智慧檔案館探討

范宏梅

[提要] 隨著“互聯網+”的縱深發展，檔案部門應抓住機遇，建設智慧檔案館，以適應社會和高校發展的需要。智慧檔案館概念的出現不僅從根本上改變檔案館信息管理模式和服務模式，而且也推動檔案信息化的發展，為信息共享提供更廣闊的空間，為信息服務提供更智慧的手段。然而，由于智慧檔案館的概念提出尚處于探索階段，理論研究方面不夠深入，實踐方面更是少之又少。本文對智慧檔案館基礎理論進行基礎研究和探索，分析建設智慧檔案館的可行性，并提出建設原則，希望為智慧檔案館建設提供理論依據。

關鍵詞：智慧檔案館；檔案館建設；檔案利用服務

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

收錄日期：2018年5月2日

一、智慧檔案館基本理論

（一）智慧檔案館的概念。北京航天航空大學檔案館畢娟認為智慧檔案館是以一種更智慧的方法，通過利用新的信息技術來改變用戶和檔案館系統信息資源交互的方法，提高檔案館服務的靈活、準確、便捷，進而實現智慧化服務和管理的檔案館模式。從管理對象來看，智慧檔案館所管理的是國家、社會和人類重要的活動記錄；從具體職能來看，智慧檔案館仍需收集檔案、管理檔案、提供檔案利用、傳播檔案文化、推進檔案事業發展。所以從本質上講，智慧檔案館是從屬于檔案館概念之中的，不同的在于附加了“智慧”的特征。因此，筆者認為“智慧檔案館”應加之“智慧”的定義：通過如云計算、物聯網、“互聯網+”等高科技手段，具備進行感知、存儲、聯通、辨別、分析、決策、創造、實用等多種功能，更智慧化地管理檔案，實現檔檔相聯、人檔相聯、人人相聯的目標，為擁有獨立管理和運作的能力和模式，進而對檔案（補充材料）進行保存、管理和提供利用的開放式檔案館，為用戶提供智慧化服務的高于數字檔案館的新模式。究竟何為智慧檔案館？雖然相關理論研究在國內尚屬稚嫩，因而還沒有出現達成共識的標準概念，但其目的在于聚焦用戶的最優體驗。

（二）智慧檔案館的價值分析。智慧檔案館的智慧主要表現在智慧化檔案系統和平臺所應包括的三個主要要素：一是感知，即通過無線射頻識別（RFID）、紅外感應器等傳感設備對檔案信息所處位置、文字、圖像、聲音等數據進行感應、識別、跟蹤和監控；二是獲取，即通過傳感設備以及互聯網等對重要信息進行智能化獲取和篩選；三是應用，即通過數據挖掘、云計算、大數據分析等技術和方式，使檔案信息充分有效地為更多人（包括檔案管理工作人員和查檔利用者）服務。

筆者認為，智慧檔案館是信息化與檔案館管理現代化的高度融合，是檔案信息化向更高階段發展的表現，是檔案館發展模式轉型升級的必然趨勢。數字化、網絡化和智能化是智慧檔案館的技術基礎，人檔互聯是智慧檔案館的核心構成，而智慧服務則是智慧檔案館的精髓。智慧檔案館建設需要以檔案信息資源為基礎，通過充分而透明的檔案信息獲取、廣泛而安全的檔案信息傳遞、高效科學的檔案信息處理，從而有效地提高檔案管理效率，改善檔案館服務水平，推動檔案館發展的創新性、有序性和持續性，使各個檔案館如同智慧的人，為用戶提供優質的智慧服務。智慧檔案館在檔案管理模式上發生了重大變革，它依托優化后的檔案智慧管理平臺，讓檔案、用戶和管理員等元素之間互聯互通、互促互補，使檔案館具有更強的感知、學習、創新、服務能力。總之，智慧檔案館可以為政府和公眾提供高層次的、細化的檔案服務，滿足各界日益增長的多元檔案新資源服務需求。

（三）建設智慧檔案館可行性及必要性分析

1、政策給力。《國務院關于積極推進“互聯網+”行動的指導意見》中提出要創新政府網絡化管理和服務，加快互聯網與政府公共服務體系的深度融合，推動公共數據資源開放，促進公共服務創新供給和服務資源整合，構建面向公眾的一體化在線公共服務體系。“互聯網+”促使檔案館公共服務向更廣和更深的方向發展，而智慧檔案館是“互聯網+”在檔案界的具體落實。栗戰書在中央檔案館國家檔案局主要負責同志調整宣布會議上指出：“要加快檔案信息化步伐，將傳統經驗與大數據、云計算等現代科技有機結合，加強多形式、多層次共享平臺建設，促進檔案信息資源的共建共享共用，以檔案信息化推進機關治理現代化。”楊冬權在中央和國家機關檔案工作會議上指出：“各單位要密切跟蹤并妥善運用大數據、云計算、知識管理等新理念、新方法和新技術，實現檔案工作對本機關、本系統‘業務全嵌入、結果全記錄、過程全監督、數據大服務，以檔案信息化推進機關治理能力現代化。”上述政策和講話都顯示了智慧檔案館建設是“互聯網+”在檔案領域的具體實踐，科學整合了檔案信息資源，促進了檔案信息資源共建共享的目標。

