基層醫院檔案管理之思考

蔣喜明

【摘要】本文從加強基層醫院檔案管理的重要性、基層醫院檔案管理現狀淺析、檔案綜合管理的意義、綜合檔案室建設是醫院管理的必然趨勢四個方面對基層醫院綜合檔案管理這種新的信息管理模式進行了探討。

【關鍵詞】基層醫院；檔案管理；現狀淺析；發展趨勢

醫院檔案管理是一項非常重要的基礎性工作，是醫院日常管理工作的重要內容。是科技興院的重要環節，醫院的寶貴文化財富。也是醫院工作計劃、決策的可靠依據，并為協調各項工作正常運行提供參考資料。隨著公立醫院改革的逐步深入和醫療科技的飛速發展，檔案科學化規范化管理的作用日益重要。

一、加強基層醫院檔案管理的重要性

檔案是組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案的本質屬性是歷史再現性，即檔案是再現歷史真實面貌的原始文獻，具有很強的查考價值和研究價值，是經營管理必不可少的重要資源。醫院檔案是醫院建設和發展的真實寫照與原始記錄，它是評價和衡量醫院醫療質量及管理水平的重要標志之一，而且對于維護醫院自身權益、保證醫院工作的連續性和以后的開發利用都有十分重要的作用。隨著醫療衛生事業的進步，檔案的內涵和外延都在發生積極的變化，使用傳統的被動管理方法，已經難以適應醫院建設發展的需要。為此，醫院要高度重視檔案管理工作，逐步引進現代化檔案管理手段和管理模式，培養高素質的檔案管理人才，扎扎實實做好檔案管理工作。

二、基層醫院檔案管理現狀淺析

（一）基層醫院檔案管理分類。基層醫院檔案管理主要類別包括文書檔案、人事檔案、財務檔案、基建檔案、病歷檔案以及合同、會議記錄、信息檔案等。

（二）基層醫院檔案管理現狀。基層醫院一般都設有檔案室，但不是獨立的機構，多隸屬于辦公室管理。因此文書、文件、合同、會議記錄、聲像、電子等檔案是主要的歸檔資料。構成醫院檔案室管理的基礎，在檔案行政管理部門的監督和要求下，管理上相對科學規范，而人事、財務、基建、病歷等檔案管理分別隸屬于不同的業務部門。隨著辦公自動化系統的普及，各類檔案具有自己的軟件系統，互不兼容，給現代電子文件的歸檔帶來了難度。檔案管理運行過程中產生的文件數據無法相互轉換、共享，不能夠實現文件檔案的一體化管理。

（三）基層醫院檔案管理的瓶頸。1.由于檔案管理工作本身并不能產生直接的經濟效益，醫院主要領導往往注重能產生直觀效益的醫療業務工作，對檔案管理無論是在人力、財力還是基礎設施建設都投入不足。2.基層醫院檔案管理人員缺乏專業性，學歷偏低，缺乏豐富的工作經驗和先進的管理方法，以至于管理工作方式僵化，工作改革難以深入開展。3.檔案管理手段落后，滯后于檔案管理工作的需求。隨著網絡信息技術的不斷發展，醫院在檔案管理工作中也有了較大轉變，尤其是計算機技術的廣泛應用，優化了檔案管理的效率。但是在信息化建設方面，缺乏足夠的投入。4.檔案管理制度不健全。雖有檔案管理行政部門監督檢查，但基層醫院一般沒有檔案管理相關考核項目，整體導致工作人員對檔案管理重視不夠，工作效率不高，檔案管理缺乏秩序，檔案收集分類不清晰，檔案歸檔不齊全 ，檔案利用調取耗時長。

三、基層醫院檔案綜合管理的意義

醫院檔案綜合管理，是指按照統一管理的原則，將按醫院職能分類的檔案集中起來，在專門設立的由院級領導的直屬機構――綜合檔案室進行歸檔、分類、整理、開發、利用等管理工作。它不僅是醫院各職能分類、各種載體形式檔案實體的統一管理，而且是對醫院全部檔案進行組織管理和提供利用的組織形式，是集中統一管理的具體化。一方面它使檔案管理規范化、科學化，另一方面使檔案信息的開發利用更加完善、實用，克服了分散管理的許多弊端，這不僅發揮了檔案的整體功能，更有利于醫院工作和檔案事業發展。

四、基層醫院綜合檔案室建立的必然趨勢

（一）有利于醫院各類檔案的綜合管理和利用，強化領導層的檔案意識。突顯檔案在醫院管理中的重要地位，便于各類檔案的收集整合。

（二）有利于醫院檔案管理實現制度化、規范化、標準化。對積累、歸檔、保管、利用等做出統一要求，保證各環節的疏通，逐步做到檔案管理完整無誤。

（三）有利于醫院檔案綜合分類。建立醫院檔案信息一體化管理模式，把醫院各類檔案優化組合，加強相互聯系。集中起來統一管理，達到整齊實用，建立起統一、科學、合理的類別體系。

（四）有利于醫院檔案管理人員對各類檔案信息進行綜合篩選、加工編輯，轉化為深層次的編研資料。對綜合檔案信息進行綜合分析和研究為領導決策出謀劃策，為醫院行政管理、臨床質量管理等方面提供信息支持。

（五）有利于醫院成立綜合檔案信息情報中心。將醫院電子檔案和與之相應的紙質檔案結合管理，并根據對醫療市場的調查信息，構建醫院內部檔案服務網絡，建立電子計算機檢索系統，實現全院檔案資料共享，讓“呆檔案”轉化為“活檔案”，為醫院綜合利用信息服務。

醫院領導層在管理、決策的過程中都離不開及時、準確的檔案綜合信息，醫療科技的快速發展更是離不開綜合的信息支持。醫院檔案綜合管理使文書檔案、人事檔案、財務檔案、基建檔案、病歷檔案等形成一體化管理，互通信息，從而達到資源最大限度的開發利用，更快更好地為臨床一線服務。

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