淺談財務在企業ERP系統上線中的角色

康志鋒

【摘要】本文以財務人員為研究視角，針對財務工作者在ERP管理系統上線過程中的作用展開分析，結合本企業實際上線中的成功與不足，期待現代企業管理走向科學化，以促進企業的穩步發展。

【關鍵詞】財務人員 ERP系統 上線過程

一、企業ERP系統上線的一般流程

通常來講，ERP整體的項目實施過程基本上是一樣的，ERP項目實施都分五個階段：

（1）項目啟動：這個階段通常來講算是項目前期工作的一個總結，以項目啟動大會為結束標志，它包括了項目計劃，項目章程，組織結構，人員職責，項目工作環境等等的設定，這個時候，通常有一個初始預算，隨著后面階段需求的變化，需要進行更新。

（2）業務流程梳理：這個階段主要完成客戶未來流程的設計，主要有如下幾點：

概念培訓：對KEY USER和IT USER進行ERP OVERVIEW的一個培訓，此培訓主要讓客戶掌握SAP ERP的基本概念，對SAP的操作和運行方式有個基本的了解。

現狀調研：對總帳，應收，應付，固定資產，成本計劃以及核算等財務子職能的現狀進行調查，詳細了解客戶各方面的需求，這個階段顧問間要經常溝通，從而可以更全面地掌握客戶需求。

藍圖設計：對比現有流程與SAP標準流程間的差距，通常財務流程較為標準，對于特殊需求，特別考慮一下即可。這個階段的顧問要寫出藍圖文檔，也是客戶與顧問沖突最大的階段，成功的關鍵是引導客戶需求，降低客戶對項目不切實際的期望等等。

（3）系統運行測試：此階段要將藍圖設計中涉及到的流程，在SAP系統里給予實現，更多的是技術方面的工作，測試文檔由KEYUSER準備出來，記錄測試過程及結果，這個文檔也是接下來用戶培訓階段培訓手冊的藍本。此階段顧問要著重解決KEY USER提出的各種業務流程在系統中如何表現的問題，也是對KEY USER進行SAP操作培訓的最重要的一個步驟。單元測試結束后將進行集成測試，集成測試涉及到企業日常運作的主要場景，從銷售預測，銷售訂單，生產計劃，采購，庫存，生產，銷售，收款等等業務循環各階段的操作的進行，憑證的顯示查詢，單據的流轉等等。此部分內容主要由KEY USER來進行。

（4）上線準備：此階段要做的主要工作是上線數據的準備以及最終用戶的培訓工作，數據可分靜態數據和動態數據，靜態數據也可稱為主數據，如客戶，供應商，物料等等，動態數據為業務產生的數據，如客戶余額，物料庫存數量等等，對FICO顧問來說，要準備的靜態數據無非是總賬科目，客戶，供應商要對應的統馭科目，銀行信息，還有就是物料的價格信息，而動態數據無非是各種類型賬戶的科目余額。

（5）系統切換以及上線支持：此階段實現數據從原有系統到新系統的導入，對于后勤業務來說，物料主數據必須首先導入系統，然后是BOM，ROUNTING，已經下達尚未收貨的采購訂單，生產訂單，尚未交貨的銷售訂單等等，對于財務部分，最重要的是將總賬和明細賬對平：

導入上線時刻財務數據到新系統：對于總賬存貨科目余額，一定要和所有物料價值明細對平，允許的差異記錄到材料成本差異賬戶，總帳的固定資產余額要與固定資產明細對平，應收應付預收預付總帳科目要與客戶供應商余額明晰對平。

運行成本估算，從系統內產生物料的標準價，從而后勤物料移動，成本信息準確反映。

上線后的日清操作：上線后要對所有從后勤業務產生的財務憑證進行檢查，從而保證后勤業務和財務的正確集成。一旦發現錯誤操作，當天發生的，當天解決，財務尤其需要關注的是倉庫的收發料操作，錯誤的物料價格，錯誤使用的移動類型，常常對財務產生較大的影響。

上線后月結支持：通常SAP系統上線第一個月的月結需要財務顧問現場指導，而且在月結時候暴露出來的一些業務問題要進行糾正。

上線后的其他支持：系統上線后兩周左右，顧問撤離客戶公司，以后的大部分支持是通過電話，EMAIL，VPN遠程連接來解決的。END USER的問題傳遞給KEY USER和IT USER，IT USER作為企業內部顧問將逐漸取代FICO顧問的角色，他們再將自己無法解決的問題傳遞給顧問，顧問解決不了的再向SAP發送MESSAGE，請求SAP的全球支持，就是這樣一個幫助鏈條保證SAP系統的正常運行。

二、結合本企業ERP上線中，財務有以下成功與不足

（一）成功之處

（1）最成功的是物料，BOM，工藝主數據的質量。最終上線后，導入初始庫存（產成品、半成品）1000多萬元，然后用SAP運行成本估算，產生的物料差異正負抵銷后只有10萬多元，誤差不到1%。對于接近4萬條的物料主數據來說，這是一個很了不起的成就。這說明用戶方的主數據管理部門工作是很值得肯定的。

（2）關鍵時刻的顧問和用戶組織。由于切換后期有些工作不順利，到了快要上線的時刻，前景開始變得不太明朗。客戶方關鍵時刻組織了特別行動隊，由一個非常積極負責的工程技術部經理任行動隊隊長，全面推進主數據工作，抓著人加班加點地往前趕。

（二）不足之處

（1）進度把控方面比較差。主數據導入的時候，中間有個春節。除去春節，主數據的導入工作竟然拖延三周之多。這與主數據工作的策略有些失誤脫不開關系。后來的加班加點，主要是因為前期沒有抓緊。

（2）業務數據的質量不過關。對業務數據的檢驗，是在所有未清單據錄入之后運行MRP來實現的。理論上來講，應該說是沒有新的計劃訂單產生的，因為所有的需求和供應都已經存在于系統中。但事實上產生了2300多條計劃訂單。從這個數字出來之后，用戶和顧問的苦日子就開始了。第一天檢查完畢，下班前把安全庫存刪除后重新運行MRP為了排除安全庫存設置的影響），產生的計劃訂單有900多條；第二天是周六，也是3月1日，釋放成本，加班到晚上8點，剩余600多條；第三天修正計劃訂單的同時，開始補錄收發貨，這個過程也糾正了一些計劃訂單。到晚上11點，剩余400多條，產成品和半成品的計劃訂單已經基本清理完畢，所有訂單收發貨也已經基本補錄完畢（不包括停產切換之后線下執行的部分）。

參考文獻：

[1]楊青林.財務人員在ERP上線過程中的作用[J].現代經濟信息，2015，（24）.

[2]郭素娟.對ERP支持下是我企業財務管理問題的思[J].財會研究，2011，（3）.