辦公自動化中計算機技術(shù)的應(yīng)用

李子明

摘 要：傳統(tǒng)的辦公活動已經(jīng)完全無法滿足人們對辦公智能化、實時化、高效化的需求，計算機技術(shù)和辦公活動的融合使得辦公自動化技術(shù)隨之產(chǎn)生。本文在針對辦公自動化的概念、優(yōu)勢和計算機技術(shù)的特點，探究了計算機技術(shù)在建立辦公信息發(fā)布平臺、辦公信息處理、辦公信息安全和管理系統(tǒng)的應(yīng)用，希望計算機技術(shù)能更深入的融入辦公活動中，更好的提高辦公效率和質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：辦公自動化 計算機技術(shù) 應(yīng)用

一、辦公自動化概述

辦公自動化主要是以辦公人員為核心，依托于計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、系統(tǒng)科學、行為科學、心理學等基礎(chǔ)科學，利用計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)來實現(xiàn)信息的處理，完成日常工作中的所有辦公活動。辦公自動化能夠?qū)⑥k公人員和信息資源緊密地聯(lián)系起來，能使信息準確、及時、全面?zhèn)鬟_到相應(yīng)人員，極大提高了企事業(yè)單位的辦公效率和信息公開程度。

二、辦公自動化的優(yōu)勢

在平時的辦公活動中，辦公人員不僅僅要處理各種各樣的數(shù)據(jù)和文字信息，圖片、視頻、圖表等信息也要處理。可以運用Office辦公軟件進行文字表格處理，使信息排版及表達方式更直觀，更利于人們閱讀。通過Photoshop可以進行過去傳統(tǒng)辦公方式難以解決的圖片編輯，可以對圖片進行調(diào)色、渲染、亮度調(diào)節(jié)、背景虛化等操作，快速且高效地使得圖片呈現(xiàn)出辦公所需的效果。運用數(shù)碼大師、愛剪輯等視頻剪輯軟件可以對需要編輯的視頻加入背景音樂、特效、場景等所需的元素，生成各種具有表現(xiàn)力的視頻。

三、計算機技術(shù)

計算機技術(shù)是一門綜合性的技術(shù)。計算機技術(shù)主要由計算機硬件、操作系統(tǒng)、計算機軟件、計算機網(wǎng)絡(luò)、編譯原理、算法與數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)組成。它的實現(xiàn)過程與離散數(shù)學、語言理論、控制論、信息論等緊密結(jié)合，計算機技術(shù)現(xiàn)在逐漸成為一門交叉技術(shù)，是在許多學科和工業(yè)技術(shù)的基礎(chǔ)上逐漸更新升級的。同時，計算機技術(shù)也幾乎在所有的科學技術(shù)、工業(yè)生產(chǎn)、農(nóng)業(yè)生產(chǎn)、娛樂生活、辦公活動中的到極其廣泛的應(yīng)用。毫不夸張的說，沒有計算機技術(shù)就沒有現(xiàn)在高質(zhì)量的生活水平，也沒有如今這么高效的辦公效率。

四、計算機技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用

1.建立辦公信息發(fā)布平臺。隨著社會的發(fā)展，企事業(yè)單位的分工也越來越細致，這顯然使得企事業(yè)內(nèi)部的交流溝通變得困難，信息的流通的中間過程就會延長。通過應(yīng)用計算機技術(shù)建立內(nèi)部的信息發(fā)布平臺，可以很好的實現(xiàn)信息的透明，信息的統(tǒng)一發(fā)布可以使職工根據(jù)自身實際情況去了解和查詢相應(yīng)的信息，避免了不必要的麻煩。同時建立信息發(fā)布平臺還可以起到促進民主化建設(shè)，讓每一位職工都能全面、準確的了解到企事業(yè)單位的運行和管理情況，有利于形成內(nèi)部的權(quán)利監(jiān)督和民主管理，有利于企事業(yè)單位的穩(wěn)定和可持續(xù)發(fā)展。

