電力企業(yè)文書檔案管理中存在的問題及應(yīng)對(duì)措施研究

潘慧冬

摘 要：隨著電力企業(yè)的發(fā)展與電力體制改革的加快，電力企業(yè)檔案管理也得到了進(jìn)一步的發(fā)展，為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、科學(xué)決策和研究提供了準(zhǔn)確、及時(shí)和全面的服務(wù)。然而，在電力企業(yè)中，文書檔案的管理還存在著不完善的地方，影響著電力企業(yè)檔案管理的質(zhì)量水平和企業(yè)本身的自我發(fā)展。本文就此著重介紹目前的管理現(xiàn)狀，根據(jù)目前的相關(guān)管理原則進(jìn)行分析，找出相關(guān)的對(duì)策手段。

關(guān)鍵詞：電力企業(yè)；文書檔案管理；發(fā)展現(xiàn)狀；相關(guān)對(duì)策

電力企業(yè)文書檔案是電力企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的各種形式的文件，既能指導(dǎo)企業(yè)現(xiàn)實(shí)工作又能為查考?xì)v史提供重要的憑據(jù)。然而，在電力企業(yè)中，對(duì)文書檔案重要性缺乏清晰認(rèn)識(shí)，存在重基建和科技檔案、輕文書檔案的現(xiàn)象，從事文書檔案的門檻低，培訓(xùn)機(jī)會(huì)少，文書檔案員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平較低，影響了電力企業(yè)文書檔案的發(fā)展。

1 目前電力企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀

當(dāng)前電力企業(yè)普遍都比較重視檔案工作，集團(tuán)總部設(shè)有檔案管理職能部門，對(duì)檔案管理建設(shè)要求十分嚴(yán)格，主要體現(xiàn)在：

1.1 組織機(jī)構(gòu)健全

要求所屬各單位都要成立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，要有明確的分管領(lǐng)導(dǎo)，要有專兼職檔案人員。一般三、四級(jí)企業(yè)都配有專兼職檔案人員1-2名。集團(tuán)總部和二級(jí)分子公司因定員定編限制，一般都配備1名檔案人員。

1.2 制度建設(shè)比較完善

明確要求各單位結(jié)合實(shí)際制訂檔案各項(xiàng)規(guī)章制度。相關(guān)制度的確立讓檔案工作具有一定的標(biāo)準(zhǔn)，讓企業(yè)內(nèi)部的員工能夠有相應(yīng)的參考，讓檔案工作的質(zhì)量得到保證。

1.3 對(duì)檔案庫(kù)房及檔案設(shè)施設(shè)備提出了明確要求

要求配齊配備檔案設(shè)備設(shè)施，落實(shí)庫(kù)房“八防”要求，建立健全檔案安全防范機(jī)制，落實(shí)檔案安全防控措施，確保檔案載體和信息的絕對(duì)安全。

1.4 比較重視檔案信息化建設(shè)

要求檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)現(xiàn)代化同步規(guī)劃和建設(shè)。在集團(tuán)總部的大力推動(dòng)下，各分子公司和三級(jí)電力企業(yè)基本都建立了檔案管理系統(tǒng)，正在加強(qiáng)數(shù)字化和電子化工作，以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)全息檢索與存儲(chǔ)。檔案管理整體水平得到了提高。

2 我國(guó)電力企業(yè)文書管理存在的問題

2.1對(duì)于文書管理的概念不清晰檔案歸檔意識(shí)不強(qiáng)

從國(guó)內(nèi)一些電力企業(yè)的管理情況來說，存在重視科技檔案，輕視文書檔案的現(xiàn)象。很多電力員工對(duì)于文書檔案的概念還不了解，對(duì)于需要移交什么檔案不清楚，文書檔案員也對(duì)需要接收哪些文件材料不是很清楚，這就使得文件材料的移交和接收都存在較大的隨意性，很容易造成管理上的失誤。重要的文件材料沒有移交到檔案室，不重要的文件材料又大量交到了檔案室，文書檔案員在整理檔案時(shí)如果沒有進(jìn)行規(guī)范整理，日后查找相關(guān)的檔案時(shí)就會(huì)對(duì)其中一些細(xì)節(jié)的信息尋找不到，使得工作的進(jìn)行變得困難。

2.2從事檔案管理工作人員的專業(yè)水準(zhǔn)低

檔案人員業(yè)務(wù)水平參差不齊，大部分從事檔案管理工作的人員在管理檔案時(shí)，仍然不能夠接受新的管理體制，繼續(xù)使用傳統(tǒng)的一些管理手段，檔案的收集、分類整理與鑒定全憑檔案員的經(jīng)驗(yàn)處理，檔案人員的水平高低直接決定了該單位檔案管理水平，不符合當(dāng)下管理系統(tǒng)發(fā)展的方向。社會(huì)上還有某些人以為，這門工作缺乏技術(shù)水平，只是對(duì)一些來自各個(gè)方面不同信息的整理，不具有別的任何作用。這種對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)知是不正確的。此外檔案培訓(xùn)力度不夠。當(dāng)前檔案知識(shí)更新?lián)Q代快，每年都會(huì)有新的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)出臺(tái)，對(duì)相關(guān)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的培訓(xùn)卻未相應(yīng)跟上。不同的檔案員在整理檔案時(shí)因?qū)σ?guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的理解不同，有可能走入誤區(qū)，如未及時(shí)發(fā)現(xiàn)和更正，極有可能影響到檔案工作的開展并累及后來人。

