推動檔案信息化建設(shè)的策略分析

趙祥偉

摘 要：當(dāng)前我們處于信息時(shí)代，科學(xué)技術(shù)的創(chuàng)新發(fā)展有效的推動了社會信息化建設(shè)的進(jìn)程。信息技術(shù)與檔案工作的有效結(jié)合，有效的提高了檔案管理工作的效率，推動了檔案信息化的發(fā)展，為檔案事業(yè)的健康、持續(xù)發(fā)展奠定了良好的基礎(chǔ)。文中分析了檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容，并進(jìn)一步對推動檔案信息化建設(shè)的策略進(jìn)行了具體的闡述。

關(guān)鍵詞：檔案信息化；內(nèi)容；管理；共享；服務(wù)

近年來科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，信息技術(shù)在檔案管理工作中進(jìn)行廣泛應(yīng)用，檔案信息化建設(shè)水平有了大幅度的提高。這種情況下，我們需要樹立正確的檔案管理意識，并充分的認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)對于檔案現(xiàn)代化的發(fā)展的積極作用，在初中工作中努力提高檔案管理工作的效率，更好的發(fā)揮出檔案信息化的優(yōu)勢，從而實(shí)現(xiàn)檔案的高效利用，充分的發(fā)押出檔案的重要價(jià)值。

1 檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容

在當(dāng)前檔案信息化建設(shè)工作中，主要是針對于基礎(chǔ)設(shè)施、檔案信息資源、應(yīng)用系統(tǒng)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和人才隊(duì)伍等方面進(jìn)行建設(shè)。基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)主要是針對于檔案信息資源的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)備進(jìn)行配置，以此來保障檔案信息資源的傳輸、交換和共享。在檔案信息資源建設(shè)中主要涉及到檔案信息資源的開發(fā)和利用，這其中涉及到多媒體數(shù)據(jù)庫的檔案全文數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)對電子文件的規(guī)范化歸檔。應(yīng)用建設(shè)則是針對于檔案信息收集、管理和利用等方面，其會直接關(guān)系到檔案信息化建設(shè)的速度和質(zhì)量。對于檔案信息化建設(shè)工作需要制定標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，為檔案信息化建設(shè)工作的開展提供重要依據(jù)，同時(shí)通過打造一支專業(yè)化的檔案信息化建設(shè)隊(duì)伍，為檔案信息化建設(shè)提供重要的人才保障。

2 推動檔案信息化建設(shè)的策略

2.1 提高檔案管理工作人員的服務(wù)意識

在當(dāng)前檔案信息化建設(shè)過程中，需要通過完善檔案管理模式，以此來構(gòu)建完美的檔案信息化管理體系，充分的運(yùn)用現(xiàn)代化管理理念和信息化技術(shù)，全面的高檔案管理人員的服務(wù)意識，使檔案能夠更好的服務(wù)于社會。檔案管理人員要加快自身觀念的轉(zhuǎn)變，全面提高檔案管理水平，使檔案能夠更好的為社會服務(wù)。即在實(shí)踐工作中，檔案管理人員需要堅(jiān)定為社會服務(wù)的宗旨，努力提高自身的專業(yè)知識和技能，將自己打造成全能型的檔案管理人員，從而加快推動檔案信息化建設(shè)，使檔案能夠更好的服務(wù)于社會的發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)。

2.2 提高檔案信息化技術(shù)的水平

在檔案管理工作中，為了加快推動檔案信息化建設(shè)的步伐，需要做好軟硬件配置工作，并重視先進(jìn)技術(shù)的引進(jìn)，以此來為檔案信息化的推動打下良好的基礎(chǔ)。同時(shí)還要構(gòu)建一套系統(tǒng)和完善的檔案管理體系，并嚴(yán)格控制檔案信息的錄入，確保錄入環(huán)節(jié)的質(zhì)量，通過運(yùn)用高科技手段，不僅有利于工作效率的提高，同時(shí)也不會出現(xiàn)重復(fù)工作，而且在檔案信息管理體系建成后，也有利于推動檔案資源的共享。即針對于部分檔案進(jìn)行公開，但對于需要保密的檔案還要設(shè)置具體的查閱權(quán)限。在具體操作過程中，需要不斷完善檔案信息化技術(shù)，提升檔案信息化管理系統(tǒng)運(yùn)行的穩(wěn)定性和安全性，從而給人們提供更加高效和便捷的檔案服務(wù)。在檔案信息化建設(shè)過程中，檔案管理軟件的開發(fā)和利用是其中較為關(guān)鍵的一環(huán)，需要加大研發(fā)力度，為檔案管理信息化水平的提升奠定良好的基礎(chǔ)。

