信息化條件下文書檔案管理優(yōu)化建議

摘 要：隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進步，在文書檔案管理工作上，逐漸擁有了越來越多的信息化技術(shù)。運用互聯(lián)網(wǎng)和計算機設(shè)備，能夠在文檔資料收集和整理過程，幫助管理者節(jié)約時間和精力，提高工作效率。信息化技術(shù)的出現(xiàn)，使得管理者能夠在這段時間內(nèi)處理越來越龐大的信息和數(shù)據(jù)，具有十分重要的意義。然而，在現(xiàn)階段的信息化管理過程中，仍然存在著較多的問題，例如由于程序自身的問題，很容易在整理過程中出現(xiàn)混亂。本文將針對文書檔案管理現(xiàn)狀提出相應(yīng)的解決方案。

關(guān)鍵詞：信息化；文書管理；優(yōu)化

1 引言

文書檔案工作是一項十分重要的工作，在黨政機關(guān)、群眾團體及企事業(yè)單位中有著不可或缺的地位，其最主要的作用就是將現(xiàn)有的資料和信息進行統(tǒng)一且規(guī)范的整理，來幫助管理者更加高效率的搜集和尋找檔案。在信息化時代，越來越多的辦公工作呈現(xiàn)出無紙化、電子化的趨勢，檔案工作也不例外。面對著數(shù)量越來越多，種類越來越復(fù)雜的檔案文件，必須借助相應(yīng)的信息化技術(shù)，才能夠更加有效，正確的處理檔案。

2 信息化條件下文書檔案管理的重要意義

2.1 改善文書檔案管理效能

隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，政府的工作職能越來越深入到各個領(lǐng)域當(dāng)中，隨之而來的是數(shù)量眾多，種類復(fù)雜的文書業(yè)務(wù)，這些業(yè)務(wù)通過傳統(tǒng)的人工整理已經(jīng)不可取，必須借助信息化技術(shù)，利用計算機操作的便捷性和高效性，來實現(xiàn)大規(guī)模的檔案處理工作。通過信息化技術(shù)的利用，能夠進一步提升檔案管理的工作效率，從而改善文書檔案的管理效能，更好的為機關(guān)政府的工作服務(wù)。

2.2 提高管理水平的必然選擇

依托于計算機硬件設(shè)施的高速運算能力和處理能力，使得信息化條件下的文書檔案管理工作呈現(xiàn)出高效性和便捷性，極大提高了管理水平。相比于傳統(tǒng)的人工整理，在計算機系統(tǒng)內(nèi)的檔案整理，能夠更加方便的設(shè)定分類項目，通過設(shè)立項目內(nèi)容、名稱、類別等分類標準，能夠很快的將所有檔案進行批量化處理，讓文件資料變得更加規(guī)范。除此之外，信息化處理還有一個好處，就是安全性。在人工整理文件資料時，很容易出現(xiàn)資料泄密的現(xiàn)象，但是在有過安全加密的系統(tǒng)進行處理時，安全性就會大大的提高，同時還能減少失誤率，從而提升管理水平。

3 現(xiàn)階段文書檔案管理存在的問題

隨著各政府機關(guān)部門對于信息化檔案處理工作的呼聲越來越高，信息化檔案管理工作得到了十分迅速的發(fā)展，但由于在相關(guān)方面的專業(yè)技術(shù)水平和知識儲備仍然不足，以及規(guī)范化問題，導(dǎo)致了在現(xiàn)階段文書檔案管理過程中，仍然存在著較多的不足。

3.1 缺乏標準的規(guī)范

隨著信息化技術(shù)水平的不斷提高，在近幾年，政府部門的文書工作運用了越來越多的計算機技術(shù)，其工作效率和管理水平，較傳統(tǒng)也有了較大幅度的提高。但是由于信息化發(fā)展速度較快，各類辦公平臺的更新速度較快，導(dǎo)致了許多文件檔案不能夠得到及時的更新和處理，再加上現(xiàn)階段缺乏一個統(tǒng)一的管理標準，就導(dǎo)致了許多文件出現(xiàn)了難以查詢、關(guān)鍵信息丟失的現(xiàn)象。除此之外，不同的部門所收集的檔案，不能夠進行有效的共享和互通，形成了一個又一個的信息孤島，導(dǎo)致彼此之間缺乏統(tǒng)一的處理標準，無法進行有效的管理。

