淺談檔案管理數字化的建設

紅梅

摘 要：目前我國的檔案管理數字化建設與國際先進水平還有較大的差距，迫切需要提高檔案管理數字化水平。本文對數字檔案管理進行介紹，并分析了數字檔案的實現途徑。

關鍵詞：檔案 信息 管理 數字化

1 數字檔案的概念和特征

檔案能夠記錄國家機構、社會組織以及個人的活動，涉及到政治、經濟、科學、技術、文化、宗教等各個方面，其包括記錄了國家或者社會有價值信息的文字、圖表、聲像等形式。檔案具有記錄和承載歷史的功能，能夠為人們更好的傳承歷史，為人類的發展做出貢獻，因此我們需要通過創新，提高和拓展檔案管理的領域，更好的發揮檔案的作用。數字檔案是對傳統檔案管理模式的一種改變和創新，能夠改變檔案的保管和利用情況，通過數字化的存儲，使檔案管理逐步走向正規化、信息化、網格化、大眾化，從而實現檔案更加充分的應用。

數字檔案是隨著數字化技術的不斷發展產生的，也被稱為電子檔案。它既可以在人們應用計算機的過程中產生，也可以通過將各種資料進行數字化處理而產生，如資料掃描件、E-MAIL、WEB頁面和程序文件等等。電子檔案是通過計算機進行操作、傳輸、存儲和利用的文件，是人們社會活動的數字化記錄，隨著辦公自動化技術、信息技術和網絡技術的不斷發展，數字檔案的出現和應用成為了社會發展的必然結果。與傳統的檔案相比，數字檔案的優點在于其具有依賴性與信息的不可識別性、信息和載體的可分離性、信息的易控性、可變性與易失性、信息的可共享性、信息動態性、信息的集成性和載體形式多樣性等特征。

2 檔案數字化管理的優勢

2.1 提高經濟效益

隨著社會的不斷發展，需要記錄和使用的信息越來越龐大，落后的信息處理方式完全不能滿足需要，影響了工作的效率。在傳統的檔案管理模式中，企業為了解決龐大的信息量和落后辦公模式之間的矛盾，只能采取增加辦公人員和相關費用的方式，造成企業經營成本的上升，極大的浪費了企業的資源。通過采用數字化的檔案管理，可以將傳統檔案模式中的紙質檔案轉變為機讀檔案，大大減少了檔案的保管費用，同時減少了空間的使用，更重要的是電子檔案的使用更加方便，可以快速的進行查閱，減少了人力資源的利用，降低了企業檔案管理的成本，提高了經濟效益 。

2.2 有利于部門立卷制度的落實

部門立卷是優化檔案管理的一種方式，但是目前檔案室代替部門立卷現象依舊比較常見。檔案室代替部門立卷存在明顯的缺點：部門將零散的材料交給檔案室，由檔案員來代替立卷，而檔案員對于部門的工作很可能不太了解，無法對材料進行有效的整理，也不能判斷材料是否完整，從而降低了檔案管理的質量。通過數字化的檔案管理，由歸檔部門將文件材料輸入到網絡系統之中，再由檔案員管理人員進行統一的編碼保存，有效的保證了檔案的完整性，提高了檔案的管理效率。

2.3 提高辦公效率

檔案數字化管理具有不受時間和工作環境限制的特點，利用這一特點進行檔案管理能夠極大的提高檔案管理工作的效率。在傳統的檔案管理模式下，檔案的管理和利用都需要在上班時間內進行，工作環境也受到很大的限制，只能在檔案管理者、利用者和辦公用具集合的特定場合下進行工作。通過檔案的數字化管理，不需要使用傳統的辦公工具，而是應用單位網絡、計算機系統和電腦進行檔案的管理和使用。企業通過檔案管理數字化建設，可以將企業各部門工作過程中形成的電子文件通過編碼和解碼形成電子檔案，并且將其儲存在硬盤之中，電子檔案不需要和實物載體存在必然的聯系，并且可以通過復制儲存在不同的介質之中，使檔案的存儲變得更加方便。同時，在應用檔案時，利用者只需要獲得相應的許可就能夠隨時隨地的調取并查閱所需要的檔案信息，極大的提高了檔案管理的效率，方便了檔案的儲存和使用。

