信息化背景下財務會計檔案創新管理

李劍

摘 要：隨著信息化時代進程的不斷推進，網絡科技和計算機技術的更加完善，在企業的財務會計檔案管理中信息技術也得到了應用和滲透，當前在單位財務會計檔案管理中已經加強了信息化建設，相關管理人員也充分認識到信息技術在財會檔案管理工作中的重要性。但在實際管理中仍存在著諸多問題，在信息技術的支持下，還需要對單位財務會計檔案管理工作模式進行不斷創新，以便于更好的適應信息化時代發展的需要，提高財務會計檔案管理水平和管理效率。

關鍵詞：信息化時代；財務會計；檔案管理；創新

隨著網絡技術和信息技術的快速發展，在國有企業的財務會計檔案管理工作中信息化建設也已經被提上了日程，在信息化時代背景環境下，企業財務會計檔案管理工作水平得到顯著提高，同時對于財會檔案管理工作的要求也越來越高，因此促進財務會計檔案管理水平和管理效率的提升已經成為當前單位中檔案管理中所面臨的主要問題[1]。隨著會計檔案管理辦法的修訂，在會計檔案管理中已經加強了對工作方法和工作模式的創新探索，檔案管理人員應不斷轉變自身傳統的管理理念，并嚴格落實各項要求與規定，對檔案管理方式進行不斷改進與完善，從而更好的適應信息化背景下單位財務會計檔案管理的要求，提高管理水平。本文就對信息化時代背景環境下單位財務會計檔案管理工作的創新進行分析，并從電子化檔案管理模式，檔案工作人員操作能力與信息化建設水平三個方面來進行闡述。

1 電子化財務會計檔案管理模式

在新修訂的會計檔案管理辦法中，對當前需保存紙質財務會計當納要求已經進行刪除，并在會計檔案管理工作中納入了電子會計檔案管理的要求，并允許符合規定的會計憑證，賬簿等資料不必打印紙質存檔。隨著“互聯網+”時代的發展，政府部門推行“互聯網+”的政策模式，使電子發票障礙問題得到了解決。在財務會計檔案的信息化管理中電子化管理也是其重要的一個工作環節，與傳統紙質檔案管理模式相比，電子化檔案管理工作模式預示著其他檔案管理工作也朝著信息化方向邁進。會計檔案電子化管理的存儲形式十分豐富，有利于對檔案額保存與打印，同時電子化檔案管理模式也為檔案調整，復制，修改等提供了便利，可以更好的糾正錯誤，并快速傳遞。另外，在財務會計檔案管理工作中辦公自動化軟件得到普及應用，也為檔案數據計算，分析帶來了便利，使會計處理效率和檔案管理效率都得到了明顯的提高[2]。實際上財務報告，會計憑證，會計賬簿等各類會計核算資料都逐漸由傳統紙質管理模式轉變為數字化管理，開展原始憑證電子化管理工作，業務范圍涵蓋電子報賬系統流轉的所有經濟業務，按照財務核算相關流程，上載經濟業務附件，并在電子報賬系統流轉完成審批過賬。該項目有利于提升財務業務協同處理水平，促進財務業務深度融合；提升財務管理工作規范化水平，將財務管理范圍延伸到業務前端；實現原始憑證的實時在線追蹤，提高在線稽核的工作效率；實現原始憑證可視化管理，凸顯財務業務監督作用，加強業務鏈與財務價值鏈融合，有效規避經營風險。當前電子會計檔案屬于會計檔案管理范疇，對財務會計檔案中包含了電子計算機在內電子設備，電子類檔案進行共同管理，在電子會計檔案移交過程中應同時移交檔案自身和元數據，文件的具體格式應與國家檔案局所公布的規定相符合，對于特殊格式會計檔案應和讀取平臺同時移交。但不論會計檔案資料是來自外部接受，還是單位內部產生都可以用電子的形式對其進行統一存放，并歸檔[3]。最后，在電子會計檔案銷毀處理時應獲得財務會計管理部門，檔案職能部位和信息系統監管部門共同認定，并安排專門人員對銷毀過程進行全程監督。

2 增強檔案工作人員的操作管理能力

在會計檔案信息化管理中，管理效率與管理質量在一定程度上取決于檔案管理人員，為提高會計檔案管理水平，應根據新辦法的要求，提升檔案工作人員的專業素質和綜合素養，要求工作人員熟練掌握會計檔案管理軟件系統操作方法和具體應用。同時單位或企業應加大對檔案管理人員培養力度，明確檔案管理流程，管理模式等，培訓內容應涉及到檔案管理中的歸檔，登記，文件編號等具體的內容，提高培訓導向性與實效性。另外，如有必要的情況下可聘請相關專家對單位檔案管理人員及其工作人員展開一對一實踐訓練，確保人人合格，并時刻提醒檔案管理人員應充分發揮自身的職能，養成良好的職業習慣，對含有商業機密和敏感度較高的檔案應加強保密管理，嚴禁他人窺探。另外，在信息化背景下，單位還要加強對電算化人才的招聘與選拔，重視檔案管理軟件維護工作，確保網絡安全，加強對計算機系統維護，在會計檔案管理中才能發揮其更大作用。

3 加強對財務會計檔案管理信息化建設

與辦公自動化基礎設施要求相比，在信息化背景下會計檔案管理工作的創新還要加強對信息化建設，極大基礎設施建設力度，確保滿足電子會計檔案管理的保密性，安全性和平穩性等需求[5]。除了必要的硬件設施外，在軟件設施建設中還要充分考慮到信息化環境的基本要求和實際條件，財務主管部門要加強與檔案部門人員寫作，根據新辦法的規定，加強對電子會計檔案的規劃與設計編制，并結合實際需要，制定出切實的方案，避免在檔案管理信息系統運行中出現問題。在財務會計軟件的研發與測試過程中，還要充分考慮到安全問題和保密問題，對于一些敏感度較高的檔案可以通過實行電子簽單制度，確保檔案安全，可靠。

4 結語

隨著近年來新會計檔案管理辦法的出臺與修訂，在信息化環境下，為單位財務會計管理工作提出了新的思路和要求，為適應信息化時代的發展要求，檔案管理部門需要加強對會計檔案管理工作方法的創新，這也是當前會計檔案管理中所急需解決的問題。會計檔案管理應實行電子化管理模式，提高檔案管理人員和工作人員的信息水平和綜合素養，加強對會計檔案信息化建設的力度，提高硬件設施與軟件設施的建設水平，從而提高檔案管理現代化水平，促進會計檔案管理工作的更加完善，同時也確保會計檔案管理工作的安全性，為檔案管理工作的信息化建設發揮出更大的力量和作用。

參考文獻

[1]王雨楊.信息化環境下單位財務會計檔案管理的創新探究[J].世界最新醫學信息文摘，2017，17（67）：165-166.

[2]邢芳.高校財務會計檔案管理中存在的問題及解決辦法[J].科技風，2016（24）：175.

[3]吳士英.高校財務會計檔案管理中存在的問題及解決辦法[J].企業導報，2016（17）：40-41.

[4]梁燕儀.淺談財務會計檔案對醫院經營決策的積極作用[J].辦公室業務，2016（15）：122.

[5]戴敏.高校財務會計檔案管理中存在的問題及解決辦法[J].中國證券期貨，2013（04）：142.