發(fā)揮檔案信息資源作用的思考

孟影

摘 要：隨著時代的發(fā)展與社會的進步，檔案信息資源管理與利用的水平得到了不小的提升，很多檔案管理部門不僅將先進的管理手段與技術(shù)應(yīng)用到了實際的工作，還對傳統(tǒng)落后的管理理念進行了更新，從而為檔案信息資源的利用與管理提供有利條件。但是也有很多細節(jié)問題存在檔案信息資源管理與利用中，需要管理部門能夠?qū)ζ溥M行妥善處理。本篇文章就檔案信息資源作用發(fā)揮方面的內(nèi)容進行簡單的論述，并提出一些個人觀點，希望能對相關(guān)人士的研究有所幫助。

關(guān)鍵詞：檔案；信息；資源

檔案信息資源開發(fā)、利用及管理在國家發(fā)展中扮演著非常重要的角色，與社會和諧發(fā)展以及企業(yè)單位信息安全有著緊密的聯(lián)系。在近幾年的發(fā)展中，很多檔案管理部門都提高了信息資源利用開發(fā)的重視與研究。一方面是由于現(xiàn)階段檔案信息資源開發(fā)利用已經(jīng)成為了很多行業(yè)發(fā)展中不可缺少的內(nèi)容，需要相關(guān)部門能夠?qū)﹂_發(fā)利用要點進行全面的了解與掌握。另一方面是由于一些不利因素會影響檔案信息資源開發(fā)利用效果，需要相關(guān)部門能夠?qū)ι婕暗降膯栴}進行科學(xué)的處理。

一、檔案信息資源應(yīng)用中存在的問題

檔案信息資源開發(fā)利用相對于信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)還比較滯后，是檔案信息化建設(shè)中相對薄弱的一個環(huán)節(jié)。

1、結(jié)構(gòu)不合理

首先，由于歷史方而的因素，我國檔案館的工作對象偏重于機關(guān)單位，館藏檔案主要為文書檔案和少量的財務(wù)檔案、科技檔案、特色檔案、名人檔案、聲像檔案，而實物檔案寥寥無幾。這種館藏結(jié)構(gòu)無法充分全面地反映豐富的禮會發(fā)展過程。其次，近年來隨著《檔案法》的實施，檔案工作的環(huán)境和條件總體上有所改善，但仍有不少的檔案館由于經(jīng)費不足等原因。最后，許多應(yīng)進館的檔案還沒及時進館，造成館藏檔案數(shù)量有限、結(jié)構(gòu)單一，遠遠不能滿足利用者的實際需求。

2、體系建立不全

檔案信息資源的開發(fā)必須在統(tǒng)一的技術(shù)體制和標準下進行，這是實現(xiàn)檔案信息資源利用和共享的基礎(chǔ)。由于檔案信息資源開發(fā)利用缺乏相對統(tǒng)一的標準，檔案信息資源開發(fā)利用存在著規(guī)范性和惟一性不強，沒有很好地依據(jù)標準進行數(shù)據(jù)源建設(shè)，使人與機器之間以及機器與機器之間、系統(tǒng)與系統(tǒng)之間不能夠無障礙、不失真地進行溝通和交換信息，檔案信息資源在互連、互通、互操作方而存在明顯問題.直接影響其作用的發(fā)揮。

3、工作人員素質(zhì)較低

在檔案信息資源開發(fā)利用工作中，檔案工作者自身的素質(zhì)、文化素養(yǎng)、業(yè)務(wù)技能的高低直接影響檔案利用的效率。隨著辦公自動化的應(yīng)用和普及，使文件的起草、修改、打印、審批及發(fā)布更多地借助于互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)。文字的、聲音的、圖像的或數(shù)據(jù)的檔案信息的收集、整理、加工、存儲、轉(zhuǎn)換、傳播等都需要檔案工作者具有一定的網(wǎng)絡(luò)知識和技能以提高工作效率，從而使檔案信息資源在當(dāng)今社會發(fā)展中發(fā)揮更大的作用。

二、發(fā)揮檔案信息資源作用的措施

1、注重檔案資源信息化建設(shè)

