淺析S醫院門診收費處貨幣資金內部控制

陳海濤 張雨薇

案例索引：S醫院門診收費員許某，于2016年5月13日利用職務之便，盜用收費處他人工號，私自將患者夏某的醫院就診卡補辦，隨后將患者夏某2012年1月21日在醫院看病花費的156.76元，利用他人工號進行退費處理，此筆醫療費返回了就診卡中，最后使用自己的工號將卡里的金額退出私用。經核實，該收費員利用職務之便，用同樣方式套取患者700余元，醫院對其開除公職并將其挪用的公款予以追回。

一、S醫院貨幣資金內部控制流程中存在的缺陷

（一）就診卡補卡無規范化流程。補卡操作初衷在于為遺失就診卡的患者找回遺失卡片上的就診信息以及預存在卡中的預交金，收費員根據患者的就診卡號或者身份證等個人信息，索引找到患者就診卡記錄進行就診卡補卡?；颊咴谑召M窗口刷卡繳費則會在收費員收費系統中留下患者卡號、姓名等相關記錄，許某利用系統記錄中的卡號補辦患者就診卡，進行后續的退費操作，可見醫院在就診卡補卡流程上缺乏明確的制度規定，對收費人員的補辦行為無約束性，補卡行為發生后也無票據等可以審核監督的憑據，約束收費人員補辦就診卡。

（二）收費人員缺乏風險意識。醫院信息系統（HIS）對收費員的權限進行了設置，同時記錄了收費、退費、打印結算發票等各項業務的操作記錄。收費人員在日常工作中缺乏風險意識，在下班后未及時退出工號關閉體統，許某借機使用他人工號補辦患者就診卡，并對患者實際上已經做過的檢查進行退費操作，將檢查費退到患者就診卡上。

（三）退費流程由收費員獨立完成，缺乏橫向和縱向的審核。在患者就診過程中，首先需要患者在門診收費窗口支付預交金，再由門診醫生根據患者病情開取檢查或藥品，最后患者到檢查、治療科室做檢查或者是到藥房取藥。然而在實際退費過程中，退費操作由收費人員一人獨立完成，患者是否做了相關檢查，在退費流程中并未得到相關科室的核實，因此收費員許某利用流程漏洞在患者及相關醫生不知情的情況下，退費。在退費過程中，各種監督功能交叉，標準不一，管理分散，缺乏財務與臨床、醫技科室的橫向溝通，同時，在收費員退費后，打印的相關退費單據也未納入門診日常票據審核的范疇，也就是說收費員的退費行為也未納入財務縱向監管范圍，使得退費行為處于無人監管的真空狀態。

（四）退款流程缺乏相關憑據，退款票據無審核流程。在原有退費流程中，患者僅憑就診卡即可退取卡中剩余預交金。該退費流程方便患者就醫，就診后可方便快捷的退取卡面余額，不會有資金滯留就診卡。然而，簡易的退費流程也存在以下隱患，首先，當患者遺失就診卡時，他人可僅憑就診卡退取就診卡余額，無法有效保障患者財產安全；其次，門診每日人流量大，收費窗口業務量繁多，票據審核工作量繁重，無法做到逐筆審核，同時，在票據審核中，僅憑就診卡退費使得退費流程無審核依據，無法有效監管收費人員的退費行為，甚至可能存在盜用他人就診卡進行退費套現的情況。

二、S醫院貨幣資金內部控制的流程優化

（一）加強退費流程的橫向、縱向審核監管。門診退費事件發生后，S醫院為加強退費業務監管，完善監管流程，對于退檢查和治療費用實行多方審核簽字制。在各科室的協調監管方面，患者退費需經過開單醫生與檢查或治療科室確認患者未做相關檢查的情況下，開具退費單據注明退費原因，并簽字，同時科室主任審核簽字；之后，由門診主任確認簽字并留存一份退費單據；再由收費人員憑單據退費，打印退費單據，最后患者確認檢查費退回后在退費單據上簽字。退費完成后回收退費票據，由門診結算中心主管逐日審核退費票據，最終實現加強不同科室間的橫向溝通，共同監督退費行為，完善縱向財務票據審核，做到退費行為“有理有據”可追溯。