2.3相關(guān)的管理機(jī)制還不完善

電力企業(yè)存在部分員工為圖工作方便，不愿意把有價(jià)值的文件材料交檔案室；或者以保密為由，不愿移交重要文件材料，影響了檔案的齊全、完整。若人員工作調(diào)動(dòng)、離職，未移交手頭的檔案，更是造成了檔案的流失。電力企業(yè)的文書檔案的處理工作人員在進(jìn)行相應(yīng)的工作的過程中，根本不了解工作應(yīng)該做到什么程度才是標(biāo)準(zhǔn)，讓文件得不到妥善的處置，形成文件中信息的丟失，造成不良的后果。一是文書檔案移交歸檔范圍概括性太強(qiáng)，不具體，比較空泛；二是檔案人員沒有相應(yīng)的考核權(quán)限，只能催交，而無實(shí)際考核權(quán)限。

3 電力企業(yè)的文書檔案的管理相關(guān)的規(guī)定

文書檔案管理水平是衡量一個(gè)單位管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)。提高文書管理工作的地位，加強(qiáng)新知識(shí)的學(xué)習(xí)，加強(qiáng)文書檔案員的綜合素質(zhì)，完善工作程序和管理機(jī)制，樹立文書檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化意識(shí)，不斷促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展。

3.1 定期進(jìn)行相關(guān)的檔案促進(jìn)工作

檔案評(píng)價(jià)活動(dòng)促進(jìn)檔案工作的開展，各單位根據(jù)上級(jí)單位下發(fā)的評(píng)價(jià)表進(jìn)行自評(píng)，上級(jí)單位通過查看自評(píng)材料，抽查所屬單位來確定評(píng)價(jià)結(jié)果。因上級(jí)單位人員有限，對(duì)所屬單位檔案工作的抽查量不足，檔案的評(píng)價(jià)結(jié)果取決于各單位的自行評(píng)分，導(dǎo)致有些單位虛報(bào)評(píng)價(jià)結(jié)果，實(shí)際檔案工作并未得到提升。

3.2 在特殊時(shí)日進(jìn)行檔案工作的宣傳

每年的國(guó)際檔案日系列宣傳活動(dòng)，對(duì)于提高全員檔案意識(shí)起到了較好的促進(jìn)作用。這種方式能夠加深員工對(duì)于檔案工作的重視程度，日積月累的培養(yǎng)相關(guān)的檔案意識(shí)。

3.3 定期將檔案工作情況進(jìn)行上報(bào)

每年向上級(jí)單位報(bào)送檔案年報(bào)，對(duì)檔案工作起到了一個(gè)總結(jié)和歸納的作用。加深了電力企業(yè)對(duì)于下屬員工的控制力度，讓相關(guān)員工能夠時(shí)刻保證檔案工作的質(zhì)量，確保相關(guān)的錯(cuò)誤不再產(chǎn)生。

4 電力企業(yè)對(duì)檔案管理的應(yīng)對(duì)措施

4.1加強(qiáng)對(duì)檔案執(zhí)法力度的檢查

電力企業(yè)中央企占很大比例，一般直屬上級(jí)單位管理，不受地方管轄。但電力企業(yè)上級(jí)單位一般無專職檔案人員，多是兼職人員，力量薄弱。可借助下屬企業(yè)的力量組成專家組開展對(duì)各企業(yè)檔案工作的執(zhí)法檢查。也可以加強(qiáng)與地方檔案局的聯(lián)系，通過地方的檔案執(zhí)法促進(jìn)電力企業(yè)檔案工作的開展。

4.2加強(qiáng)對(duì)檔案人員業(yè)務(wù)水平的培訓(xùn)

要積極支持、鼓勵(lì)電力企業(yè)檔案人員參加國(guó)家檔案局、地方檔案局舉辦的各類檔案業(yè)務(wù)水平培訓(xùn)，及時(shí)更新業(yè)務(wù)知識(shí)，適應(yīng)新形勢(shì)下檔案管理工作的需要。提高相關(guān)人員的專業(yè)素養(yǎng)，不僅對(duì)于新招入的員工采取培訓(xùn)措施，電力企業(yè)中的所有員工都要定期的進(jìn)行培訓(xùn)，保證專業(yè)的技術(shù)水平能夠整體有一個(gè)提高，讓電力企業(yè)的檔案管理變得更加的輕松。

4.3充分發(fā)揮檔案協(xié)作組的作用

檔案協(xié)作組給了檔案成員一個(gè)交流溝通的平臺(tái)，要充分把這個(gè)平臺(tái)利用起來，不僅限于每年一次的培訓(xùn)活動(dòng)，要結(jié)合當(dāng)前實(shí)際有針對(duì)性地開展活動(dòng)。可參考職代會(huì)、黨代會(huì)一樣，做到有議題、有方案、有成果及下次活動(dòng)需要達(dá)成的目標(biāo)。平常工作中也要注意收集各成員組織的意見和建議，要充分利用“兩微一端"載體供大家學(xué)習(xí)和交流。只有這樣，檔案協(xié)作組才能真正發(fā)揮它的作用。

5 結(jié)語

綜上所述，為了能夠順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流，電力企業(yè)文書檔案管理急需要相應(yīng)的改革措施，作為整個(gè)企業(yè)中較為重要的部分，它的革新幾乎可以看做整個(gè)企業(yè)的進(jìn)步，成為推動(dòng)著企業(yè)發(fā)展的助力。

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