集團化運作立體化管理

康立鳳

【摘要】隨著我國經濟不斷發展，財務工作的整合日益重要，實現“大檔案”工作模式，發展”集團化、專業化、標準化、信息化”工作思路，在財務共享模式下，整合單位集團及各公司的會計檔案資源，統一新的會計檔案管理制度，更好地為發展社會主義市場經濟服務。

【關鍵詞】財務共享 電子會計檔案 跨越 管理

財務共享服務中心（FSSC）可以將分散的、重復的財務基本業務，從單位集團成員抽離出來，集中到一個新的財務組織統一處理，這個新的財務組織即財務共享服務中心，通過互聯網絡為分布在不同地區的單位集團提供標準化、流程化、高效率、低成本的共享服務，為單位集團創造價值。電子會計檔案是指以磁性介質形式儲存的會計核算的專業材料，是記錄和反映經濟業務的重要歷史資料和證據。它包括電子憑證、電子賬簿、電子報表、其他電子會計核算資料等。

一、會計檔案管理的現狀

（一）會計檔案管理制度滯后、利用率低

由于觀念上的認識還不夠到位，造成許多檔案的管理工作還停留在相對初級的管理水平上，不能契合新形式下“大數據十財務檔案管理”的實踐需要，譬如對電子會計檔案的管理與共享、對會計核算多維信息的檔案管理，對會計檔案管理形式的規定等方面存在滯后的制度規定。

部分單位集團通常更重視資金管理和會計核算，而對于會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱、移交和銷毀等管理工作缺乏完善、具體的規定，會計資料的查閱沒有相應的登記、借閱制度，極容易提高會計資料損失的風險。對于會計檔案的管理，只是由管理人員儲存在計算機硬盤中，查閱利用時才由管理人員將其找出，這樣的工作方式過于陳舊，利用率低，急需根據國家規定結合自身實際探索與新形勢融合的檔案管理模式。

（二）會計檔案信息化管理缺乏整體規劃

當下會計檔案管理量大，所需管理成本高，許多單位集團都在建設自身的會計檔案信息平臺，然而由于受各方面條件的限制，工作開展不到位，影響了會計檔案的完整性和長期安全保管；并且缺乏整體規劃，這些系統之間各自為政，相互之間不能互相融匯灌通和資源共享，使得單位集團會計檔案管理部門的專業化、系統化仍然沒有得到很好地實現。

（三）專業的會計檔案管理人才較為欠缺

財務檔案管理人員綜合管理能力不足，信息化檔案管理意識和實務能力欠缺，單位集團缺乏提升財務檔案管理人員綜合業務素質的意識和行動。目前許多單位集團對于主管業務的人才引進較為重視，但對于會計檔案管理的人才引進往往忽視。

（四）檔案安全防范措施不足

在數字化背景下，存儲器、網絡信息系統是會計電算化檔案管理工作運行和發展的基礎，同時也會變成會計檔案安全隱患的缺口，一些單位集團對于會計電算化維護的應對措施不足，會計檔案管理安全受到挑戰。會計電算化工作所產生的數據需在計算機的硬盤上，在安全方面存在著易篡改、易泄密、易感染病毒等情況。安全問題一旦發生，將對單位集團會計檔案的數字化管理造成嚴重的影響，阻礙了檔案管理工作的發展和優化。

二、電子會計檔案管理的重要性

2015年12月，國家財政部、國家檔案局令第79號發布修訂后的《%計檔案管理辦法》，自2016年1月1日起施行，即肯定了電子會計檔案的法律效力，電子會計憑證的獲取、報銷、入賬、歸檔、保管等均可以實現電子化管理，符合條件的會計憑證、賬簿等會計資料不再打印紙質歸檔保存，這些新的規定將節約大量紙質會計資料的打印、傳遞、整理成本以及歸檔后的保管成本，減少社會資源耗費。

明確將電子會計檔案納入會計檔案范圍，將大力推動電子會計的深度開發和有效利用，為政府決策和管理提供更多維度、更具參考價值的會計信息。如果一個分子公司出現問題，因為缺乏集中管控，導致問題發現滯后，處理不及時，連帶對其他分子公司產生連鎖反應，集團的經營風險長期潛行，整體發展會受到制約。經營和財務風險不斷增加。為此，財務共享模式，實現智能、高效、融合一體化尤為重要。大數據、云會計時代的到來，推動著事業集團的會計檔案管理從以紙質為媒介的傳統管理存儲方式到數據形態的數字化管理的轉變。

