電子檔案“單套制”管理

管先海　李興利

李興利：日前，《2018年度國家社會科學基金項目申報公告》發布，在“圖書館·情報與文獻學”課題申報指南中，《黨政機關、企事業單位電子文件單套制管理研究》赫然在列。此前，上海自貿試驗區和青島市等地方已經開始試點和推廣實施電子文件歸檔和電子檔案“單套制”管理。本期沙龍，請各位同行結合實際，從制度設計、具體實施、利用服務等角度，談談我們不得不面對的電子檔案“單套制”管理問題。

何思源：推行電子文件單套歸檔、單軌運行是時代發展的必然趨勢。但就目前而言，僅是趨勢而已，要想大范圍推廣可能條件還不夠成熟。我認為，現階段的工作重點應當是進一步擴大試點范圍，在部分具有代表性的政府部門、國有企事業單位進行試點，在試點基礎上再逐步形成國家層面的頂層設計，指導全國范圍內的文件檔案管理數字轉型；同時，也要注意借鑒美、英、澳、加等國家在數字轉型領域所做的積極嘗試，取其精華，去其糟粕，為我所用。但不同的地區、行業、領域有著不同的電子文件與電子檔案管理信息化基礎，實行單套制也不能“一刀切”，應當針對具體情況做出適合的針對性判斷與選擇。電子檔案“單套制”管理是一項系統工程，需要法律、政策、制度、技術、人員等要素協力，需要檔案部門、業務部門、法律部門、技術部門以及相關領導的密切配合和通力合作，才能達到一種理想的效果。當然，在我看來，實行單套制管理最核心的問題依然是電子文件的法律證據效力問題，也就是如何讓電子文件與紙質文件一樣“可信”的問題。

程媛媛：我們現在正處在一個由紙質檔案向電子檔案轉軌的歷史轉型期，個人感覺“單套制”的推行，必須注意三個層面，即政策層面、試點層面和技術層面。政策層面，要把相關國家標準和國際、國內地區的先進經驗進行細致梳理。試點層面，要召集試點單位的OA設計公司、檔案管理軟件設計公司、文書處理部門和檔案管理部門與當地檔案行政管理部門五方聯席，共同研究制定相關技術標準和配套制度。比如，電子文檔一體化管理流程、電子文件元數據解決方案、電子簽名方案、電子文件長期保存方案等。技術層面，要在能夠采取“權限管理”和“全文檢索”等有效技術，為利用者提供有效快捷的服務的基礎上實現“三個達到”：一是達到檔案管理系統與OA系統對接（確保電子檔案來源真實、結構完整和安全可靠）；二是達到檔案管理系統能支持電子簽章、電子認證等技術的綜合運行，實現各部門對電子檔案信息的互信、互認（確保電子檔案的全流程管理）；三是達到檔案管理系統能夠定期對電子文件歸檔的數量、種類和質量等各項指標進行技術監控、抽檢（確保電子檔案長期可用）。

劉麗平：我認為從實際工作情況看，“單套制”管理將會帶來以下四大好處：一是制作成本和保管成本大大降低。“單套制”管理將不需要再打印大量的紙質副本，也不必保管這些紙質副本。二是檔案人員工作量減少。“單套制”管理會減少一套檔案歸檔保存，與之相關的收集、分類、整理、編目、編檢、裝盒、排架、統計、鑒定等工作都不需要進行。三是確保歸檔檔案的完整性與真實性。“單套制”管理模式下，諸如視頻、音頻、多媒體、超文本、數據庫等許多種類、格式的電子文件，并不能徹底還原成紙質副本輸出，將直接歸檔一套電子文件，不會出現“雙套制”管理的“不完整性”；另外，針對不同的網絡環境和使用習慣，無論是采用網絡運轉的電子文件，還是網下運轉的紙質文件，都直接歸檔一套最完整、最真實的檔案保存，確保了歸檔檔案的真實性，不會出現“雙套制”管理中電子文件與紙質副本不完全對應的問題。四是避免匹配比對等復雜性工作。“單套制”管理模式下，不用再進行兩套檔案的相互印證和匹配比對工作，不用再進行大量文字、數據及圖像的線條、色彩、色溫等人眼幾乎無法完成的復雜的匹配比對工作，大大降低了工作的復雜程度。

田潤：我認為在完善的制度保障和技術支撐下完全可以實施電子檔案“單套制”管理。相對于“雙套制”管理而言，“單套制”有四方面的現實意義：一是各立檔單位可以實現在線歸檔，節省了大量人力、物力；二是檔案館可以在線接收各立檔單位的原生電子檔案，為數字檔案館打下良好的資源基礎；三是檔案的劃控開放工作會非常明晰和便于操作，能盡快將應開放的檔案服務于眾；四是會大大提高檔案的查準率和查全率。

郭東升：推行電子檔案“單套制”管理的主要理由是電子文件的井噴增長、海量庫存和雙套制所產生的紙質成本浪費。現行的雙套制存在的主要理由是出于檔案安全考慮。事實上，這海量井噴中的許多文件不能轉化為檔案，不需歸檔，也就不存在雙套制問題。再者，某些定期價值的檔案，因為保管期限短，電子文件保存方式可以備份也可堵塞安全漏洞，是可以不作紙質備份的。待到定期電子檔案到期鑒定處理時，鑒于某些電子文件的長久價值，可以再做紙質備份處理。因此，我贊成雙套制、單套制并行。

