如何提高檔案管理效率

張曉慶

摘 要：企業隨著我國不斷提高的綜合國力也蓬勃發展與迅速發展的大環境中，隨著業務量的增加，也逐漸的使企業的信息變得復雜，所以，要想企業獲得更好的發展，就應該對企業的檔案管理提高工作效率。所以，本文對現狀的檔案管理亦提出了有效的管理方案。

關鍵詞：企業；檔案管理；效率

計算機技術隨著現在不斷進步的科學技術而應用到不同的領域，把我們向信息化的時代帶進，也使得面臨新的挑戰在檔案管理的工作上。當前能夠通過企業檔案加強管理，對工作人員的工作素質與業務能力提高，將檔案管理的效率提高通過科學信息化的手段。

1 提高檔案管理效率的必要性分析

1.1 提高檔案管理的效率是提升國家文化軟實力的需求

人們隨著不斷加劇的國際競爭逐漸對文化在綜合國力和民族的凝聚力提升的認識的重要作用。檔案是國家的歷史記憶，也是見證文化的見證人，是寶貴的財富，有著對我國推動社會主義的重要作用[1]。檔案是最根本的歷史記錄，能夠對一個國家的歷史客觀并真實的反映，檔案和其他的資料相比更具有說服力，也會是最有力的社會意識的證據。此外，社會發展的很多方面都會因為檔案而涉及到，集中體現了國家的政治、經濟與文化，也是最根本的國家文化發展的保證。檔案管理對某些區域來說有區域性的文化品位與內涵的提升有很重要的作用。

1.2 提高檔案管理科學化水平是順應信息化發展趨勢的需要

互聯網自從上世紀九十年代在我國便蓬勃發展，最近幾年因為不斷發展的網絡技術和4G通訊技術。目前為止，我國有三億多的網民通過無線網與手機上網，大幅度的對寬帶的覆蓋率進行提升[2]。信息科技為檔案的管理不斷地發展，也提供了物質基礎。檔案管理的渠道、載體與樣式在檔案管理中也在不斷地提升，對檔案管理的應用與傳播得到了促進。除此以外，不斷地對科學技術的運用，人們不斷地對檔案信息的需要的提升。檔案管理在新的情況下對先進的信息科技成分的利用，對檔案的管理效率不斷地提升，造福于人民。

1.3 提高檔案管理科學化水平是推動檔案工作健康發展的需要

我國有較長的檔案管理發展歷史，同時也逐漸將覆蓋的范圍變廣，總體來說，目前還有很多的問題需要解決，一、較低的檔案管理水平，在我國企事業單位中，很多的管理水平還在手工的管理階段，雖然已經較成熟的信息技術，但是使用的數量卻很少，不僅會對檔案的效率低，也會造成較低的安全性。二、較低的從業人員素質，檔案管理部門在事業單位中大多數屬于附屬部門，并不能夠有直接的經濟效益能夠帶來，所以，單位不愿意配備素質高的人才。三、不完善的管理制度，檔案管理在基層單位中，檔案隨意，缺少制度與規范的管理，導致了檔案丟失和混亂的現象，對檔案的管理造成了嚴重的影響[3]。

2 目前我國企業檔案管理問題中出現的問題

2.1 未及時轉變管理觀念

我國目前在企業管理的工作上有著未能轉變管理觀念的問題。企業管理人員在傳統企業管理模式中，缺乏對管理的明確的概念，一般不能單獨對工作進行考慮，而是把其他的工作與檔案管理相結合。然而時代是不斷向前發展的，在如今高速發展的社會里，傳統的理念不能使現代的企業發展與之相適應，并且企業管理的影響會愈來愈大，對傳統理念的堅持顯然是很不妥的。

2.2 企業檔案管理制度不健全

我國現如今企業的工作中仍然有不健全的管理制度的問題出現。企業管理中應當秉持無規矩不方圓的理念，企業制度是否健全，對管理工作是否高效有決定性的作用。但是我國企業還是存在不健全的制度管理的問題，造成了企業管理無法有序的進行，對檔案管理工作有很嚴重的影響。

2.3 企業檔案管理模式較為落后

在企業管理中仍然有管理模式落后的問題，我國在傳統的管理觀念影響之下，仍在使用傳統的管理模式對企業進行管理，而忽略了傳統管理模式下的企業檔案管理，導致我國企業目前無法對現代企業的工作進行滿足。在高速發展的網絡技術、現代化信息技術的現在，傳統的管理模式與其是格格不入的，這種管理模式會導致工作人員面臨著大工作量，還會導致企業內部的工作效率降低。