2、經濟加力。智慧檔案館的建設可以向財政爭取資金支持，在經費上“開源”，還可以直接基于政務云來管理檔案，不用自己再單獨建設檔案云，可以大大節省費用，在經費上“節流”。同時，云技術的引入，云端存儲讓檔案數據的存儲與備份也有了更多的選擇，利用云端備份成本低，可存儲容量大，安全性好，相比于傳統的硬盤、光盤、磁帶等保存方式成本大大降低。此外，對檔案開展智慧收集、智慧監測、智慧管理與智慧服務，智慧檔案館能有效降低檔案管理成本。因此，從經濟層面看，智慧檔案館不僅不會大大增加檔案管理與利用的成本，反而會降低相關成本，那么智慧檔案館建設也就具有了經濟可行性。

3、技術有力。技術可行性使智慧檔案館建設是在物聯網、云計算、大數據分析等新信息技術的基礎上實現的。云平臺是智慧檔案館的基礎設施，為檔案的智慧存儲與備份提供了平臺的可能，大數據分析則滲透在數據收集處理的各環節，為檔案的智慧收集、智慧管理、智慧預測等提供了分析的可能。物聯網則讓智慧檔案館的各要素與網絡連接在一起，便于檔案館對檔案實行智慧化識別、定位、追蹤、監控和管理，為檔案的共建共享提供了連通的可能。

目前，物聯網、云計算、大數據分析技術的發展逐漸趨于成熟，從物聯網的發展來看，包括溫濕度傳感器、二維碼標簽、RFID、GPS等感知終端早已為我們所熟知；私有網絡、（移動）互聯網、網絡管理系統等網絡的迅猛發展早已深入我們日常生活的方方面面；交通卡、身份證識別等物聯網的智能應用讓我們暢享智慧生活。從云計算來看，微軟、IBM、Google、百度、阿里巴巴、騰訊等國內外互聯網巨頭均快速部署云計算，建立了云平臺提供公共云和私有云的服務。從大數據分析來看，分布式存儲、非關系型數據庫和并行處理技術成為大數據應用實施過程中幾個關鍵技術，開源Hadoop為大數據提供了全面的技術支持，是目前應用最廣、關注度最高的大數據項目。

二、智慧檔案館建設原則

（一）需求導向，為民服務。智慧檔案館的建設要堅持以需求為導向，立足社會公眾的民生檔案需求和個性化服務的需要、黨政機關和企事業單位的檔案業務與咨詢需求，發揮檔案信息化對科學高效配置檔案信息資源的支撐和服務功能，切實增強智慧檔案館建設帶來的便捷、高效、智慧、創新的感受度，讓智慧檔案館的建設成果不僅能惠及檔案館、政府機構，更要普惠到廣大普通公眾。同時，要遵循“以人為本”的理念，把貼近公眾、服務社會作為智慧檔案館的基點，把公眾能用、會用、善用作為智慧技術應用于檔案工作的基本要求，不斷縮小不同社會群體間的“數字鴻溝”，為民眾提供高效服務，在“為黨管檔、為國守史”的基礎之上，切實做到“為民服務”的目標。

（二）完善制度，共享共建。組織、制度、標準等的建設和創新是智慧檔案館建設所面對的重點，破解信息孤島和信息煙囪，實現檔案館內部、檔案館之間、檔案館與政府機構、企業之間的資源共建與共享，所以要依托于相關制度體系和標準體系的制定。同時還要整合通信網絡基礎設施，規范檔案數據標準體系，建立健全館室之間的檔案管理平臺和檔案公共服務平臺；綜合協調，推進管轄范圍內跨地區檔案館信息資源的縱向集成與跨部門檔案信息資源的橫向集成，切實推動檔案信息化協同應用，讓檔案信息資源在不同部門、不同地區的系統中自由流通，真正實現檔案信息資源的共建共享。

（三）科學統籌，倒排規劃。智慧檔案館是數字檔案館的升級，其建設應在數字檔案館建設的基礎之上進行統籌規劃，注重系統工程，根據各地政府智慧政務的整體框架和基本要求，及時將智慧檔案館建設與地區智慧政務相對接，綜合考量，確定總體布局和階段安排，使智慧檔案館的建設能夠成為一個系統，綜合集成資源，達到效果最佳化，讓檔案收集、檔案管理、檔案利用等各個環節高度智慧化。對智慧檔案館的建設要重視前期調研，開展可行性要求，基于工作實際，提出創新性高、應用性強的功能需求，確保智慧檔案館系統開發和項目建設的合理性、適用性、科學性。在智慧檔案館建設過程中，檔案館工作人員要全程跟進，穩步推進，發現問題解決問題，還要按照信息系統建設規范要求，引入監理機制，對智慧檔案館項目的建設進度、安全措施、質量保障等進行全范圍全過程監理。

