關于企業檔案管理工作的創新及思考

蘇小清

摘 要：隨著時代的發展，企業檔案管理工作越來越強調信息化、科學化、高效化、規范化，在此背景下，如何推動企業檔案管理創新工作方式方法，是目前企業檔案管理工作中應該思考的問題。因此，筆者從企業檔案管理的創新工作思路入手，緊緊圍繞檔案管理中的問題，思考企業檔案管理的新途徑，以期不斷提升企業檔案管理工作的質量和水平。

關鍵詞：企業；檔案管理；創新；思考

眾所周知，檔案管理在企業管理中發揮著重要作用。在企業管理中，檔案是企業進行人事、商品策劃、生產、銷售等一系列活動的重要信息依據，是企業生命周期真實的記錄[1]。企業檔案管理工作水平反映一個企業的整體工作水平，為企業管理提供強大的支撐，企業檔案管理水平的高低直接影響著企業的工作效率。目前，我國的企業檔案管理中存在很多問題，需要檔案管理工作人員反思存在的問題，不斷創新工作思路，提升檔案管理工作質效。

1 企業檔案管理中存在的問題

隨著我國企業檔案管理工作的日益深化，企業檔案管理水平有了很大的提高[2]。但是，不可忽視的是，我國的企業檔案管理工作中還存在許多問題，亟待解決。首先，企業檔案管理工作信息化水平不高。目前，我國的多數企業都沒有建立數字化的檔案庫，很多中小企業的檔案管理工作，不管是人事檔案還是工作檔案，還停留在以前的紙質化模式，未能充分發揮數字化檔案庫，提升企業工作效率的效用。其次，企業檔案管理人員工作水平不高。很多企業，在進行人員招聘中，都不會招收專業的檔案管理人員，開展檔案管理工作，很多企業的檔案管理人員都存在“半路出家”、“兼職”的現象，工作人員工作水平不高，直接影響了企業檔案管理工作的質效。最后，檔案管理工作得不到企業管理人員的重視。目前，很多企業的管理層都不重視檔案管理工作，在工作中，他們更重視業績和效率。領導重視程度不夠，嚴重制約了企業的檔案管理工作創新發展，一些企業的檔案管理人員即使有了創新的工作方式方法，由于得不到領導重視，不能在實際工作中進行推行，就更不用提檔案管理工作的質效了。

2 企業檔案管理工作的創新

2.1 建立信息化、數字化的企業檔案庫

隨著信息技術的發展，無紙化辦公已經成為很多企業的工作模式，這要求檔案管理工作也要逐步推進信息化、數字化建設，實現無紙化辦公。因此，要想創新企業檔案管理工作方式，就必須對檔案管理工作實施信息化、數字化的建設，提升檔案管理工作的現代化水平。

首先，企業應該建立電子信息檔案庫。將企業檔案管理的各項工作都錄入到信息庫中，通過有效的歸類整理，提升檔案管理的信息化、科學化水平，將各部門、各辦公室的有關檔案，集中到一個信息庫中，進行組織、協調，進而提升企業檔案管理工作的質效；

其次，實施企業檔案管理一站式建設。一站式建設是信息時代背景下，企業檔案管理的又一創新。在一站式建設中，企業全體工作人員，都能通過一個網上平臺進行內部檔案查詢、借閱。這有效的節省了企業工作人員的時間，提升了工作效率，同時，又提高了檔案的利用率，可謂是一舉多得。企業結合自身工作實際，加快建設檔案管理工作一站式網絡平臺，推行一站式服務工作；

最后，引入云計算。云計算是信息時代背景下，企業檔案管理的創新。引入云計算，能夠降低檔案信息化管理的成本，使檔案管理工作的資金一再下降；利用云計算，能夠提升企業檔案電子信息庫的安全性；利用云計算，能夠提升檔案管理人員的工作效率和工作水平。因此，企業應該結合自身經濟實力和發展需求，將云計算引入到企業檔案管理工作中。

2.2 提升工作人員專業素質

企業檔案管理工作人員的專業素質，直接影響著檔案管理的工作水平，基于此，一個企業要創新檔案管理工作方式，就必須要提升工作人員的專業素質，以高水平、專業化的人員推進創新工作的開展。

首先，企業可以針對現階段的工作人員，進行專業的信息化、數字化培訓，利用信息化、數字化的檔案管理模式，創新檔案管理模式，提升他們的工作水平；

其次，企業可以引進專業素質水平更高的人員，投入到檔案管理創新建設工作中。很多企業的檔案管理人員工作水平低，導致檔案管理工作質量低，這是企業應該正視的問題，面對這個問題，短期內能提升工作水平的方式，就是引進專業的技術人才，用更專業的技術人才彌補現有工作中的不足，進而提升工作水平和質量。

最后，企業可以設立有效的獎懲機制。針對工作優秀的檔案管理工作人員，給與適當的獎勵，多考慮他們的升職加薪問題；針對工作拖沓、敷衍的工作人員，進行適當的懲罰。通過有效的獎懲工作機制，激發檔案管理工作人員的工作積極性，提升他們的工作熱情，進而提升企業檔案管理工作的工作質效。

2.3 提升檔案意識

企業的檔案意識直接影響到檔案管理的創新建設和檔案的利用率，是企業檔案管理人員應當重視的問題。在信息化時代背景下，提升檔案意識，主要涉及到以下兩個方面：

首先，提升管理層的檔案意識。做好檔案管理工作，離不開領導的重視，領導重視檔案管理工作了，檔案管理工作在企業各部門就容易推進。在實際工作中，很多企業的管理層都不重視檔案管理工作，甚至一些領導會認為檔案管理工作可有可無，這種膚淺的思想嚴重影響了檔案管理工作的推進，針對這種現象，企業內部要針對領導層，多開展檔案管理工作的培訓，通過培訓，讓管理層認識到檔案管理的效用和魅力。

其次，提升全體工作人員的檔案意識。檔案的利用率就落實在全體工作人員身上，針對全體工作人員，可以通過專門培訓的方式，提升他們的檔案意識；也可以通過內部交流會的方式，通過有效的交流互動，幫助他們認識到檔案的作用；還可以通過建立企業檔案辦公室文化的方式，將檔案的好處，通過辦公室宣傳標語的形式表現出來，讓員工生活在檔案意識的環境中，員工的檔案意識潛移默化就能得到提升。

3 結束語

綜上所述，企業檔案管理的創新，離不開對現有問題的思考與探索，在信息化的時代背景下，企業檔案管理工作通過建立信息化、數字化的企業檔案，提升工作人員專業素質，提升檔案意識的方式，創新企業檔案管理模式，讓企業檔案管理工作從技術、人才和觀念層面得到提升，在這些方面上下足功夫、鼓足勁兒，促進企業檔案管理工作創新水平的提升與提高。

參考文獻

[1]楊荷，關于現代企業檔案管理創新的思考[J]，科技與創新，2016.07：59.

[2]廖建蘭，企業檔案管理工作的創新與思考[J]，辦公室業務 ，2016.03：61.