關(guān)于高校人事檔案服務(wù)功能的影響因素及強(qiáng)化對策的分析與研究

宋星祎 哈爾濱音樂學(xué)院

隨著教育教學(xué)體制改革的不斷深入，目前國內(nèi)高校人力資源管理中的人事檔案蘊(yùn)含了非常豐富的信息資源，其中記錄了本校教職工的基本資料，比如政治面貌、業(yè)績成果以及學(xué)術(shù)方向和職務(wù)職稱等。通過對上述資料信息進(jìn)行詳細(xì)記錄和綜合利用，可以為高校發(fā)展、決策提供重要的參考依據(jù)。

一、制約高校人事檔案服務(wù)功能作用發(fā)揮的主要因素分析

隨著教育改革的深化，雖然目前國內(nèi)高校整體發(fā)展水平有所提升，但是人事檔案管理及其服務(wù)功能發(fā)揮方面依然存在著制約因素。比如，對人事檔案服務(wù)功能作用的重要性缺乏正確的認(rèn)識(shí)，而且意識(shí)非常的淡薄。在長期的發(fā)展過程中，高校內(nèi)部人事檔案屬于機(jī)密文件，使得人們很少對人事檔案及其服務(wù)功能給予重視。雖然高校教職工屬于知識(shí)分子階層，但是面對日常繁雜的教學(xué)任務(wù)，依然不能擺脫現(xiàn)狀。在人們的思想觀念中，人事檔案的管理和利用工作，屬于人事部門的業(yè)務(wù)范疇，由于缺乏重視，因此導(dǎo)致重存入、輕應(yīng)用的現(xiàn)象非常的普遍，通常只有組織部門以及專門的領(lǐng)導(dǎo)才會(huì)對人事檔案所記載的信息進(jìn)行分析和利用；久而久之，人事檔案甚至被人們所忽略，因?yàn)殚L期以來其他部門以及大部分人員處于非請勿入的狀態(tài)，一概不得隨意進(jìn)入檔案室。

同時(shí)，調(diào)查顯示目前國內(nèi)為數(shù)不少的高校人事檔案管理工作中，管理內(nèi)容相對比較單一，而且非常的貧乏。高校在人事檔案的管理上以年度考核以及評價(jià)等為主，然而很多高校的上述行為只是流于形式而已，而且評價(jià)多以套話為主，導(dǎo)致存檔于人事檔案中基層組織的評價(jià)缺乏了真實(shí)性、針對性以及深層分析，千篇一律的評價(jià)難以發(fā)揮作用，使其喪失了參考價(jià)值。值得一提的是，高校人事檔案的內(nèi)容相對比較簡化，其中除了自我介紹和成長經(jīng)歷等方面的資料外，就是思想?yún)R報(bào)、晉升情況以及年度考核和職稱聘任等內(nèi)容，最缺乏的就是能夠體現(xiàn)教職工個(gè)性特點(diǎn)的內(nèi)容，其特長愛好以及教學(xué)能力等基本上都是一概而過，很少對其進(jìn)行細(xì)化和及時(shí)更新信息。

目前，高校人事檔案的管理工作依然沿襲著傳統(tǒng)模式，在新時(shí)期表現(xiàn)出手段落后、形式陳舊等特征，甚至與新時(shí)代的發(fā)展要求格格不入。尤其在信息技術(shù)快速發(fā)展的時(shí)代背景下，實(shí)用而又高效的人事檔案管理軟件和系統(tǒng)非常的匱乏，并且完全基于現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)平臺(tái)的檔案管理工作依然沒有完全展開，超半數(shù)以上的國內(nèi)高校未對校內(nèi)教職工的年齡、專業(yè)以及知識(shí)結(jié)構(gòu)等信息進(jìn)行實(shí)時(shí)更新，也未進(jìn)行動(dòng)態(tài)化的綜合分析研究，以致于人事檔案的服務(wù)功能和作用難以發(fā)揮出來。

