事業單位檔案的數字化管理探討

孫晶

摘 要：伴隨著互聯網時代的到來，電子科學技術實現了突飛猛進的發展，這極大的沖擊了人們的日常生活，對于事業單位的檔案管理工作也造成了一定的沖擊，只有實現事業單位檔案管理的數字化，才可以和時代發展相適應，實現檔案信息的價值。文章通過結合筆者自身工作經驗，分析了事業單位檔案的數字化管理，為相關的事業單位檔案管理人員提供參考和借鑒。

關鍵詞：事業單位；檔案；數字化管理

伴隨著時代的發展和進步，事業單位的檔案數字化管理逐漸成為社會關注熱點。事實上，數字化檔案管理的基礎就是計算機信息技術，通過數字化檔案管理可以更好的篩選檔案和文件，實現事業單位檔案管理水平的提高。在現在的社會上，怎樣實現事業單位檔案管理的數字化是必須要研究的問題。下面是筆者結合自身工作經驗進行的具體分析。

1 事業單位檔案數字化管理所帶來的影響分析

1.1 提高檔案的使用效率。

通過事業單位檔案信息的數字化管理有利于更好的傳播信息，可以借助于搜索項目快速得到需要的檔案信息，一方面節約了時間，另一方面也提高了準確性。數字化檔案管理方式與傳統的檔案管理方式不同，傳統的檔案管理需要大量的時間進行整理、篩選和查閱，在一定程度上提高了工作量，降低了檔案的使用效率。

1.2 促進單位管理工作的順利進行。

在電子信息技術的時代，實現事業單位檔案管理的數字化有利于更好的建管理工作，讓檔案可以及時的歸檔，另外，事業單位的檔案管理出了要管理員工，還要管理文件和基礎設備。數字化的管理發揮了這些信息的經濟效益，讓資源得到共享，促進了事業單位管理工作的順利進行。

2 事業單位檔案數字化管理的主要內容

2.1 提供開放服務

伴隨著互聯網技術的不斷發展，事業單位自身可以借助于網絡構建互聯網主頁，向社會公眾展示必要的檔案管理信息，這樣一來公司的員工可以充分利用檔案，社會上其他人員也獲得了開放性的服務，拓寬了事業單位的發展渠道和范圍，也對事業單位的宣傳創造了有利條件。

2.2 數據庫建設

對于事業單位來說，實現檔案管理的數字化必須要做好數據庫的建設工作，通過多樣化的數據庫可以更好的管理檔案，舉例來看，通過一些綜合性質的數據庫和專題數據庫有利于更好的存放文件，由于數據庫是數據管理工作中工作量比較龐大的一項工作，因此事業單位需要嚴肅對待數據庫的建設，以便有利于各種檔案的管理和使用。

2.3 檔案的安全管理

要做好事業單位的檔案數字化管理工作，首先要防止出現網絡詐騙，加大安全管理力度，具體來看，要從以下幾個方面出發：首先，要保證信息的安全性，也就是說檔案的保密工作要做好，涉及商業機密的檔案資料不能放在網上提供開放服務；其次，要保證數據的安全性，做好權限的控制工作，設置專門的工作人員進行安全管理；另外，要堅持與時俱進，學習電子信息技術，積極引進擁有較高計算機水平的人才，優化自身的人才資源體系，更準確的認識檔案信息管理工作，加強電子信息技術與檔案管理工作的融合，確保檔案的安全性。