（二）規范門診退費制度，實現退費行為有據可依。為加強退款票據監管使其有據可依，醫院規定退款需持有患者的身份證以及預交金小票方可退款，同時，退款金額不可大于預交金票據票面金額；如若患者不慎遺失預交金票據，則需要復印本人身份證辦理退款手續。收費人員在辦理退款業務時，需將患者的預交金票據附在退款票據后；若患者持身份證復印件退款，則需將復印件附在票據背面；最后，由退款人在退費票據上簽字以確?；颊邔ν丝钚袨橹椴⑶掖_實收到退款。

（三）規范就診卡補卡制度，做到憑證補卡。就診卡記錄了患者在醫院就醫的所有記錄，患者的身份信息、就診記錄以及預交款都在就診卡上。為保護患者隱私，保證患者財產安全，就診卡的掛失及補辦應由患者持本人身份證辦理，由他人代辦的，則需持患者本人身份證以及患者的委托證明才可掛失或補辦就診卡。

（四）加強門診會計人員繼續教育，明確崗位職能權限。門診收費職能具備雙重性，即財務職能兼顧服務職能。患者就診過程中，需經歷繳費、就醫、檢查治療、取藥等多個步驟，在此過程中患者可能需要多次排隊繳費、退費。一般情況下患者在收費窗口退取門診預交金，因此在需要開單退費的情況下，患者直觀認為退費應該在收費窗口完成，所以，如何向患者清晰地解釋開單退費流程，引導患者順利在各科室內簽字退費，少走冤枉路，就需要收費員提高服務意識幫助、引導患者。貨幣資金流動性強，極易發生信用卡、醫?？ㄌ赚F，挪用貪污等行為，為加強醫院收入控制，財務部門應定期對收費人員進行業務培訓和警示教育，明確其崗位職責，規范門診業務中的各項操作流程，提高其風險意識，避免人情退款、退費，或者是鉆系統漏洞貪污舞弊行為的發生。

三、優化S醫院貨幣資金管理的建議

（一）完善業務流程控制。醫院收入需要經歷多個環節才能從提供服務到最終確認收入實現，對于收入實現過程中的各個流程需要有明確的流程制度進行規范以實現對收入的全面管控。完善收入確認流程，加強收入業務管理流程的控制，對于防范收入流失，確保收入的全過程得到有效控制至關重要。以退費業務為例，退費行為發生的根本原因在于扣費在前，檢查在后，如果在患者檢查之后在確認扣取相關費用，就不會出現患者退取已扣費但尚未做的檢查費用的情況。

（二）加強退費管理。由于醫院業務收入活動中收費頻率高、項目多、內容復雜，因此退費情況時有發生。如果沒有完善的退費流程及退費監管制度，很容易讓“有心人”鉆空子，造成多退、虛退、冒領等收入流逝情況的出現，因此，醫院退費流程需要不斷的完善，加強內部控制。

（三）加強崗位控制。建立健全與收入相關的管理制度，按照不相容職務相分離原則，合理設置崗位，建立收入崗位的責任制，這是收入管理的基本要求，對于加強收入各崗位的相互制約和監督，保證收入的合法、安全和完善，具有重要作用。加強收費崗位人員的素質控制，建立定期培訓、輪換制度，實行合理分工，確保收費票據保管與使用、辦理退費與退費審批、收入稽核與收入經辦等不相容職務相互分離、制約和監督。

建立健全票據管理的崗位責任制，明確票據管理流程，建立票據登記簿并詳細記錄有關票據購買、印制、批準、驗收、領取、收回、核銷、歸檔等內容。

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