二、高校人事檔案服務(wù)功能得以發(fā)揮的有效路徑

基于以上對現(xiàn)階段國內(nèi)高校普遍存在的人事檔案管理問題的分析，筆者認(rèn)為要想解決制約人事檔案服務(wù)功能發(fā)揮的主要因素，促進(jìn)其服務(wù)功能的有效發(fā)揮，可從以下幾個(gè)方面著手：

（一）加強(qiáng)思想重視，強(qiáng)化檔案管理意識(shí)

人事檔案主要記錄了高校教職工的德、能、勤、績等內(nèi)容，教職工的個(gè)人情況都需經(jīng)組織審核認(rèn)可后，才能歸檔保存。這意味著教職工人事檔案資料的準(zhǔn)確性以及完整性，都由高校相關(guān)組織審核，這在很大程度上關(guān)系著每一個(gè)教職工的切身利益以及仕途。對于人事檔案而言，其具有保密性特點(diǎn)，因此很多人對檔案管理工作不甚了解，比如不了解相關(guān)資料是否應(yīng)當(dāng)歸檔，而且檔案意識(shí)非常的淡薄。比如，部分教職工面對人事檔案管理部門并不配合，不主動(dòng)將個(gè)人的人事檔案材料上交，學(xué)歷、職稱以及資質(zhì)和獲獎(jiǎng)情況等關(guān)系個(gè)人情況的資料沒有及時(shí)上交人事部門，只有需要評比晉升職務(wù)等關(guān)鍵時(shí)刻，才心急火燎地補(bǔ)全相關(guān)人事資料。針對實(shí)踐中存在的上述問題，筆者認(rèn)為應(yīng)當(dāng)從思想上真正地重視人事檔案的管理與利用，這樣才能促進(jìn)人事檔案服務(wù)功能和作用的有效發(fā)揮。在此過程中，應(yīng)當(dāng)加大高校對于人事檔案服務(wù)功能重要性的認(rèn)知，強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，通過不斷加大宣傳力度等方式，使全校教職工真正意識(shí)到人事檔案管理的重要性。

（二）樹立服務(wù)意識(shí)，嚴(yán)格落實(shí)好基礎(chǔ)工作任務(wù)