受到時代發(fā)展因素的影響，現(xiàn)階段很多行業(yè)領(lǐng)域發(fā)展中都會將信息化技術(shù)以及相關(guān)手段應(yīng)用到實際工作中，在提高工作效率與質(zhì)量的同時，為工作人員減輕工作負擔(dān)。檔案信息資源開發(fā)利用過程中，也需要注重信息化技術(shù)手段的應(yīng)用，同時還要加強信息化的建設(shè)，從而發(fā)揮檔案信息資源價值。主要建設(shè)內(nèi)容體現(xiàn)在以下幾個方面：

第一，檔案管理部門需要對現(xiàn)階段信息化管理水平進行全面的了解與掌握，對于影響信息化實施效果的不良因素，要對其進行及時的分析，從而為后期檔案信息資源信息化建設(shè)的開展提供有利條件。

第二，在建設(shè)檔案資源信息化的過程中，相關(guān)工作團隊需要對其中涉及到的數(shù)據(jù)庫體系以及服務(wù)手段等進行進一步的研究，尤其是信息化中所應(yīng)用的計算機操作系統(tǒng)以及相關(guān)軟件設(shè)備，更要對其進行熟練的操作。另外，檔案管理部門還需要注重信息服務(wù)網(wǎng)站的建設(shè)，因為通過這樣的方式能夠進一步提高檔案信息資源的傳播效率與質(zhì)量，對資源共享實現(xiàn)有著重要的意義。

第三，檔案管理部門還需要對信息化建設(shè)中涉及到的基礎(chǔ)設(shè)施進行全面的檢查，對傳統(tǒng)老套的基礎(chǔ)設(shè)施進行及時的更換，同時還要注重新型設(shè)備軟件的應(yīng)用。這樣才能為檔案信息資源利用的開展奠定良好基礎(chǔ)，提高信息化建設(shè)效率與水平。

2、注重檔案信息資源的保密工作

檔案信息的公開并為人們利用是社會發(fā)展的需要，但深入開發(fā)利用檔案信息資源，加快檔案信息化建設(shè)的同時，也應(yīng)該做好檔案信息的保密工作。檔案不同于其他信息資源，檔案的開發(fā)利用工作事關(guān)黨和國家機密的安全和公民個人的隱私，開放利用必須經(jīng)過嚴格的審查，特別是涉及國家政治、軍事、科研、經(jīng)濟等檔案，更要加強領(lǐng)導(dǎo)和管理，通過嚴格的規(guī)章制度、嚴密的工作流程和監(jiān)督制約機制，確保檔案信息的安全。

3、注重檔案人員綜合素質(zhì)的提升

除了上述幾點內(nèi)容外，檔案管理部門還需要提高檔案人員綜合素質(zhì)的提升，并對他們進行定期的培訓(xùn)與指導(dǎo)，使其掌握信息化技術(shù)的應(yīng)用原理和要點，從而為檔案信息資源的開發(fā)與利用提供可靠的保障。另外，檔案管理人員擁有較強的綜合素質(zhì)，不僅能夠提高信息化技術(shù)的應(yīng)用效果，還能為相關(guān)工作的開展節(jié)省大量的時間，有助于工作質(zhì)量與效率的提升。

開發(fā)檔案信息資源，首要的是從事這項工作的人必須形成現(xiàn)代管理意識，樹立一種為禮會服務(wù)、為經(jīng)濟發(fā)展服務(wù)的思想要努力把握檔案工作的方向，積極探求開發(fā)檔案工作的新途徑。同時要形成檔案工作者的群體意識，發(fā)揮群體團隊精神，不斷提高人們對保存檔案和開發(fā)利用檔案信息資源的認識和自覺性，這是做好開發(fā)檔案信息資源工作前提和必要條件。

三、結(jié)束語

從文章上面論述的內(nèi)容可以了解到，要想真正發(fā)揮檔案信息資源的作用，為相關(guān)工作的開展提供有利條件。那么檔案管理部門不僅要對檔案信息資源利用的意義和要點進行全面的了解與掌握，同時還要結(jié)合實際情況，制定科學(xué)有效的檔案信息資源開發(fā)對策。另外，對于影響檔案信息資源利用效果的不良因素，相關(guān)工作團隊還需要對問題產(chǎn)生的原因進行深入研究，制定有效的優(yōu)化控制方案，以此來提高檔案信息資源的應(yīng)用效果。相信在未來的發(fā)展中，檔案信息資源會發(fā)揮出更大的價值，為社會發(fā)展與國家建設(shè)帶來可靠的力量。

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