淺談如何提高烈士陵園檔案利用效率

郭子剛

烈士陵園檔案工作是一項服務性很強的工作，也是保證烈士檔案資料完整性的重要工作，受到國家、社會以及人們的廣泛關注。積極做好烈士陵園檔案管理工作不僅是國家賦予的使命，也是時代賦予的重任。經過多年來的規范管理，革命烈士陵園檔案的保管、利用工作已經取得了長足發展與進步，隨著企業的不斷地發展，對檔案信息利用工作的要求越來越高，積極開展檔案信息開發利用，根據不同的利用需求，有針對性地提供檔案。在實際工作中，檔案利用效率較低，為此，我認真分析了檔案利用工作所面臨的新情況新特點，提出提高檔案利用效率的解決途徑。

1 檔案利用工作現狀

1）烈士陵園檔案的保管不到位。有些烈士陵園檔案材料是從烈士家屬或戰友那里征集而來的，在接收進館前由于保管不科學，被放在陰暗或潮濕的地方，致使這些材料被征集進館以后，增加了保管難度，稍不注意就會加速檔案材料的破損。在這種情況下，如果陵園管理部門對烈士陵園檔案管理工作不重視，烈士陵園檔案管理人員沒有及時地對接收的材料進行技術處理，那么這些材料將會出現破損或霉變，嚴重影響烈士身份的辨別，從而造成不應有的損失。

2）對烈士陵園檔案管理工作重視不夠。目前，有些人認為烈士陵園檔案管理工作很簡單，只要保證烈士陵園檔案不丟失、不損壞就可以了。其實從本質上分析，烈士陵園檔案管理工作不僅要保證烈士檔案的完整性，還要提高檔案的利用率。

3）對烈士陵園檔案整理不到位。從當前的發展情況看，大多數烈士陵園檔案紀念館內珍藏著具有重要價值的烈士檔案，根據調查，烈士陵園檔案的載體豐富，內容多樣，比如，女烈士生前的刺繡，長征途中老紅軍穿過的草鞋和衣物，甚至還有老革命家的手稿、宣傳報紙等珍貴檔案。烈士陵園檔案的豐富性決定了管理工作的特殊性。烈士陵園檔案種類雖然比較多，但是很多紀念館并沒有遵循相應的原則對檔案進行擺放，也沒有針對性地進行分類，導致烈士陵園檔案管理呈現出混亂局面，造成在利用時無法找到、甚至丟失的后果。在這種情況下，很難核查烈士身份。

4）檔案利用的流程繁瑣。目前檔案利用是通過檔案管理系統操作而完成的，員工對系統使用不熟悉，流程沒有掌握是造成工作效率低下的一個重要原因，例如員工如果要借閱檔案，首先通過自己的用戶名和密碼登陸檔案管理系統，在新建借閱申請，通過檢索找到相關資料后，選擇送審部門領導，部門領導審核通過后還需主管領導同意后才能流轉到檔案部門領導處，檔案部門領導同意后檔案員才能辦理手續，這樣流轉時間較長，影響利用效率。

5）檔案服務工作缺乏主動性。從我國烈士陵園檔案工作的狀態看，目前我們的檔案服務工作基本上是坐等利用者上門，利用者需要什么檔案，檔案人員就查什么檔案，缺乏主動性。對檔案服務人員來說，僅僅做到這些是遠遠不夠的，應為在很多時候，檔案利用者很難充分、準確、及時地表達他們的需求，需要烈士陵園檔案工作者主動地為他們服務。

6）檔案利用意識薄弱。受各種因素影響，檔案在很長一段時間過分強調保密性，使檔案和檔案利用工作蒙上了一層神秘的面紗，檔案部門被視為“保密重地”，許多人不敢輕易地踏進檔案室的大門。員工的檔案意識較淡薄，很多人不知檔案為何物，不了解檔案有什么作用，跟自己有什么關系。還有一些員工為了自己使用方便，有些該歸檔的沒有歸檔，歸檔率低使得檔案利用意識更低。雖然隨著烈士陵園檔案工作部門的努力，員工的歸檔意識有所增強，檔案的利用人次和卷數也在不斷上升，但仍然難以使檔案發揮應有的價值。

2 提高檔案利用效率的對策

提高陵園檔案的利用效率，讓“死”檔案變成“活”檔案，需要從多角度入手。

1）簡化借閱流程。逐級開放檔案，除涉及企業核心技術、安全生產等檔案需要逐級審批外，應最大限度的公開檔案，借閱者只要檢索就能馬上查閱。例如，某員工有查閱關聘任檔案時，可以不通過審批，直接檢索到條目就能打開文件。

2）堅持問題導向。檔案的利用取決于檔案利用者的需要。同利用者進行雙向的信息交流，是提高檔案利用率的重要環節。檔案部門只有加強調查研究，牢牢把握利用者的需求，才能有針對地開展檔案利用工作，最大限度限度地滿足員工需求，提高檔案利用率。

3）加大宣傳力度，提高員工檔案意識。加強宣傳，引導人們正確利用檔案。一是利用宣傳展牌、宣傳專欄、用文字、圖片、音像資料等形式向檔案利用者介紹館藏檔案概況、檔案利用成果等，使利用者能夠較快地對檔案利用有一個理性的認識。二是積極配合企業管理，利用檔案信息編研成果向員工宣傳烈士陵園檔案工作的重要作用，使各級領導了解、關心、重視、支持檔案利用工作，從人力、物力、財力上支持檔案管理工作。

4）增強意識，優化服務。建立檔案服務網絡，建立檔案數據庫，最大限度地實現檔案信息資源共享；要進一步增強服務意識，更新服務觀念，提高檔案服務的主動性、及時性、針對性和現實性。要提高檔案利用效益，必須解放思想，增強意識。

在烈士陵園檔案工作者中樹立危機意識，增強危機感，調動檔案員工作的積極性，要自覺地不斷加強學習，面對網絡化、數字化的時代，現代技術的不斷提高，學科的邊緣性和交叉性越來越明顯，一技之長已不能適應競爭的要求，烈士陵園檔案工作者必須具備強烈的求知欲和自學能力，要加強自學，使自己的眼界更寬，知識面更廣，學識更博。優化服務方式和手段，提高自身素質。

檔案利用服務在日趨激烈的競爭中要致立于建立一個品牌，使利用者在檔案利用的信息查詢中得到滿意的服務，使他們對檔案利用產生一種信賴感，重塑檔案利用的形象。

要破除安于現狀，不思進取的思想，在管理中不斷創新，在服務上不斷追求創新，以努力滿足利用者的各種需求，提供相應的優質服務為目的。