(shì)，要運(yùn)用各種信息化技術(shù)武裝自己，讓檔案管理的工作變得更加的科學(xué)化，有效積極應(yīng)對(duì)信息化時(shí)代的新要求，有效發(fā)揮林業(yè)調(diào)查規(guī)劃?rùn)n案的價(jià)值作用。

1 林業(yè)調(diào)查規(guī)劃?rùn)n案管理進(jìn)行信息化建設(shè)的重要性

1.1 有利于推進(jìn)林業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)

在林業(yè)檔案管理工作過(guò)程中必須要盡快、盡早的利用各種現(xiàn)代化技術(shù)方法，不斷提高檔案的有效利用率，這樣有利于檔案管理部門(mén)的功能轉(zhuǎn)型升級(jí)，從檔案數(shù)據(jù)的簡(jiǎn)單保管轉(zhuǎn)型升級(jí)為檔案數(shù)據(jù)信息的綜合處理，這能夠進(jìn)一步加快信息化技術(shù)在林業(yè)調(diào)查規(guī)劃?rùn)n案工作中的應(yīng)用。

1.2 有利于林業(yè)檔案工作的科學(xué)化、系統(tǒng)化

信息化技術(shù)的運(yùn)用，使得進(jìn)行資源遠(yuǎn)程共享變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)，這有利于提現(xiàn)檔案資料管理工作的實(shí)踐作用，使檔案利用的服務(wù)工作從傳統(tǒng)的人工服務(wù)逐步走向智能化服務(wù)。通過(guò)信息化技術(shù)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行升級(jí)改造后，可以使檔案管理工作具備強(qiáng)大的數(shù)據(jù)分析與整理功能，可以為實(shí)現(xiàn)林業(yè)部門(mén)現(xiàn)代化建設(shè)提供詳實(shí)的數(shù)據(jù)支持。

1.3 有利于完善信息化檔案的安全使用體系建設(shè)

傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案經(jīng)過(guò)長(zhǎng)時(shí)間放置之后，容易因潮濕、蟲(chóng)蛀等因素出現(xiàn)紙張泛黃，變脆損壞的現(xiàn)象，不利于重要信息的保存。隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，林業(yè)檔案管理部門(mén)要將各種信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，要對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)化模式的處理。面對(duì)電子林業(yè)檔案，只需要輕點(diǎn)鼠標(biāo)就能快速找到相應(yīng)的文件，這樣提升了相關(guān)工作人員的工作效率，節(jié)省了不必要的時(shí)間浪費(fèi)。電子檔案的出現(xiàn)大大提高了檔案的安全系數(shù)以及傳輸信息的速度。

2 林業(yè)調(diào)查規(guī)劃?rùn)n案管理進(jìn)行信息化建設(shè)的必要性

2.1 現(xiàn)有管理理念不符合信息化時(shí)代的發(fā)展要求

1）林業(yè)檔案的價(jià)值在于開(kāi)發(fā)利用，在于為林業(yè)的發(fā)展提供有效的數(shù)據(jù)支持。在信息化時(shí)代到來(lái)的今天，不少的檔案部門(mén)僅僅只是對(duì)檔案進(jìn)行簡(jiǎn)單的儲(chǔ)存，而沒(méi)有充分發(fā)揮林業(yè)調(diào)查規(guī)劃?rùn)n案的使用價(jià)值，并沒(méi)有順應(yīng)社會(huì)工作的實(shí)際需要。部分檔案管理者只是單純的保障歸檔資料不發(fā)生損毀丟失即可，并沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到檔案信息化在林業(yè)活動(dòng)中的使用價(jià)值。

2）林業(yè)調(diào)查規(guī)劃?rùn)n案使用價(jià)值之一在于為林業(yè)調(diào)查規(guī)劃提供詳實(shí)的數(shù)據(jù)及理論支持服務(wù)。但是有相當(dāng)多的林業(yè)檔案部門(mén)并不為人所知，與林業(yè)活動(dòng)的實(shí)際需求相隔離，僅僅是被動(dòng)的向查詢(xún)者提供信息和數(shù)據(jù)，沒(méi)有主動(dòng)的介紹便捷檢索檔案的方法，缺乏對(duì)查詢(xún)者提供有效引導(dǎo)。