2.在辦公信息處理方面的應(yīng)用。辦公室是企事業(yè)單位的中樞，向上要給領(lǐng)導傳達各類基層或外部的信息，向下要傳達領(lǐng)導的批示或講話精神，處理好各類信息就顯得尤為重要。數(shù)據(jù)庫技術(shù)可以方便的進行數(shù)據(jù)的存儲、分析和查詢，十分簡單、快捷、高效，免去了以往紛繁復雜的整理工作，失誤率也降低很多。現(xiàn)在經(jīng)濟全球化和一體化的趨勢更加明顯，領(lǐng)導們更是時常在外出差，這是任務(wù)或指示就可以通過視頻會議的方式傳達，既形象、全面，又實時、高效。作為單位的領(lǐng)導，每天要處理浩如煙海、復雜多樣的信息，人工智能技術(shù)即可從海量的信息中，根據(jù)領(lǐng)導的實際需求和事情的重要性排序中過濾不必要的信息，并提煉出關(guān)鍵信息，減少領(lǐng)導不必要的閱讀，大大提高領(lǐng)導決策的效率和準確度。

3.在辦公信息安全中的應(yīng)用。眾所周知，辦公室是企事業(yè)單位的核心中樞，每天要處理浩如煙海、紛繁復雜的信息，由人工處理的話，難免會出現(xiàn)紕漏，更致命的是，一旦出現(xiàn)內(nèi)外勾結(jié)的情況，單位的核心資料或是絕密信息就可能會泄露，而計算機技術(shù)里的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，則可以很好的解決這個問題。利用計算機網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，可以對辦公自動化系統(tǒng)設(shè)置功能強大的專用防火墻。對于不同保密層級的文件或者信息，可以設(shè)置不同的密碼等級、使用權(quán)限等，將辦公風險降低到最低。現(xiàn)在已經(jīng)是“云”時代，企事業(yè)單位可以使用業(yè)內(nèi)最頂尖的云存儲公司專門制定的存儲系統(tǒng)，將公司內(nèi)部文件上傳到云端，這樣黑客或者不法分子竊取資料的難度就更大了。

4.在管理系統(tǒng)方面的應(yīng)用。現(xiàn)在經(jīng)濟全球化和一體化的趨勢越來越明顯，企事業(yè)單位面臨的競爭也越來越激烈。同樣，過去傳統(tǒng)的管理方式和管理系統(tǒng)已經(jīng)不適應(yīng)企事業(yè)單位的管理需求和發(fā)展，管理系統(tǒng)亟待變革。新型管理系統(tǒng)的核心是全面且深度的實現(xiàn)企業(yè)的信息化。計算機技術(shù)在企業(yè)的信息化中發(fā)揮著至關(guān)重要的技術(shù)，主要是在市場管理、產(chǎn)品研發(fā)、人事管理、職工評價、市場營銷和成本管理等方面。例如，通過計算機信息技術(shù)可以通過數(shù)據(jù)和信息收集和分析，快速了解市場需求變化，根據(jù)需求變化隨時調(diào)整研發(fā)、市場營銷和品牌管理的策略，增強企業(yè)產(chǎn)品的市場適應(yīng)性，保持公司與市場的同頻共振。

五、結(jié)語

綜上所述，計算機技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用已經(jīng)使得企業(yè)辦公方式發(fā)生了翻天覆地的變化，企業(yè)辦公人員也從過往低效、繁重的辦公活動中解脫出來，極大提高了辦公效率。可以想象的到，在未來的企業(yè)辦公中，計算機技術(shù)的應(yīng)用將會更深入和全面，以后企業(yè)內(nèi)部的辦公將會更加智能化、移動化，辦公活動將會更加以人為中心，隨著辦公人員的辦公方式、環(huán)境的改變而做出適宜的改變。

參考文獻：

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