會計檔案數據激增使得會計檔案管理面臨新時代大數據的挑戰和機遇，財務共享服務中心的建設實施改變了傳統分散型的會計檔案管理環境，它將不同國家、地點實體的會計業務集中到一個財務共享服務中心來記賬和報告。這種集中的財務管理改變了過去傳統的屬地化會計檔案管理體系。使得檔案電子化不再是簡單的掃描編輯、查詢共享，而是提出了檔案實施立體化管理、充分發揮檔案價值的更高要求。

財務職能的集中，可以精簡人員，降低成本、提高效率，并將財務流程與企業戰略相匹配，以“集團化、標準化、專業化、信息現代化”為規劃中心，建立“大檔案”工作模式，通過整合單位集團各公司的檔案資源，建立統一的制度規范化，實現集團化管理；依托先進的財務共享模式下的檔案管理系統，整理規范、統一目錄格式的定制，實現標準化管理；依托信息現代化手段，實現單位集團各公司電子會計檔案的統一存儲和管理；培育專業的人才隊伍，實現專業化管理。

三、實現財務共享模式下電子會計檔案管理的措施

（一）強化頂層設計，突出集團化管理

全面深化改革，是黨和國家的中心工作，也與會計檔案工作關系重大，隨著改革的不斷深化，會計檔案的形成內容都會發生新的變化。我們要轉變管理觀念、重視檔案管理。單位集團通過頂層設計，制定健全的管理制度和標準規范，在財務共享實施過程中，做好各類會計檔案信息的標準化、數字化及檔案信息綜合利用，及會計檔案生成、流轉等環節形成的會計稽核和內控系統，實現集團化管理。

（二）建立標準化的管理制度體系

各單位集團必須加強對會計檔案管理工作的領導，制定嚴格的會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱、借用手續、銷毀和電子檔案的定期備份等管理制度，同時不斷更新歸檔制度，簡化工作程序，以適應會計檔案管理現代化的需要。新《管理辦法》要求建立新的會計檔案鑒定銷毀制度，完善銷毀流程，推動會計檔案銷毀工作有序開展。保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。實行傳統會計檔案管理向電子會計檔案管理的并存和跨越。標準化的管理制度體系包括如下：

（1）建立嚴格的內部控制制度。內部控制制度是指單位企業為了保護資產的安全性、會計資料的準確性和可靠性、提高經營效率而在組織內部采取的制度、方法和手續。與傳統內部控制相比不同的是，會計檔案信息化要求內部控制的手段更加多樣化，要求延伸和革新會計檔案基礎和規范管理，擴大內部控制的范圍，其中包括紙質和電子會計檔案的存儲、備份、日常保管、調閱及遠程調用、整合利用，以及原有存儲模式革新和低碳化，對系統程序化開發過程的控制、數據編碼的控制以及對調用和修改程序的控制等。

（2）建立會計檔案歸檔與保管制度。會計電子檔案對環境的依賴性強：電子會計檔案的使用依賴于計算機的硬件和軟件系統，對環境的要求較高，不僅要防水、防火，還要防塵、防磁，而且對溫度還有一定要求。應注意對電子會計檔案的安全風險控制，充分考慮基礎環境要求，保證存儲介質的物理性能不改變，以提高電子數據的穩定性。采用電子計算機進行會計核算的單位，應當將打印出的紙質會計檔案和電子會計檔案一起保存，確保會計檔案的完整性和長期保管的安全性。為保證會計數據安全、準確、真實，備份和恢復是一項重要措施。電子會計檔案管理人員需定時進行雙備份或多備份，以防會計檔案的丟失和毀損，備份數據和原件數據分別設在不同的存放地點，由專人進行檢查和監督，同時注明備份時間和操作員的編號。設立信息備份員負責電子會計檔案的備份工作，將當年形成的所有電子會計檔案信息整理歸類，并標明日期、內容目錄、備份人姓名等內容，用于存檔的光盤還需系統管理員和財務負責人簽名，建立系統日志文件，記錄每天的財務系統操作人員和操作時間。

（3）建立專人專職制度。根據責、權、利、效相結合的原則，設置不同的崗位，在檔案管理工作中肩負不同的責任，并且崗位之間有一定的牽制和監督作用。嚴格崗位責任制，既不能出現管理的盲點，也不能出現職責的交叉和重復。設置歸檔登記簿、檔案目錄登記簿、檔案借閱登記簿，嚴防電子會計檔案毀損、丟失和泄密。

（4）建立嚴格的認證制度。在手工會計系統中，數據的處理和存儲均分散于各個部門和人員，而電子會計檔案系統的突出特點是數據的處理和存儲的集中化，如果未經授權的人員可以輕易地利用計算機瀏覽大部分文件和數據，易使機密數據泄露。嚴格的認證制度可以防止未經授權的人員進入電子會計檔案系統。認證技術包括不同權限的口令認證、指紋認證、全息認證等。引入加密技術以有效保證數據的安全性。