王鳳珍：從目前情況來看，我不贊成實行單套制。首先，雖說《中國（上海）自由貿易試驗區條例》規定“電子檔案與紙質檔案具有同等法律效力”，但這只是地方法規，國家還沒有制訂出臺相應的法律條文做依據。其次，目前全國大部分地區的檔案館無論“硬件”還是“軟件”還達不到“單套制”要求，電子檔案在網絡傳輸、存儲等方面都存在很大安全隱患。最后，傳統的檔案管理需要存儲空間，電子檔案也需要存儲空間。目前雖然出現了云空間技術，但對于一些機密檔案在云空間儲存還是存在很大風險的。基于以上原因，我認為在短期內推廣“單套制”是不現實的，即便是實行“單套制”也應有選擇地將珍貴的及使用頻繁的檔案進行雙套制管理。

余厚洪：電子檔案管理，需要經過形成、處理、歸檔、保存、傳遞和利用等諸多環節，在其中任何一個環節中都可能出現信息被更改或文件丟失的情況，推行“單套制”，檔案管理機構就需要采取更加有效的防范措施，這又對管理人員的信息素養提出了更高的要求。當然，對于“單套制”管理，雖然任重而道遠，但由此帶來的諸多好處也是值得期待的。何況，當今信息技術發展迅猛，不必過于擔心“單套制”可能面臨的技術風險，相信“車到山前必有路”。

鞏磊：電子檔案“單套制”管理模式改變了傳統的文件收集、整理和歸檔方式，是OA辦公條件下的電子文件在線歸檔和電子檔案管理的制度創新。就目前而言，我認為，做好電子檔案“單套制”管理，首先，需要確保電子檔案管理的應用系統建設和基礎設施建設等方面的技術支撐；其次，需要確保電子檔案與紙質檔案具有同等的法律效力支撐；最后，需要當地黨委和政府對這項工作的重視與支持。

亓曉華：電子檔案“單套制”管理是“無紙化”辦公條件下的電子文件在線歸檔和電子檔案管理的創新模式，但是就目前看，推行電子文件“單套制”歸檔工作還需要從制度、技術和業務層面確保電子文件的真實、可靠、完整、可用，做到全程管理、前端控制、統一管理。我們可以首先選擇有條件的、基礎比較好的單位開展單套制歸檔試點工作，待時機成熟后再全面推廣。選取的試點單位一定要在管理模式上將OA辦公流程與電子文件歸檔、電子檔案管理流程對接，變分散管理為全程管理，變年度歸檔為隨辦隨歸，從源頭上保證電子檔案的完整、準確和系統；在技術保障上緊緊圍繞電子檔案“真實完整、安全可靠、長期可用”的要求，應用電子簽名、元數據采集、日志管理等技術研發一套適合“單套制”管理的電子文件歸檔和電子檔案管理系統，確保電子檔案來源可信、管理可靠、長期可用。

武夢雅：在信息化高速發展的今天，越來越多的電子檔案已無法制成紙質或縮微膠片版本，從目前形勢看，單套制是未來的發展趨勢，但是舊有政策的廢止是建立在條件成熟的前提下，信息安全和電子文件的復雜化仍然是電子檔案長期保存需要注意的問題。隨著信息系統環境的復雜化，電子檔案的種類也越來越多，如何統一管理以及如何確保電子文件不被修改、不會侵入病毒等問題都需要解決。因此，向電子檔案單套制管理模式的轉型是一個長期的過程。

孫大東：關于這個問題，我覺得首先有必要區分清楚兩個概念——“套”和“軌”。無論是單套制還是雙套制，就檔案領域的實踐來說其強調的是歸檔載體的不同，而單軌制和雙軌制則不同，其強調的是管理模式的不同，這種不同是基于管理對象的不同而產生。由此會形成兩個認識：其一，電子檔案和紙質檔案各有其特點和屬性，管理方式自然會有所區別；其二，只要是紙質檔案與電子檔案并行存在，管理方式就是雙軌制。在此基礎上對于電子檔案單套制管理問題的認識我覺得會更清晰：隨著歸檔檔案的載體形式逐漸過渡到電子形式，即電子檔案時代，以前保存的紙質檔案當然要按照原有的模式去管理，這是由紙質檔案的特點和屬性決定的，而電子檔案則要實行相應的管理方式，而這種管理方式和紙質檔案的管理方式是有所區別的。比如存儲和保護的問題，紙質檔案需要有實體的空間去存儲和保護，同時還要輔之以相應的設備、技術和藥物等，隨著數量的增長，存儲空間及相應的輔助物還需要不斷增加，電子檔案則不需要，因為其是存儲在電子檔案管理系統中的，由于系統本身的存儲空間就很大，再加上大容量的外存儲設備，館藏與存儲空間不足的矛盾幾乎可以忽略不計，而其保護則不再是針對檔案本身，而是通過電子檔案管理系統的維護實現的。因此，我覺得電子檔案單套制管理可能需要在紙質檔案管理的基礎上破舊立新，形成單獨的一套思維和模式。

（摘自《檔案界》論壇）