數字化技術在房地產檔案管理中的應用

摘 要：作為一種新型的管理方式，數字化技術應用于檔案管理可以在極大程度上提高檔案管理的質量，為房地產市場的發展提供更多的數據資料作為其堅實的支撐。本文通過數字化技術對檔案管理的作用的分析和對應用原則的說明，提出了在應用過程中的幾點思考。

關鍵詞：數字化技術；房地產市場；檔案管理

傳統的檔案管理是通過紙質化的人工操作進行的，進行檔案管理時需要大量的人力物力投入，但是工作效率十分低下，且容易出現差錯，造成檔案資料的不可逆損壞。而數字化檔案管理技術因其存儲量大，失誤率低的優點可以極大地填補人工管理的不足，提高檔案管理水平。

1 數字化技術對房地產檔案管理的意義

所謂數字化管理手段，就是利用信息技術和互聯網技術來開展檔案管理工作，其優勢在于一來可以提高數據錄入速度，有利于后期對數據信息進行整合，提高檔案管理效率；二來則是實現檔案資源的保存與后期使用的檢索便利，運用數字化手段將房地產檔案的紙質文件數據存入電子數據庫，以便以后進行庫房管理的時對信息進行檢索；最后則是可以實現信息查詢突破時間和空間的局限，對信息進行異地查詢，或是對過去資料信息查詢。

2 數字化管理原則

2.1 真實性

檔案工作最基礎的工作是保證所記錄的數據真實性。如果在檔案管理中對某些檔案的數據錯誤置之不理，不能做到及時糾正，那將會對以后的使用產生巨大的阻礙。在房地產檔案管理工作中，也需要檔案管理工作中數據的真實可靠，這就要求管理人員不止要在技術上做出保證，管理方法上也應當做出適當的調整以保證房地產數據信息真實可靠。

2.2 安全性

房地產檔案管理必須保證其安全性，這是其工作中最為重點的內容，再進行數字化檔案管理時也應當注意對安全性原則的遵守。首先，進行數字化檔案管理的工作人員應當嚴格遵守職業道德，不對外泄露檔案信息，保障房地產信息檔案的安全性。其次，要保證數字化檔案管理工作中使用到的軟件與硬件的安全性，防止有人惡意竊取或是損毀信息檔案。

2.3 便捷性

數字化檔案管理模式實現了由傳統的手工的紙質化管理向現代數字化管理的突破，它利用計算機使用很短時間儲存較以往更多的數據，為日后的查詢閱讀提供了更多便利，這就是其便利性的重要體現。此外，數字化檔案管理在資源共享方面也為其提供了非常大的便利，即使檔案資源使用人員分處兩地通過一臺聯網的電腦即可瀏覽權限內的全部文檔資源。

2.4 可讀性

開展檔案管理，就是為了方便日后對其進行查閱，從而對數據進行分析、對形勢做出判斷，所以可讀性就成為了檔案管理的重要原則之一。而數字化技術則是指將檔案資料在通過電腦軟件對其進行壓縮、復印和轉化之后以數字化的形式展現在使用者的視野中，為使用者的查詢提供便利，也為保證檔案資源的完整性提供了有利條件。如果檔案資源缺失可讀性，那么其存在的價值就會受到質疑，其進行的管理工作也是無意義的勞動。

3 數字化技術在房地產檔案管理中的應用范圍

3.1 培養專業的檔案管理人才

在任何行業中，人才都是稀缺要素。要提升數字化檔案管理水平，人才更是其關鍵。因此在對房地產檔案進行數字化管理的過程中，對人才的培養應當提起足夠的重視。數字化管理技術一則需要管理人員具有檔案管理相應的專業知識，另一方面也需要其對必要的信息化技術和手段能夠有所掌握，只有具備這樣素質的管理人員才能在檔案管理工作中有出色的發揮水平。目前我國的房地產檔案館理水平還不夠高、存在的問題還很多，其關鍵原因就是人才的缺少。要培養數字化檔案管理人才可以從以下幾個方面使力：一方面，對管理人員的理論知識方面進行培訓，使其能夠掌握更多的先進管理理念作為指導，轉變就對管理思想，提高其管理創新能力。另一方面，在招聘的時候適當地提出更多的優惠條件吸引高素質的綜合性人才，他們的加入會對檔案管理水平的提高產生很多積極作用，對房地產市場更是有其積極的影響。

