新形勢下做好檔案管理工作的探討

歐陽美

【摘 要】在人類社會發展過程中，檔案是具備價值屬性、可以記錄并再現歷史的最為直接的一種記錄形式，往往指代的是社會組織或者個人以往的社會實踐活動當中形成清晰、直觀及具備完整記錄作用的固化模式信息。因此在嶄新形勢之下怎樣將檔案管理工作做好就顯得較為重要。

【關鍵詞】新形勢；檔案管理；工作；做好；分析

檔案掛歷隸屬于基礎管理包含的范圍之內，科學合理的檔案管理工作，可以從整體的角度上、科學合理的將部門、單位以及企業發展情況反應出來，以便于可以在領導者優化調整政策的過程中提供科學合理的依據。現階段我國社會經濟發展速度較為穩定，在嶄新發展形勢之下自然會對檔案管理工作提出一些嶄新的要求，因此怎樣才可以在新形勢之下將檔案管理工作妥善的完成，成為了檔案管理領域當中各個工作人員應當注意到的問題。

一、目前我國檔案管理領域當中存在的問題

思想意識較為薄弱。以往的一段時間當中，某些人員其中甚至包含一些領導干部都難以對檔案工作形成清晰的認識，將檔案管理工作當成是收集、整理和保管已經成為歷史東西的工作，僅僅是一項十分簡單的事務而已，在單位各項工作當中占據的地位較為低下，只要不講檔案丟失，不泄密，或者可以將查檔工作應付過去就可以了，甚至在某些情況下會極端的認為檔案管理工作是可有可無的。除此之外，從事檔案管理工作的人員也沒有將檔案管理放置在較為重要的地位上，大多數檔案管理人員在進入到工作崗位中之前都沒有經受過專業的檔案管理知識培訓，難以對檔案管理工作的重要性形成全面的認識，也難以在實際工作的過程中展現出來很強的責任感以及職業道德，難以將任何形式的理論知識和科技知識積累下來，因此我國檔案管理領域當中各個工作人員的管理意識水平較為低下。

硬件設施的落后性比較強。檔案管理工作需要具備一定的專項經費、庫房等物質基礎，但是一些單位和企業因為難以對檔案管理工作重要性形成充分的認識，因此也就不會在檔案管理領域當中投入充分的經費，甚至在某些嚴重的情況下單位不會將檔案工作劃歸到經費預算領域中去，幾百年是某些單位會將檔案管理工作經費放置在預算領域當中，占據的比例也比較小。在實際工作當中發現的問題是，某些單位當中因為沒有固定的檔案庫房，因此會隨意的找一些地方存放檔案，甚至在某些情況下會衍生出來檔案的弄孫和破壞問題。在上文中所說的這種管理模式實施的過程中，難以形成有效保護檔案的效果，也難以對檔案的正常使用壽命做出保證。

管理措施的滯后性強。一方面，在社會形勢變化以及社會發展速度大幅度提升的背景下，涌現出來了各種類型的新生事物，檔案的形勢以及內容也向著多樣化、復雜化的方向轉變，檔案涉及到的范圍也逐漸提升。但是不難發現的是，我國范圍內某些單位和企業仍然使用到的是傳統型管理模式，尤其是在電子科技、網絡技術迅速發展的時代背景下，檔案管理技術難以滿足時代發展需求，有一些地區硬件設備匱乏問題較為嚴重，軟件滯后性也比較強，計算機應用型人才數量不充足，因此會沿用人工檔案管理模式。另外一個層面上，這種滯后性比較強的檔案管理模式，在科學技術發展以及社會主義市場經濟體制逐漸構建起來的基礎上，難以滿足時代發展進程向前推進的過程中提出的客觀要求。檔案管理模式以及檔案管理機制構建工作，應當可以滿足時代發展進程向前推進的過程中提出的客觀要求。

二、新形勢之下的檔案管理措施

有上文中的敘述可以得知的是，規范檔案管理對于國家機關以及企事業單位來說，都顯得十分重要，但是目前我國檔案管理領域當中仍然存在著規范性不充足這樣一個問題。在這些問題的影響之下，我國檔案管理模式實際運行的過程中難以將各項性能充分的發揮出來。因此在嶄新的形勢之下檔案管理規范化水平應當不斷的提升，筆者依據實際工作經驗及相關文獻資料的記載，提出了一些檔案管理規范化措施，希望可以在今后檔案管理向著規范化的方向轉變的過程中做出一定的貢獻。

檔案管理應當得到應有的重視，單位領導者應當予以檔案管理工作充分的重視，領導需要在實際工作的過程中逐漸對檔案管理的意義和價值形成深入的了解，以便于可以在實際工作的過程中正確的對待檔案管理工作，促使檔案管理工作向著規范化的方向轉變。

在我國范圍之內開展全面普查案卷工作，針對某些出處時間比較差、沒有標題、格式不貴單的案卷進行清理，將沒有任何實際作用的案卷清除掉，以便于可以讓計算機錄入工作的效率大幅度提升。

目前我國施行的檔案管理制度應當逐漸規范起來，在檔案管理工作向著規范化的方向轉變的過程中需要得到科學合理規章制度的保證，所以應當明確的將管理制度編制出來，比方說整理歸檔制度以及庫房管理制度等等，各個單位可以將本單位的實際情況作為依據，編制出來適應性比較強的檔案管理制度，以便于可以讓我國檔案管理工作在規章制度的限制之下開展。

充分的應用互聯網及信息技術，應用計算機開展儲存、目錄編制以及資料檢索工作，以便于可以讓工作人員的工作強度得到有效地控制，大幅度節省空間，并將工作效率提升到一定的水平上，在檔案各種類型案卷明確分類和妥善擺放的情況下，后續各項查找工作自然可以順利開展。

針對某些案卷保存較為完好并且具備完整目錄的案卷，應當直接在目錄之上做出分類標志，針對某些形式較為特殊的案卷應當經由計算機程序將姓名、時間以及地址等信息放置在目錄當中，在此基礎之上制定出來獨特的分類號碼，以便于可以讓錄入速度大幅度提升，也可以在日后查詢工作進行的過程中起到一定程度的促進性作用。

檔案管理人員的整體素質水平應當得到一定的提升，單位應當定期針對檔案管理人員開展專業知識培訓工作，也應當定期組織一定數量的檔案管理人員去優秀檔案管理單位當中參觀學習，致力于使得檔案管理人員專業素質水平得到一定程度的提升，在實際工作的過程中不斷的總結和完善自己，爭取妥善的完成檔案管理工作。

參考文獻：

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