3.2 缺少相應(yīng)的資金投入支持

隨著行政辦公文件數(shù)量逐漸提高，其規(guī)模和復(fù)雜程度也在迅速增長，導(dǎo)致了電子化辦公的需求越來越高。但是由于在此方面的資金投入較少，導(dǎo)致了相應(yīng)的硬件設(shè)施條件發(fā)展較慢，無法滿足日益增長的檔案管理需求。信息化檔案管理的條件要求較高，要求必須擁有電腦、網(wǎng)絡(luò)以及相對應(yīng)的辦公軟件和平臺，辦公平臺的開發(fā)和日常維護也需要資金的投入。但是現(xiàn)階段，我國關(guān)于信息化檔案管理的資金投入較少，這主要是由于部分部門對于信息化工作的重視程度不足，從而導(dǎo)致了在檔案工作中無法進行正常的軟硬件配備，影響了工作效率。

3.3 隊伍人員專業(yè)素質(zhì)不高

現(xiàn)階段，我國大部分政府部門的檔案管理人員都不是專職工作，而是由辦公室人員進行兼職的。由于這些辦公室人員不是科班出身，沒有受到過系統(tǒng)的教育和訓(xùn)練，缺乏信息化檔案管理的相關(guān)知識和工作經(jīng)驗，從而導(dǎo)致了在文書管理工作團隊中，工作人員的專業(yè)素質(zhì)較低，導(dǎo)致了工作的專業(yè)程度不足，對一些較為專業(yè)化，有較高難度的工作項目是無法勝任的。面對越來越專業(yè)化的信息化處理系統(tǒng)，需要有專業(yè)的人員來進行處理和操作。

4 文書檔案管理優(yōu)化建議

4.1 規(guī)范文書檔案管理工作

針對在目前條件下，政府部門關(guān)于文書檔案管理工作缺乏統(tǒng)一標準的問題，應(yīng)該進行全新的制度設(shè)定。在以往的傳統(tǒng)檔案管理模式下，不同的部門擁有不同的管理制度，這是基于不同部門工作性質(zhì)而決定的。但是在信息化條件下，傳統(tǒng)的制度已經(jīng)不再實行，需要一個能夠進行全面規(guī)范的制度。尤其是在批閱修改的痕跡記錄方面，每一次批閱修改，系統(tǒng)都應(yīng)該保存相應(yīng)的記錄；除此之外，在檔案管理分類上，應(yīng)該設(shè)定更加細致的劃分標準，從而針對不同的檔案，進行更加準確的類型劃分，來確保信息化條件下文書檔案管理工作的規(guī)范化。

4.2 加強標準建設(shè)

由于受到傳統(tǒng)檔案管理工作模式的影響較深，所以導(dǎo)致了現(xiàn)階段許多政府部門的管理人員，無法正確認識到信息化檔案管理工作的重要性，同時在工作內(nèi)容的理解上，也存在著較大的誤差。在文書檔案的管理標準問題上，存在著較多的解釋方式，導(dǎo)致了無法形成一個統(tǒng)一的標準。面對這個現(xiàn)狀，必須建立起更加標準，規(guī)范化的電子檔案管理工作要求，通過整合多方面的意見，做到整體上規(guī)范標準，細節(jié)上因人而異的標準。這樣做能夠更加促進檔案管理信息化的實現(xiàn)，從而進一步提升政府機關(guān)的文件管理工作水平。

4.3 改善文書檔案工作隊伍整體素質(zhì)

在關(guān)于文書檔案管理部門工作人員的專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)問題上，應(yīng)該更加注重提升工作團隊的整體素質(zhì)，通過加大相關(guān)工作的資金投入力度，改善硬件配備，加強專業(yè)技能培訓(xùn)和知識培訓(xùn)，來達到提升人員素質(zhì)的目的。在人員任職方面，要拋棄原有的辦公室人員兼職現(xiàn)象，努力尋找，培養(yǎng)專業(yè)的優(yōu)秀人才，從而打造一支具有專業(yè)工作水平，擁有足夠的工作經(jīng)驗的專業(yè)化團隊。能夠幫助政府機關(guān)在日益變化的信息化背景下，能夠隨著時代的變化而進行發(fā)展創(chuàng)新，從而提高自身的工作效率和水平，激發(fā)行政職能的創(chuàng)新性思維。

參考文獻

[1]黃賽君.論在信息化條件下加強文書檔案的管理與利用[J].檔案管理理論與實踐-浙江省基層檔案工作者論文集， 2012.

[2]彭群慧.辦公自動化條件下文書檔案管理問題的分析[J].科技風(fēng)， 2012（20）：274-274.

[3]于博雅.淺析信息化背景下文書檔案管理工作的創(chuàng)新[J].經(jīng)濟技術(shù)協(xié)作信息，2017（17）：22-22.

[4]高文超， 趙春香， 吳愛華. 測繪單位文書檔案管理與應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)研究[J].北京測繪， 2012（5）：72-74.

作者簡介

徐仕穎（1983-），男，漢，四川瀘州，本科，職員，館員（檔案系列），研究方向：人事檔案、文書檔案。