2.4 提高檔案內容信息的開發

在傳統的檔案管理模式之中，檔案的管理只能夠做到保證檔案完整的儲存和單個文件的查找利用，這樣不利于檔案信息的整合利用。通過檔案管理的數字化，各類的檔案信息被儲存，在將電子檔案立卷之后，通過檢索工具能夠將需要的相關的檔案信息全部檢索出來，搜索出的各種相互關聯、具有歷史性聯系的電子文件能夠幫助使用者更好的了解想要查詢內容的具體信息，滿足其對于某個專題深層次的查閱需求，更好的幫助其進行相關的工作，提高檔案信息的利用效率。

3 檔案數字化實現的途徑

檔案的數字化管理能夠提高企業的經濟效益，提高辦公效率，同時實現檔案信息的充分利用，是社會發展的必然選擇，但是在檔案的數字化進程中還存在許多的問題和障礙，因此為了更好地進行檔案的數字化建設，需要通過研究相應的對策來進行解決。

3.1 建設系統工程，實現信息共享

檔案數字化建設并不是一項簡單的工作，而是一項復雜的系統工程，進行檔案的數字化建設需要進行總體設計、設備選型、軟件開發、檔案整理、掃描錄入、系統管理、光盤備份、查詢管理、安全措施等一系列的軟件和硬件。同時，企業在日常的工作過程中會產生數量眾多的文字檔案，檔案的錄入和管理的工作量較大，因此系統需要采取雙服務器、磁盤陳列存儲、高速掃描儀集中掃描、光盤和磁帶雙備份來滿足企業的實際需求，快速的處理數據信息。與此同時，為了方便檔案的查詢，提高其利用效率，還需要設置合適的查詢系統，幫助利用者快速的查詢有價值的檔案信息，通過這種系統實現檔案資源的共享。除此之外，為了提高企業信息共享的能力以及提高信息的安全性，還需要將檔案管理的類別進行細分，設置操作目錄管理、系統環境管理、檔案密級管理、卷內目錄管理、企業分類管理等模塊。

3.2 建立檔案安全管理制度

為了更好的提升檔案管理效率，需要實現企業辦公自動化系統和數字化檔案管理系統的充分銜接，通過在查詢接口程序中加入查詢檔案資料的功能，可以做到將現有的財務系統和人事管理系統的集成。檔案管理數字化建設中一個重要的問題是檔案的安全問題，因此需要建立電子文檔的安全管理制度。檔案作為一種特殊的文字資料，有些是可以公開的，而一些是需要保密的，尤其是檔案數字化之后，保密工作更加復雜。為了保證數字檔案的安全，需要做好硬件安全的管理和軟件的安全管理。在硬件管理方面要嚴格保證信息儲存載體的質量，并且安排專人負責管理，保證其放置在溫度、濕度適宜的地方，并且防止人為災難的破壞，從而保證其使用壽命，保證文件安全。在軟件方面，需要應用多級權限和密碼管理，應用加密通訊、防火墻等各種安全控制方法，來保證檔案信息不被竊取和破壞，保證信息的安全。

3.3 建設專職隊伍，提高管理水平

隨著社會的不斷發展，社會的信息正在不斷地增長，檔案管理工作也在進行轉型，由傳統的勞動密集型轉變為現在的知識密集型工作，更加注重現代化辦公設備的應用，因此對人員的要求也在不斷提高。數字化的檔案管理一方面要檔案管理者具有很強的數據分析能力，能夠對專業性的檔案進行精準的把握，另一方面還要求其能夠根據利用者的需求，提供大量的數據信息，這使得這一工作需要具有高素質、高技能的現代化信息管理人員來完成。因此，為了更好的進行數字化檔案管理的建設，需要加大對檔案管理人員的培訓，學習電子文件管理方面的知識，不斷的提高其電子文件管理的能力，從而更好的實現傳統檔案管理模式向數字化檔案管理模式的轉型，提高檔案管理水平。

參考文獻

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