試論檔案開發利用發展的影響因素及其未來發展趨勢

馬玲 山東省魚臺經濟開發區管委會

檔案的開發和利用是企業內部管理活動的主要組成部分，這對提高企業管理水平至關重要。在計算機技術和信息技術的飛速發展中，企業管理活動逐步引進更多現代技術，特別是企業的檔案管理，引進計算機技術促進發展，逐步向信息化方向發展，并得到廣大推廣和運用，并取得了可觀的成果。為了可以進一步開發和利用企業檔案，為企業提供更好的服務，有必要研究影響企業發展和利用的因素，并對未來的發展趨勢進行推測，以便更充分地展示檔案的價值。

一、現代檔案開發利用的基本條件

檔案是關于企業管理活動的充分記載，對企業非常重要，也是企業管理的重要組成部分。企業檔案的初步開發和利用主要是政治活動的支持。由于時代的思想觀念很老，檔案的開發和利用受到限制，而且因為當時社會背景下檔案的屬性，它具有非常突出的階級性，并且只有足夠的權力才能來審查檔案，檔案的開發和利用是國家政府機構的獨特權利，此歸檔活動由政府控制。然而，隨著社會的進步和繁榮，檔案的發展環境逐步發生改變，原有的陳舊觀念逐漸被禁止，逐漸進入公眾的視野。檔案的發展是促進檔案長期發展的首要前提。人們對檔案的認識不斷提高，社會的發展必須充分支持檔案的開發和利用。在當今社會，人們把檔案視為信息資源，其中存在的價值非常突出但仍有潛在的用途，人們需要進行進一步的研究。這會是將來檔案開發和利用發展的核心。

二、影響檔案開發利用發展的因素

1.檔案匯編。歸檔活動可以說是檔案開發和利用的關鍵方式，理論上的思想對檔案的發展有著非常嚴重的影響。在理論上和實踐上，在中國的檔案開發利用時，相比國外的開發和利用還有待進一步探索。檔案的編制是第一個出發點，檔案編制是檔案科學的關鍵構成部分。之后，由于思維和方式的演變，現代中國檔案理論逐漸形成。

2.管理信息資源。信息資源管理最早成立于上世紀中期，關鍵由于信息技術的迅速進步，經過不斷的改進和發展，漸漸對檔案的開發和利用造成了深切的影響。對檔案管理的認識也漸漸提高，并開始轉向信息資源的視角。從檔案學的角度來看，檔案科學的研究已漸漸轉向信息資源管理研究，學科屬性的轉移以及相應的研究方法和技能漸漸應用于檔案管理。

3.知識管理。隨著社會的進步和發展，逐步形成各種形式的信息資源，以滿足社會發展的需求。特別是在目前的信息時代背景下，現代企業在競爭激烈的市場中面臨著重大挑戰。為實現長期發展，并取得巨大的經濟效益，知識管理應運而生。知識管理的宗旨是進一步細化信息資源的價值，整合信息資源，提供更加扎實的智力資本，為業務發展提供服務。

三、檔案開發利用的未來發展趨勢

1.檔案利用形式更加智能化。在目前的信息時期，信息技術水平正在迅速進步。信息技術因其特殊的優勢而被普遍運用于各行各業，使人們對信息資源的獲得越發便捷高效。在檔案信息的獲取中，它一直處在邊緣，但隨著社會的進步，檔案的開發利用形式逐步產生變化，但應該關注的是，唯一的變化是開發利用的形式。它的最初目的沒有改變，更加要打破原來工作模式的制約因素，更廣泛地促進資源信息的共享。

2.檔案利用需求多樣化。檔案的發展將來必定會有更加多元化的趨勢，娛樂和知識特征將更加突出。在知識經濟時期的背景下，檔案管理不會再限制于過去搜集和組織信息，但必須承擔更多的社會責任，在人們的平日工作需要中，展現出自己的公益性特征。有些緊要檔案材料的披露使人們更客觀地明白歷史，感受某些事件的本質，使這些歷史檔案更有娛樂性，增強檔案資源的價值。

3.開發手段的變化趨勢。電子技術的發展使社會更加信息化。檔案的開發和利用不可避免地需要信息技術管理。雖然在管理過程中仍然存在傳統文件管理的陰影，但更多的是通過計算機連接大量數據。建立管理結構，有效，簡潔地進行管理。使用機器開發的文件信息，將來的發展趨勢會把更多的精力放在文件的動態實時和應對一些突然發生的事件，以及使用不同的分類，聚類和電腦融入海量數據存儲的邏輯。該算法找到數據之間的關聯性以得到相應的結果。

4.檔案提供方式的轉變趨勢。檔案開發服務中心沒有變化，向社會提供信息，使信息盡可能地共享。目前，我國公共檔案事業提供公共服務的形式比較落后，僅限于文獻產品展示，數字產品相對較少，新媒體，網絡等平臺宣傳不足，數字檔案不足。中國的社交網絡平臺正處在快速發展期間，人們獲取信息的方法正在發生改變。我們可以使用各種新媒體提供信息，并提供交流和共享的平臺。檔案信息的獲取處于被動狀態，檔案的提供有利于社會發展。根據社交熱點發布和推廣新媒體可以提供溝通和宣傳的效果。

結語：總之，在當今知識經濟時期，現代企業檔案管理的內容愈加多元化。鑒于此檔案信息，有必要將發展與現實狀況貫串起來，并更足夠合理地開發利用它們。唯有如此，我們才有能力為企業提供更好的信息，資源服務，創造更大價值，為企業的長久發展做出貢獻。