文書檔案管理信息化建設思考

閻小娟 李麗茹

【摘要】伴隨著信息化時代的到來，文書檔案管理對企業數據的保存和信息的收集顯得更加重要。傳統的文書檔案管理模式，已經不再適用于現實需求，它難以做到及時地為我們提供完整、準確的檔案信息。本文主要針對目前文書檔案管理中所存在的問題進行了分析，并列舉出了幾條文書檔案管理信息化的實施途徑。希望能為相關工作者提供借鑒。

【關鍵詞】文書檔案 信息化建設 檔案管理

引言：文書檔案作為檔案管理的重要組成部分，它對企業的發展歷程進行了相關記錄，并對企業各方面的發展過程和成果進行了客觀反映。所以，一直以來企業都非常的重視文書檔案管理工作。但在傳統的文書檔案管理中，更多的是依賴于動手操作，其中人工勞動力較大、效率低、不便查詢等缺點日益暴露。伴隨信息化時代的到來，借助電子信息技術來進行文書檔案管理工作，是企業現代化管理的必經之路。

一、信息化技術運用在文書檔案管理中存在問題分析

1、電子文件真實性、安全性不高。電子文件雖然利于保存，但同時也易于修改。因為電子文件都是使用虛擬化語言進行編寫的，而不是以固定的形式存在。只用取得一定的權限，就可以對原始文件內容進行隨意修改。雖然目前已經有相關技術，可以避免對電子文件進行修改和偽造，但是相比紙質文件來說，電子文件依然存在著非常大安全隱患。另外，電子文件雖然對文字中的格式和字體進行了規范，并統一蓋上電子印章，但它還是不能同紙質文件一樣，通過文件當中的字跡和紙張的厚薄等細節去判斷文件是否真實、可靠。

2、文件檔案信息化建設較為滯后。盡管很多企業都引進了大量的現代化技術設備，但由企業自主研發的管理系統產品的層次和實用性參差不齊，同時又缺乏網絡信息化技術支撐，計算機技術沒能夠得到充分的發揮。它僅僅固定于企業內部文件資料的收集、儲藏、統計等。文書檔案管理沒有完成網絡信息共享的過程，就不能做到文書檔案傳輸的網絡化、高通量化。

3、文書檔案管理者業務專業水準不達標。對文書檔案的管理，不僅要求工作人員掌握紙質文書管理的方法和要求，還應熟練應用和掌握數據通信技術和電子信息技術，這就對文書檔案管理工作人員專業素質提出了更高層次的要求。就目前的形勢來看，文書檔案管理復合型人才比較稀少。

二、信息技術在文書檔案管理中的應用

1、運用信息系統內外網隔離保證文件安全。在信息化網絡的內網和外網之間，進行物理隔離，是保證信息化網絡安全的重要措施，也是最為經濟的措施之一。具體有以下兩種操作途徑：

第一，通過路由器來進行外網隔離的防護工作。我們要先將相關IP地址屏蔽，接著再有選擇性地放人一些地址進入到信息化網絡，這樣就可以很好的利用路由器來過濾掉被屏蔽IP地址和服務，以此保證數據訪問的安全性。

第二，利用防火墻實現內網隔離防護。計算機的防火墻自帶有認證的機制，具有五個基本功能，包括：進、出網絡數據過濾；進、出網絡訪問行為管理；對一些禁止業務進行封堵；對通過防火墻的活動和信息內容進行記錄；對網絡攻擊的進行告警與檢測。我們只需對防火墻進行操作，就可以有效避免外來指令修改本機數據，從而保證內網數據交換時本機數據的安全。

2、文書檔案管理現代化和企業管理信息化應保持同步。將企業文化檔案管理系統通過網絡這一媒介融為一體，去開發和研究互聯互通的、統一標準的文書檔案管理系統，把掃描文件與電子文件和系統直接掛接。以方便查閱所需要的信息，還可以對文件原件進行下載利用，從而整體上優化文書檔案檢索、利用的服務水平。真正意義上去實現共享信息資源。

3、必須定期對數字檔案格式進行更新。伴隨信息技術的高速發展，檔案系統也在不斷更新，信息化檔案保管的格式增多，系統之間相互不兼容，從而導致數據無法讀取的情況越來越嚴重。所以，企業必須對數字檔案格式及時更新，以減少和避免不必要損失。

4、注重提高文書檔案管理工作人員綜合素養。文書檔案管理人員必須加強對專業知識的學習。應結合該崗位的工作特點，去熟悉所使用到的設備，一邊操作一邊學習，在提升自身業務能力的同時，還應特別注重對計算機知識的學習，努力成為文書檔案管理綜合性人才。要想實現這一目標，具體有以下方法；

首先，文書檔案管理部門必須健全學習激勵機制。可以采用“培訓為輔，自學為主”的方法，逐漸形成對員工的終身教育激勵機制。對企業檔案管理工作人員建立學習激勵機制，還可以把業務學習加入到業務考核的一部分，從而，整體提升企業檔案管理人員素質。

其次，要加強各單位之間的橫向交流。加大檔案管理部門和區域之間的系統合作力度，通過交流的方式，對其他單位的知識創新經驗、現代信息化高科技手段等進行學習。從而不斷增加文書檔案部門、檔案管理工作人員的信息源。

結束語

文書檔案管理信息化建設不僅是企業工作和發展的自身需求，也是信息時代對企業提出的新要求。文書檔案管理工作由傳統模式轉變為信息化模式，企業不僅要注重對管理方式進行提升，同時還需要及時革新管理理念。企業只有應充分利用信息技術，做好文書檔案管理信息化建設，才能從真正意義上實現文書檔案的價值，從而提升企業綜合競爭能力。

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