醫院零庫存管理的探討

周一晶

一、零庫存的起源

20世紀六七十年代，日本豐田汽車實行準時制生產，在管理手段上采用看板管理，形成以零庫存管理為核心的供應鏈體系，以實現生產過程中基本無積壓的原材料和半成品。零庫存管理方式除在日本廣泛應用，其應用足跡也遍布美、歐等世界各地。現階段，零庫存管理在醫療衛生、物流儲備、電子商務等存貨管理領域已廣泛應用，這也為醫院物資實施零庫存管理提供了外部環境。為了提高醫院物資管理水平，增強醫院市場競爭力，我院于2008年7月開始實施后勤庫房物資零庫存管理。

二、零庫存管理的內涵

所謂零庫存是指商品在生產、流通、銷售等經營環節中，少量商品以倉儲形式存在，其余大部分則處于周轉狀態的一種庫存方式。零庫存管理減少資金的占用，加速產品周轉，降低庫存管理的成本，節約空間和人力資源，同時避免了因市場變化帶來的產品積壓、降價、失效等風險。

三、零庫存管理實現的條件

（一）與供應商建立電子商務網絡

電子商務的快速發展，使醫院與供應商之間信息對接實現實時化。供應商能夠實時掌握醫院后勤物資的需求情況，為及時配送提供數據基礎。

（二）供應商有完備的配送能力

零庫存管理要求供應商信譽較好，在一定范圍內能夠及時準確供應。同時還要求供應商不斷優化服務質量，縮短配送時間，開辟“綠色通道”，提供“加急配送”，做好應急物資儲備等。

（三）良好的內部控制和管理環境

醫院實施后勤物資零庫存管理，必然要求每天向供應商申請采購庫房物資。這種頻繁的采購行為必須要有嚴格的內部控制程序。申請采購、驗收、結算等環節必須由不同部門不同人員負責。實行不相容職務分開，確保采購過程中相互監督，避免發生舞弊行為。

四、零庫存在醫院后勤的應用

（一）實施概況

我院從2008年7月開始著手庫存削減和改造，當時庫存物資余額高達123萬余元。經過幾年不斷的摸索和改進，辦公用品、五金雜什、一次性用品及印刷品基本實現了零庫存，目前庫存物資基本上保持在40萬左右，其中，職工工作服約占80%，其余20%為飲食卡片。

（二）實施過程

1.嚴格執行采購程序，加強采購管理監督。根據科室領用匯總表統計上年度庫房物資的消耗情況，制定本年底采購計劃，列出采購明細，進行市場詢價，通過招標代理機構對社會進行公開招標確定供應商。與供應商簽訂協議，明確所需物資的品種、單價、全年預計需求量、配送時間和費用、結算時間和方式、違約責任等。同時簽訂《應急物資儲備協議》，制定應急物資儲備制度、流程及方案，以應對緊急事件和突發情況。

2.以科室申領單定清單。根據各科室的采購申領單制定采購清單。各科室可通過網絡、專用護士站隨時申領，由計算機自動生成采購清單，一般情況下這可作為最終清單提供給供應商。如有特殊情況，可經過審批后根據實際所需貨物生成采購清單。日常所需貨物一月采購兩次，特需、應急貨物隨時采購。這樣少量多次采購減少了庫存，加快了貨物的周轉。

3.采購清單的傳遞。采用E-MAIL或電話進行采購清單的傳遞。一般情況下，每月10號、20號、30號向供應商提交采購清單，如有特殊情況，后勤服務中心第一時間與其接洽，保證2小時內送貨上門。

4.采購貨物的發放。貨物購進后，采用二人（采購組成員、庫房保管員）驗收入庫方式驗貨，按照各病區、科室提交的申領單，由專人將貨物分發下去。各病區、科室負責人核對簽收后，經后勤服務中心會計人員核對發票，在物資系統中完成入庫、出庫登記。

5.資金定額管理。對辦公用品、印刷品、一次性用品、五金雜什進行定額管理，并結合該科室業務變動適度調整定額標準。如：血液透析中心由兩班制改為三班制后，病人數量增加，物品領用相應增多，我們便根據血透中心重新審批后的定額標準，及時調整，以確保病區的物資供應。

（三）存在問題

1.雖然零庫存管理實施已久，但因觀念普及還不夠，仍有部分工作人員對此管理方式不理解，進而產生誤解。

2.由于招標過分追求低價，供貨商以次充好，部分產品質量不過關，難以滿足一線需求。

3.二級庫房管理還在論證期間，尚未正式啟動，目前所謂的“零庫存”只是表面上庫房物資的轉移，而非真正意義上的零庫存。

4.工作服從訂貨到送貨周期較長，而且調換的時間、尺碼具有不確定性，造成庫存量居高不下。

（四）解決途徑

1.每月召開護士長會議，編制《后勤物資質量跟蹤表》，聽取意見，提高服務滿意度。

2.做好招投標工作，把好物品入庫關，防止供貨商以次充好。

3.深入做好二級庫房核算，從后勤做起并推廣到臨床一線。

4.配貨送貨時間盡量壓縮，如果條件成熟，盡量把送貨時間確定下來。

五、我院零庫存管理取得的成效

1.降低管理成本。零庫存管理免去了后勤物資入庫、保管、維護、裝卸、搬運等費用，節省時間，節省人力，減少倉庫占用面積，明顯降低了醫院后勤庫房的管理成本。

2.降低采購成本。供應商將產品直接存放在用戶倉庫中，并擁有庫存物品的所有權，用戶只在領用這些物品后才與供應商結算貨款。從供應商方面看，有利于節省其在產品庫存方面的倉庫建設投資和日常倉儲管理投入，大大降低物品庫存的倉儲成本；從用戶方面看，有利于所需物品的及時供應且不占用資金，大大節約了采購成本。

3.壓縮庫存。用戶方將產品直接存放在用戶倉庫中，將庫存最少化，歸避了病區需求變化所致庫房物資積壓的風險。

4.優化服務。為臨床一線科室更全面、更直觀挑選物品提供了便利，后勤管理由過去“坐等”的被動服務方式轉變為“下科室”登門主動服務。

5.規范采購。通過招標代理機構對社會進行公開招標，選擇規模較大、品種齊全、信譽良好、電子商務完善、管理健全、配送及時的供應商。對供應商倉儲資格進行陽光操作，有效地扼制了物資購銷中的不正之風。

六、討論

真正意義上的零庫存是一個理想狀態，它要求具有穩定的市場環境和社會環境、穩定的供應鏈和足夠高的信息化程度。雖然在實踐中還有諸多亟待解決的困難，但經過調整采購計劃以及與供應商協調，問題正在逐步解決。我們相信，隨著網絡技術的發展、物流系統的建立，后勤庫房物資零庫存管理將是庫房管理的必然趨勢。

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