3）在檔案的日常工作管理中，部分工作人員對(duì)調(diào)查規(guī)劃結(jié)果嚴(yán)格保密，這樣既不能挖掘檔案價(jià)值，又不能充分利用檔案，從而難以對(duì)其成果中的方法和經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行有效應(yīng)用。與此同時(shí)，相關(guān)部門(mén)沒(méi)有充分宣傳檔案管理工作的作用，致使檔案及檔案工作不為人所知，使得相當(dāng)多的檔案需求者并不知道到哪里去查詢(xún)需要的檔案信息，不利于體現(xiàn)出檔案的使用價(jià)值。

2.2 檔案管理系統(tǒng)的硬件設(shè)施落后

許多檔案部門(mén)中的經(jīng)費(fèi)不足以支持部門(mén)進(jìn)行新技術(shù)新設(shè)備的更新，相關(guān)的檔案專(zhuān)業(yè)人員數(shù)量配備不足。許多檔案管理人員狀態(tài)低迷，工作效率低下，甚至以得過(guò)且過(guò)的消極心態(tài)進(jìn)行日常工作。檔案的管理僅僅停留在檔案數(shù)據(jù)的簡(jiǎn)單保存上，難以滿(mǎn)足林業(yè)活動(dòng)的實(shí)踐需要。同時(shí)，檔案管理部門(mén)沒(méi)有足夠的預(yù)算資金以購(gòu)買(mǎi)必備的信息化技術(shù)設(shè)備，例如數(shù)據(jù)中心，電腦網(wǎng)絡(luò)查詢(xún)臺(tái)等等。這種傳統(tǒng)的手工操作模式效率低下，使得大量的時(shí)間耗費(fèi)在簡(jiǎn)單的檔案檢索上面。

2.3 缺少信息化檔案專(zhuān)業(yè)管理人員

許多林業(yè)單位的工作人員并不是檔案相關(guān)專(zhuān)業(yè)畢業(yè)的專(zhuān)業(yè)人士，而且也沒(méi)有經(jīng)過(guò)相關(guān)的信息化技術(shù)培訓(xùn)，檔案信息化收集意識(shí)淡薄。通常情況下，他們僅僅是將檔案放入檔案盒，并沒(méi)有確認(rèn)檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)準(zhǔn)確性，沒(méi)有對(duì)檔案整理就簡(jiǎn)單歸檔，并不對(duì)其進(jìn)行信息化技術(shù)處理，這些不利因素導(dǎo)致信息化技術(shù)難以實(shí)際應(yīng)用到檔案管理工作中。

3 信息化時(shí)代林業(yè)調(diào)查規(guī)劃?rùn)n案的管理與對(duì)策

1）統(tǒng)一規(guī)范林業(yè)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)制度。在對(duì)林業(yè)調(diào)查檔案進(jìn)行深度的技術(shù)改革之前，首先要確定檔案資料中的數(shù)據(jù)是否真實(shí)、可靠、完備。部分林業(yè)部門(mén)及個(gè)人限于種種的原因，沒(méi)有及時(shí)將林業(yè)調(diào)查規(guī)劃中取得的材料進(jìn)行及時(shí)的整理、歸納、分類(lèi)，極大浪費(fèi)了檔案信息資源。相關(guān)檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)明確制定檔案收集的規(guī)章制度，進(jìn)一步明確檔案信息的收集方式，對(duì)于具有較高科學(xué)研究參考價(jià)值的檔案進(jìn)行完整的收集歸檔。檔案管理部門(mén)要對(duì)檔案歸檔的質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格的檢查，要檔案的歸檔工作中出現(xiàn)的各種問(wèn)題做到及時(shí)發(fā)現(xiàn)妥善處理，例如案卷內(nèi)容不完整、排序混亂，不合理的分卷等歸檔整編問(wèn)題，并責(zé)成歸檔部門(mén)及時(shí)加以整改，杜絕不合格的檔案歸檔，以確保林業(yè)調(diào)查規(guī)劃?rùn)n案的真實(shí)、準(zhǔn)確及權(quán)威性。