2.3 加強(qiáng)檔案信息化的管理

在檔案信息化建設(shè)過程中，通過應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理軟件來提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。當(dāng)前電子檔案的急劇增加，這也對檔案信息化管理工作提出了更高的要求。為了進(jìn)一步提高檔案信息化管理水平，則需要選擇適宜的檔案管理軟件，并定期對軟件進(jìn)行升級，充分的梳理好檔案信息，確保檔案工作質(zhì)量的提升。所選取的檔案信息化管理軟件必須具備智能性、全面性和高效率性，通過應(yīng)用這樣的軟件來對檔案信息進(jìn)行分類和利用，能夠快速獲取到自己所需要的信息，全面提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。同時(shí)在檔案信息化建設(shè)過程中，管理人員要想更好的對信息資料進(jìn)行獲取與整合，就需要對該管理軟件充分的了解并善于使用該類的軟件。檔案工作人員應(yīng)該全方面的掌握計(jì)算機(jī)信息管理知識，還要參與相關(guān)軟件開發(fā)的工作，并制定出檔案信息化管理的規(guī)范制度，充分的利用計(jì)算機(jī)功能，就能提高檔案的管理效率，可以看出，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用與普及和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展為檔案的管理提供了很大的便利，有效的促進(jìn)國民經(jīng)濟(jì)與社會的發(fā)展，為人們提供更好的檔案信息服務(wù)。

2.4 加快實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案資源的共享

資源共享是信息化建設(shè)最突出的特點(diǎn)之一，依托于互聯(lián)網(wǎng)的信息化建設(shè)，可以打破傳統(tǒng)檔案管理模式下資金利用效率不高的弊端，為滿足更多人的檔案查詢和借閱需求提供了保障。基于當(dāng)前信息化環(huán)境下，對于檔案工作而言，需要將工作的側(cè)重點(diǎn)放在檔案數(shù)字化和資源共享兩個方面。在實(shí)際工作中，需要通過加快推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程，通過編制科學(xué)合理的工作計(jì)劃，并強(qiáng)化監(jiān)督檢查，以此來有序的推進(jìn)檔案數(shù)字化的發(fā)展。同時(shí)還要針對用戶的使用需求，并以此為基礎(chǔ)來構(gòu)建檔案數(shù)字化目錄，加大資源投入力度，從而打造協(xié)同發(fā)展的工作格局，加快推動檔案的數(shù)字化建設(shè)。另外，還要逐步推進(jìn)檔案信息資源共享。可根據(jù)國家最新出臺的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，構(gòu)建起統(tǒng)一的檔案信息管理系統(tǒng)，并促使該系統(tǒng)與辦公應(yīng)用系統(tǒng)間有機(jī)融合，這樣能實(shí)現(xiàn)信息生成、整理與歸檔全過程的網(wǎng)上操作，全面提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

2.5 創(chuàng)新檔案信息服務(wù)手段

檔案服務(wù)性作為其根本屬性，基于檔案資源的潛在利用價(jià)值，通過借助于信息化管理手段來深入挖掘檔案價(jià)值，更好的發(fā)揮出檔案信息的服務(wù)效能。通過推動檔案信息化建設(shè)，可以為檔案管理工作和服務(wù)創(chuàng)新提供必要的支持。基于當(dāng)前法律法規(guī)及信息公開條例的相關(guān)要求，在當(dāng)前檔案服務(wù)工作開展過程中，需要對檔案公開級別進(jìn)行合理設(shè)定，并構(gòu)建檔案信息資源網(wǎng)上公開評估體系，可以將明確公開的信息在網(wǎng)站上進(jìn)行發(fā)布。各檔案管理部門還可以通過鏈接的方式來對檔案信息進(jìn)行整合，進(jìn)一步完善檔案信息網(wǎng)絡(luò)資源，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息的一站式網(wǎng)上查閱。

3 結(jié)束語

檔案信息化建設(shè)工作已成為檔案工作中非常重要的一個環(huán)節(jié)，其不僅是檔案工作發(fā)展的必然要求，同時(shí)也是檔案服務(wù)效率得以提升的客觀需要。作為檔案管理人員，需要充分認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的必要性和重要性，全面提升自身的專業(yè)技能，熟悉掌握先進(jìn)技術(shù)和先進(jìn)設(shè)備的應(yīng)用，全面推進(jìn)檔案管理的信息化和數(shù)字化發(fā)展，更好的發(fā)揮檔案的利用價(jià)值。為檔案利用者提供更多的便利條件，更好的發(fā)揮出檔案的重要價(jià)值，使檔案能夠高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)于社會和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

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