3 事業單位檔案數字化管理的改進對策分析

事實上，現在的事業單位檔案數字化管理中依然存在很大的問題，必須重視這些問題，做好事業單位的檔案數字化管理，下面是筆者進行的具體措施分析。

3.1 創建事業單位檔案數字化管理系統

對于事業單位來說，實現數字化檔案管理可以更好的開展工作，不過我們必須意識到的是，數字化發展趨勢需要才開展檔案管理工作的過程中進行綜合考慮，考慮到多方面的檔案管理內容，實現全面的管理。在完善整體的事業單位檔案數字化管理系統時，要注重從總體的角度出發，選擇合適的設備和管理的軟件，有效借助電子設備以及相關檔案處理軟件進行檔案整理、掃描，同時也要做好對系統的安全管理和光盤備份，同時也要設計相應的系統安全管理措施，確保檔案管理的便利性和安全性。事業單位在日常的檔案管理中，需要對文字檔案進行定期更新，同時也需要對信息進行及時的錄入和保管，那么在建設數字化檔案管理系統的過程中，要靈活地選擇雙服務器，采用磁盤陳列存儲，并選用高速掃描儀進行集中性掃描。

3.2 做好文書處理工作

在整個事業單位檔案管理工作里，文書處理工作非常重要，而文書的質量會影響整個事業單位的檔案管理工作，對于實現檔案信息資源的價值具有重要意義。所以，事業單位必須加大對于文書處理工作的改革力度，要及時根據單位內檔案的變動情況，有效借助計算機對收到文件進行登記和處理，同時也要按照批辦次序將收到的文件進行事業單位局域網內部的傳閱，同時也要設定好催辦以及傳閱的時間，確保文書處理效率。數字化的文書處理需要在特殊情況處理方面加大重視程度，及時清理和解決瑣碎的檔案管理問題，保障檔案管理的有效性。過去對于文書的處理方式必須要耗費很長時間，而計算機數字化背景下可以更好的解決這一問題，更好的處理檔案信息和文稿，對于工作效率提高具有重要意義。

3.3 不斷優化性能

對于事業單位來說，實現其數字化檔案管理可以促進整個檔案管理工作高效率的進行，所以必須不斷的優化這個系統的性能，具體來看，要從以下幾個角度出發：首先要提高數字化檔案的升級能力，在實際工作過程里全面的了解這一系統，發揮其性能的作用，提高整個數字化檔案管理的水平，可以通過擴展模塊以及優化磁盤陣列的形式，增強系統性能和存儲容量，提高整體檔案管理系統的升級能力。其次，要注重提高其可靠性。在實現事業單位數字化檔案管理的過程里要選擇最佳磁盤，這樣可以保證硬件設施到位，提高整個系統的可靠性，有利于下一步的升級工作。對于磁盤陣列來說，要選擇不同形式的RAID保護級別，這樣可以獲得良好的處理效果。對于硬件來說，要支持熱插拔，確保系統作用的有效發揮，在具體使用中可以根據事業單位處理檔案信息的實際需要對相關信息進行協調處理。

3.4 做好完善銜接工作

在新的歷史發展階段，事業單位在進行數字化檔案管理時，要和辦公自動化結合起來，在設計具體的方案時要讓信息需求者更快的獲得信息，實現檔案資源之間的有效銜接。對于事業單位來說，必須全面了解進行數字化檔案管理的實際需求，及時更新現在的規章制度，與此同時，還要保障數字化檔案管理體系的合理性，電子文檔安全管理制度是推進事業單位數字化檔案管理工作的關鍵內容，這是由檔案的特殊性決定的，檔案資料信息只有少部分是公開的而大部分需要保密。數字化檔案管理制度的貫徹落實能夠有效保障檔案信息，資源的安全，最大化地發揮檔案信息價值。事業單位要不斷完善辦公自動化和檔案管理，通過這樣的銜接工作可以更好地進行管理，有利于提高其保密性，防止系統被破壞或者黑客入侵。

4 結束語

通過上面對事業單位檔案數字化管理的分析可以得知，網絡技術的發展促進了數字化檔案管理的發展，過去的檔案管理模式逐漸被時代淘汰，只有和時代發展相適應，不斷提高檔案的利用率，實現檔案信息的價值。文章通過結合筆者自身工作經驗，分析了現在的事業單位檔案數字化管理所帶來的影響，研究了事業單位檔案數字化管理的主要內容，提出了事業單位檔案數字化管理的改進對策，為相關的工作人員提供參考和借鑒。

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