2.4 硬件設施配置不合理

企業管理工作中有引進設施的不合理配置的問題存在。我國仍對傳統的管理模式的應用就導致了對高科技設備使用的忽略，使企業管理工作方式得不到高科技的支持，沒能夠有效的改進，對企業檔案的管理有嚴重的影響。

2.5 企業檔案管理人員素質較低

企業管理中較低的管理人員的素質問題，主要有下面兩個原因造成：一、不扎實的專業知識，目前都有不專業的管理人員在企業檔案管理中工作，這些人員沒能在求學期間對專業知識進行系統額學習；二、實際應用能力較差，新加入企業管理中的人員，在工作之前能有相關的實際操作能力，工作之后，就會出現有關人員實際的應用能力不足。

3 提高檔案效率的措施總結

3.1 強化科學發展觀念

科學發展觀最根本的體現就是將檔案的管理效率提高，我們在目前的檔案管理的工作中要對思想觀念首先擯棄，并且把當前所存在的問題全力解決。同時，服務意識在檔案管理中是一大重要意識[4]。服務社會是檔案管理的根本的目的。所以檔案管理的工作要不斷地向社會深入，了解并歸納各種信息，從而得到針對性的信息。

3.2 加強信息技術在檔案管理中的應用

在現如今日新月異的信息技術的發展中，人們逐漸對工作中的實際價值得到認識，信息技術在各行各業中不斷地被運用[5]。邏輯性是檔案管理工作的性質，信息技術的利用在檔案中不斷地被加強可以對檔案管理有一個很大程度的提高。目前被應用的信息化技術有下面的方面：首先是開發軟件，雖然檔案管理中已經應用信息技術，但在實際中卻是極度的缺乏相關的運用軟件，比如在檔案的編排與存儲都沒有；其次，應當有一個統一的共享的建設平臺，便捷性是現在的信息技術的特點，系統通過信息的共享把各個部分隨時的進行查閱，對檔案的管理效率極大地提高；最后，應該對電子檔案加強應用，占用物理的空間也不容易被保存是傳統的紙質檔案的缺點，但是這些問題都能被電子檔案所解決，我們在對電子檔案的管理上需要對安全保密的技術加強運用，防止外泄檔案。

3.3 完善相應的制度

最根本的對檔案管理的保障即是對檔案管理運行的相關制度加強管理，制度需要從微觀與宏觀兩個角度去進行，不斷地對相關的法律和相對應的制度去完善。在政府方面看來，需要在政府的績效考核內加入檔案管理，使其相互關聯，從而順利將檔案的制度化管理實現。對于某些部門來說，應該對檔案管理不斷的強度其重要性，對規范化的制度加強建設，同時要制動好工作責任的制度，創造了優良的檔案管理的環境。

3.4 提高從業人員的素質

如今的檔案管理和以前的倉庫管理人員不同，不斷地對著檔案管理的深入，從業人提出了更高的素質要求，同時對高素質的人才的引進需要不斷地對信息技術的運用。檔案的管理人員在信息化的背景下，不僅要有專業的檔案管理的技能，還需要對現代的管理技能和信息科技掌握[6]。除此之外，檔案的管理人員要有創新的與時俱進的意識，不斷地在實際工作中將檔案管理的效率提高并探索其方法。

4 結語

總之，企業的前途和命運對企業的檔案管理來說影響深遠，因此在對企業的檔案管理方面來說，企業的管理人員應當有高度的重視，及時找出在工作中會出現的出現的問題，對企業的檔案進一步的完善，并且對企業的檔案管理的信息技術建立，只有這樣做才能優化和完善檔案的管理工作。

參考文獻

[1]薛瑋璐.提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].中國地市報人，2018（04）：36-37.

[2]朱琦.提高檔案管理效率的若干思考[J].中國高新區，2018（05）：243.

[3]史俊.提高辦公室檔案管理工作效率實踐探索[J].人力資源管理，2018（03）：183-184.

[4]陳帥.淺析新形勢下檔案管理工作的規范化[J].辦公室業務，2018（03）：61.

[5]高娟.事業單位檔案管理信息化建設中的問題與解決路徑分析[J].勞動保障世界，2018（02）：56.

[6]郝蕊.淺談我國事業單位財務檔案管理現狀與問題分析[J].現代經濟信息，2018（01）：171+173.