2）推進(jìn)林業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)。在新形勢(shì)下，林業(yè)檔案管理部門(mén)要充分適應(yīng)信息化時(shí)代到來(lái)的新形勢(shì)，要運(yùn)用信息化技術(shù)對(duì)規(guī)劃?rùn)n案進(jìn)行數(shù)字化處理，推進(jìn)林業(yè)調(diào)查規(guī)劃?rùn)n案的數(shù)字化進(jìn)程。要堅(jiān)持對(duì)檔案管理工作進(jìn)行轉(zhuǎn)型升級(jí)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)站點(diǎn)的方式提供檔案的查閱及更新窗口。這樣可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)可以實(shí)現(xiàn)檔案資源的網(wǎng)絡(luò)化操作。

通過(guò)網(wǎng)絡(luò)可以將紙質(zhì)或影像檔案以數(shù)字化的方式進(jìn)行下載和傳播。檔案管理人員要及時(shí)的對(duì)上傳的檔案進(jìn)行整理、分析、歸納分類(lèi)，使得林業(yè)檔案既包括數(shù)據(jù)信息，也包括各種相關(guān)的影像資料，逐步建成檔案信息共享網(wǎng)絡(luò)。可依據(jù)不同的檔案調(diào)閱權(quán)限以供檔案利用者進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)查閱。改過(guò)去傳統(tǒng)的被動(dòng)式服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，讓查詢(xún)者與檔案館保持在線(xiàn)溝通交流。

3）加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)。人才是檔案管理發(fā)展的最重要因素。檔案管理部門(mén)要對(duì)檔案從業(yè)人員的工作態(tài)度進(jìn)行深度改造，從中挑選專(zhuān)業(yè)水平高、責(zé)任心強(qiáng)的檔案管理人員從事林業(yè)調(diào)查規(guī)劃?rùn)n案管理工作。培養(yǎng)管理工作人員積極服務(wù)，敬崗愛(ài)崗的良好工作態(tài)度，定期對(duì)工作人員進(jìn)行工作技能的培訓(xùn)；同時(shí)，檔案管理工作人員不斷的通過(guò)各種途徑學(xué)習(xí)信息化數(shù)據(jù)處理的技術(shù)，提高自身的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)，以順應(yīng)信息化時(shí)代的潮流要求，掌握檔案相關(guān)信息化處理的技能，以適應(yīng)應(yīng)信息化時(shí)代的到來(lái)。

4）完善檔案管理信息化的安全體系。做好數(shù)據(jù)備份工作是對(duì)檔案進(jìn)行信息化技術(shù)管理的重要工作之一。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中充斥著各式各樣的網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)計(jì)算機(jī)難免會(huì)因?yàn)殡姎庠O(shè)備元件的老化、電腦病毒的破壞、以及人為誤操作等因素的影響，從而造成檔案的電子數(shù)據(jù)文件丟失及損壞。檔案管理部門(mén)要對(duì)檔案信息進(jìn)行定期備份，可通過(guò)云存儲(chǔ)的方式建立一個(gè)備份數(shù)據(jù)系統(tǒng)，也可以通過(guò)刻盤(pán)等方式進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。當(dāng)出現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)缺失損壞時(shí)，備份數(shù)據(jù)系統(tǒng)就可以及時(shí)有效的替換掉損壞的檔案數(shù)據(jù)。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，原有的基于紙質(zhì)化的檔案管理已經(jīng)不適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的新形勢(shì)。信息化技術(shù)的應(yīng)用和發(fā)展彌補(bǔ)了傳統(tǒng)的林業(yè)檔案管理中存在的不足之處。與此同時(shí)，信息化的時(shí)代發(fā)展又給林業(yè)檔案管理帶來(lái)的挑戰(zhàn)。只有不斷的從管理理念上進(jìn)行深化改革，建立和完善林業(yè)檔案的信息化管理平臺(tái)，提高管理人員的綜合素質(zhì)，積極探索信息化管理在檔案管理中的新模式，新需求，促進(jìn)林業(yè)檔案管理工作更加的規(guī)范化、效率化。

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