3.2 建立標準的管理體系

如果沒有一個標準化的管理方式，檔案管理工作就不能規范化進行，檔案保存的完整性就得不到保證，檔案管理的價值無從體現，檔案的功能就更無從談起了。現在房地產市場的檔案管理工作普遍存在著缺乏統一標準的問題，每個部門按照自己的管理方式和標準進行檔案管理工作使得數字化管理工作無法順利開展。所以再進行數字化檔案管理工作之前，應當制定一個明確的管理標準、建立一個嚴格的管理規范，以此來保證管理工作的統一性和規范性，從而使檔案資源的價值能夠得到充分的發揮。另外，建立一套統一的檔案管理標準也可以對提高檔案管理工作效率，節約檔案收集處理時間提供很大的幫助。

3.3 建立電子化管理系統

在傳統的檔案管理工作中，其主要是采用紙質化的管理方式，使用人工對紙質化的資料通過掃描存入到電腦系統中，再轉化為數字化資料。因此紙質化和數字化就成為了檔案管理中最為常見的兩種管理模式。但是數字化的檔案管理方式較紙質化的檔案管理方式，其出錯率地低而且對人力物力的需求較小，所以用掃描復印的方式將文字資料錄入電腦的檔案管理優勢就越發得到了顯現。但是為了保證檔案資源的完整性不受影響，建立一個完善的電子檔案數據庫系統就顯得十分必要了。該項工作一方面需要檔案管理人員將原有的紙質化檔案數據重新錄入到電腦中，對相關數據進行一定程度上的修復與更新；另一方面應當保證原始資料完好無損，如果在檢查中發現數字檔案內容出現錯誤或是遺失，可以通過對紙質檔案的查詢進行補充。

4 房地產檔案管理數字化技術應用措施

4.1 密切關注傳統與數字化的關系

電子檔案的存儲過程是光信號和電信號在磁盤和光盤上進行轉換的過程。在電子檔案進行轉換的過程中會很容易出現信息的丟失和刪改，而這種情況實際上很難被立刻察覺，并且在傳播過程中真實性很容易就會發生轉變。所以房地產檔案管理人員應當在電子檔案生成的過程中結合紙質檔案和電子檔案各自的優勢，從而對房地產檔案進行管理。

4.2 建立健全檔案管理制度體系

要保證當地產檔案資源的安全性，使其不被竊取、篡改和損壞，應當對其進行分類，加密處理高度機密且敏感的信息，建立完善的文檔管理制度。而對文檔管理者的管理操作權限也應當進行嚴格把控，提高檔案管理人員的職業操守與水平，這需要一套針對管理人員的管理制度。建立一套完善的數字檔案管理記錄系統，保證數字檔案的安全性。要想構建一套完整、健全的檔案管理制度體系絕非一蹴而就的，它需要長時間的檔案管理經驗作為累積，需要對數字化管理技術的充分把握作為技術理論指導。但是數字化管理模式也有其管理風險，如何采取相應的措施應對數字化檔案管理可能面對的風險需要管理者們的進一步深入研究。

4.3 應用于檔案統計工作中的應用

數字化技術在統計工作中的應用是其又一個非常突出的應用措施。數字化技術可以在非常短的時間內就對房地產電子檔案信息進行分類和編排，從而達到提升工作效率的目的。同時其與紙質化檔案管理手段相比，可以免除火災和腐爛帶來的對檔案信息的破壞。使用數字化技術可以加強房地產檔案管理工作中統計工作的全面性，提升管理質量和管理水平。

4.4 在檔案分析中的應用

數字化技術還可以應用于對房地產檔案的分析中。利用數字化技術可以將電子檔案進行快速的分類與整理，從而提取有效信息服務于管理水平的提升。利用數字化技術可以大大提升檔案的分析效率，，利用信息化的手段重新分析組合相應的檔案資料，達到提升檔案資料價值的目的，使得利用效果大大增強。同時，更具有一定的便捷性，可以有效地實現異地查詢，為信息的查找與整合提供了有效的支持。

5 結束語

房地產檔案管理對于分析房地產行業的行業發展導向的判斷具有非常重大的意義，房地產檔案管理數字化應用將會是房地產檔案館里的效率大大提升，是房地產檔案管理向著更加科學的方向發展，促進房地產行業的穩定。

參考文獻

[1]王耀波.數字化技術在房地產檔案管理中的應用[J].辦公室業務，2017，02：21-22

[2]陳子懿.數字化技術在房地產檔案管理中的應用探析[J].神州，2017，03：25-26

[3]李春暉.數字化技術在房地產檔案管理中的應用[J].商品與質量，2017，07：15-16

作者簡介

雷祥云（1969-）女，漢族，山東青島人，本科學歷，副高級職稱，從事檔案管理工作。現就職于青島市不動產登記中心。