（三）實現財務共享會計檔案管理信息現代化

單位集團的合并、集團下屬公司的成立等不斷變化和每天發生的經濟活動的增加，給會計檔案帶來日益增加，實現財務共享模式下由傳統會計檔案管理向電子會計檔案管理的跨越。實現集團財務的集中管理與監控，手工操作向財務信息化、財務業務一體化轉變，集中資金管理，集中預算控制，解脫經營部門和業務部門的低技術含量的重復勞動，提供一致、可靠和低成本的服務。確定財務共享服務中心與各單位溝通及業務評估的依據，先考慮系統的集中應用，實現財務管控，再通過系統推進解決集中后的效率問題，優化會計檔案管理。

必須加強內部流轉的會計檔案加工處理過程的質量，在會計檔案的生成、流轉等環節增加提取或處理的稽核環節，避免處理偏差，防范自身操作失誤所帶來的風險，最終保證財務共享服務的整體質量。

目前財務共享系統建立在網絡系統上，存在一定的電子檔案失真隱患，因此應采取必要措施來加強會計網絡的安全性，加強防火墻、路由器等網絡安全方面的管理。定期檢測信息系統運行情況，及時進行計算機病毒的預防、檢查工作.定期對電子會計檔案進行檢測，及時做好數據維護工作。采用等距抽樣或隨機抽樣的方式定期對會計電子檔案進行定期檢測。健全檢測、維護、登記管理工作，進行檢測、維護要經過審批。檢測的主要內容為：外觀檢查，確定存儲介質表面是否有損壞或變形，外表涂層是否清潔以及有無霉斑出現等；邏輯檢測，采用專用檢測軟件對電子會計檔案進行讀寫校驗。對于在檢測中發現有差錯的存儲介質，要及時進行修正或更新。審批、檢測、維護等資料要歸檔保留，嚴禁隨意進行數據恢復和拷貝。

（四）注重人才隊伍建設，提高會計檔案管理人員的素質和管理水平

注重會計檔案管理隊伍的建設，是會計檔案管理中的核心和關鍵，隨著全球數字化、信息化建設步伐的不斷加快，檔案管理人員要積極轉變觀念，建立現代化管理理念，應掌握會計學、檔案學、管理學和計算機信息系統學的基本理論、基本方法和基本技能，在會計檔案系統中，不僅對管理人員的專業知識、基本技能有新的要求，而且在道德標準、工作態度上也有更高的要求。因此，對現有的會計檔案管理人員可與會計信息系統開發、維護和使用人員進行崗位培訓，通過組織學習和培訓的方式，提高檔案管理人員的專業素養，提高專業技術水平以及信息化管理水平，培養復合型會計檔案管理人才。在聘用環節，要進行必要的考試以確定其知識、技能狀況，要進行有效的履歷審查以確定其道德品質。建立相應的激勵和約束管理機制，進行嚴格定期的工作成果考核，注重人員專業能力的培養，提高檔案意識和專業能力。每年定期組織進行考評和業務學習，督促人員不斷學習，提高專業能力。另外，還要注重培養人員有創新能力，探索開展智慧檔案管理，積極研究新技術，與時俱進。

目前，財務共享作為一種新的財務管理模式正在許多跨國公司和國內大型集團實踐中，通過以上財務共享模式下電子檔案管理措施實行取得了較大的管理效應，提高了管理水平和工作效率，取得了較好的經濟效益。例如中國電信和海爾集團在實施財務共享中心和新的檔案管理體制建設后，將過去層層匯總模式轉變成直管模式，整體工作效率大幅提高，在較大程度上提高了集團的市場競爭力，有力促進集團的發展進程。海爾集團實施新的財務管理模式后，將財務大部分的職能集中到一個中心，大大縮減人員經費，顯著降低成本，提高了效率。

四、結束語

以往會計檔案管理的研究大多停留在存在的問題、改進措施、系統構建與維護等、直觀層面，仍然只是手工會計檔案保管，內容在電算化階段的延伸。今后財務共享模式下的電子會計檔案管理，利用大數據、云計算、物聯網等技術將單位集團會計檔案管理從傳統檔案向電子檔案的轉變并通過云端實現電子檔案的遠程訪問和管理與財務流程、企業戰略相匹配，提升檔案信息利用效率，實現檔案信息的隨需訪問，實現單位集團統一化運作、立體化管理。

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