近年來國內(nèi)高校特別是專升本的部分高校，存在著人事檔案資料管理不規(guī)范的現(xiàn)象，具體而言主要表現(xiàn)為檔案資料不全、必備資料缺失，而且對人事檔案資料鑒別不到位、不準(zhǔn)確，甚至將不該入檔的資料歸入檔案之中，導(dǎo)致人事檔案信息的真實(shí)性有待考究。此外，檔案資料整理的實(shí)效性差，收集到的教職工人事檔案資料未及時(shí)進(jìn)行整理和入檔，不利于檔案資料的利用。同時(shí)，還存在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)滯后，人事檔案保存設(shè)施和條件的有待提高，不利于人事檔案服務(wù)功能發(fā)揮作用。上述問題和缺陷的存在，影響因素非常多，既有主觀原因也有客觀原因，無論哪種原因都會(huì)對人事檔案管理工作產(chǎn)生不利影響。就其中的客觀原因來說，以高校合并為例，隨著教育事業(yè)的發(fā)展，多所高校合并的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，而在合并之前不同高校的隸屬關(guān)系存在較大差異，因此人事檔案的保存和利用分屬于各個(gè)部門；合并以后，高校上至領(lǐng)導(dǎo)下至普通的教職工都會(huì)為評估工作做準(zhǔn)備，而無人關(guān)注檔案管理工作。針對上述問題，首先應(yīng)當(dāng)樹立服務(wù)意識(shí)，并且加強(qiáng)基礎(chǔ)工作的建設(shè)與任務(wù)的落實(shí)，要想對人事檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，就要充分認(rèn)識(shí)、保證與維護(hù)全校教職工檔案資料的準(zhǔn)確性以及完整性，這既是人事檔案材料存儲(chǔ)與利用的基本工作任務(wù)，而且也關(guān)系著組織部門對教職工的評價(jià)以及利用，其中還涉及到全面貫徹與落實(shí)中國共產(chǎn)黨的教育路線和教職工的政治前途。在落實(shí)基礎(chǔ)工作任務(wù)時(shí)，應(yīng)當(dāng)做好以下幾個(gè)方面的工作：第一，建立人事檔案資料收集機(jī)制。高校人事檔案資料信息的收集應(yīng)當(dāng)在日常工作中貫穿始終，切忌突擊完成材料收集任務(wù)，而是應(yīng)當(dāng)建立健全的工作機(jī)制，通過制度的落實(shí)來促進(jìn)人事檔案管理工作的制度化建設(shè)。第二，辨別人事檔案資料的真?zhèn)涡约捌鋬r(jià)值。在收集人事檔案資料的過程中，以干部人事檔案管理規(guī)范為標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的高校人事信息資料進(jìn)行嚴(yán)格的審核，確保取之有據(jù)，廢之有道。對于高校而言，人事材料的取舍非常重要，如果不能對收集到的材料進(jìn)行準(zhǔn)確的取舍，則必然會(huì)影響人事檔案服務(wù)功能。第三，加強(qiáng)人事檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提高標(biāo)準(zhǔn)化水平。在此過程中，應(yīng)當(dāng)結(jié)合高校的財(cái)力，并以相關(guān)要求和標(biāo)準(zhǔn)為基礎(chǔ)，建立專用的檔案庫房、辦公室以及檔案柜（架）等，同時(shí)還要配備先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備、掃描儀以及錄入設(shè)備等，并在此基礎(chǔ)上建立網(wǎng)絡(luò)資料庫和數(shù)據(jù)庫，從而提高高校人事檔案各項(xiàng)管理工作的現(xiàn)代化水平，同時(shí)這也是提高人事檔案服務(wù)功能的要求。

（三）提高服務(wù)主動(dòng)性、服務(wù)接待水平以及信息化建設(shè)

服務(wù)對象在傳統(tǒng)意義上的高校人事檔案管理工作中一直處于被動(dòng)地位，在改革過程中應(yīng)當(dāng)改變這種理念和思想認(rèn)識(shí)，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)主動(dòng)熱情地提供服務(wù)。因此，應(yīng)當(dāng)提高檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，使他們能夠認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的根本在于利用，而服務(wù)則是日常工作的重點(diǎn)。同時(shí)，還要立足于實(shí)際，不斷提升檔案管理者的服務(wù)接待能力，這要求檔案管理者應(yīng)當(dāng)愛崗敬業(yè)、有責(zé)任心。在崗位上工作時(shí)，應(yīng)當(dāng)保持熱情，外樹形象、內(nèi)強(qiáng)素質(zhì)，并不斷加強(qiáng)自身修養(yǎng)和提高綜合素質(zhì)，以良好的儀容儀表以及文明言語為教職工提供服務(wù)，耐心、細(xì)心以及誠心是對檔案管理人員最基本的要求。在當(dāng)前數(shù)字化時(shí)代背景下，高校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)人事檔案資料管理，尤其是檔案數(shù)字化管理已經(jīng)逐漸成為現(xiàn)階段高校檔案工作的主流趨勢。在此過程中高校各部門之間應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)協(xié)作，通過數(shù)字化建設(shè)以及通力配合，建成高效的檔案管理系統(tǒng)。其中，主要包括檔案信息數(shù)據(jù)的采集模塊，檔案資料的查閱模塊和日常管理模塊。

結(jié)束語：綜上所述，針對現(xiàn)階段國內(nèi)高校人事檔案管理以及應(yīng)用和服務(wù)功能難以發(fā)揮作用等問題的分析，筆者認(rèn)為高校相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)采取針對性的措施和方法，從意識(shí)提高、制度完善以及機(jī)制落實(shí)等多方面著手，多管齊下，形成合力，這樣才能促進(jìn)人事檔案服務(wù)功能的發(fā)揮。