（四）因地制宜，突出特色。智慧檔案館建設要因地制宜，重點突出。各地要結合當地的經濟發展水平、地理區位條件、信息化基礎和實際需求等情況，做好智慧檔案館項目的論證，切勿貪大求全、重復建設。在智慧檔案館的建設過程中，各地還應圍繞自己的特色及短板，確定自己的建設重點，找準突破口，注重實效。如果在檔案的收集上難度較大，則應注重檔案智慧收集建設，如果在檔案館的監控方面需要加強，則應注重檔案館智慧監控建設，如果在提供檔案利用上供不應求，則應注重檔案館的智慧服務。

（五）可管可控，安全第一。傳統檔案館要注重安全，智慧檔案館更應如此。對于安全問題，應從兩個角度來看：一是在管理和技術兩個層面確保智慧檔案館可管可控；二是注重智慧檔案館中的智慧監控建設來強化檔案信息安全。在檔案館管理和技術的安全措施上，應強化網絡和信息安全管理，落實責任制，加強管理人員安全培訓，落實檔案信息安全等級保護制度，健全網絡和信息安全標準體系，加大依法管理網絡和保護個人信息的力度，注重“政務云”、“檔案云”的建設與管理，加強檔案館核心管理系統的建設，采取相應的安全保障技術方法，配備必要的軟硬件設施，完善檔案備份災難恢復服務機制，確保檔案的真實、完整、可用與安全。在智慧檔案館的智慧監控建設上，應對檔案館實現全面監控，確保檔案不出現非正常移動，還可以利用門禁系統及計算機管理系統監控檔案館相關管理人員，以最大限度降低人為因素對檔案信息安全產生的風險。

三、智慧檔案館前景展望

（一）從傳統檔案管理升級為知識管理。通過智慧檔案館數據收集的嶄新渠道，利用大數據手段，將分析、判斷或預測的知識信息提供給利用者。檔案館對這些信息進行整合，并從中再生出新的知識，不僅可以讓管理者更高效的管理檔案，還能供利用者所用。可見，利用者在檔案館中所能接觸到的不僅是真實可信的檔案資源，更多的是從中衍化而來的檔案知識信息。此時，檔案館由單純的檔案收集、檔案管理，向知識的再生、知識的管理發生轉變，讓檔案館的研究性工作得到進一步的發展。

（二）從傳統存檔重地升級為文化休閑。當前，檔案最為重要的作用就是行政作用，即“檔案是各級各類機構、社會組織行使職能、從事管理活動的真實記錄”。但是由于智慧檔案館提供知識資源能力和知識再生能力的提升，使檔案的文化作用、教育作用得到了凸顯，檔案館的人文氣質得到了發揚。檔案館不再是沉悶的政府部門，前往的利用者也不再具有明確的目的性，反而，更多的是將檔案館視作為休閑娛樂的場所。民眾在如此開放的檔案館中，不僅能夠接觸到真實的歷史塵封，還能重新喚起整個社會和國家過去的記憶，吸收到知識，了解到文化，凸顯了檔案館的親民意識，提供了人們真正需要的檔案信息、知識，成為國家、社會和人民取之不盡用之不竭的智慧寶庫，使檔案館能為國家科學文化的繁榮昌盛出一份力，為建設社會主義文化強國盡一份力所能及。

（三）從傳統單一利用升級為多維交互。傳統檔案館局限于去館內利用檔案或通過閱覽檔案館網站獲取所需信息，但在“互聯網+”的整體發展趨勢之下，智慧檔案館將服務的觸角延伸至各個渠道，讓民眾可以隨時隨地使用，檔案館的利用服務觸手可及。同時，智慧檔案館內的交互為檔案館更準確、個性化的交互，提供了資源背景。其次，智慧檔案館的公民檔案員功能，打通了檔案館與公民之間交流的障礙圍欄。建立起“檔案館—公民”、“公民—公民”、“公民—專家”、“公民—檔案館”之間溝通紐帶，再通過先進的通訊網絡，互聯網、手機移動網、廣播電視網三網的交錯重合，建立起溝通的平臺，使得利用者和檔案館之間的接觸變得頻繁而有效，從而建立起了全新的、立體的交互模式，相比于先前傳統的、單一的利用方式，增加了公眾和檔案館之間的交互維度。在傳統的利用途徑中，檔案館獲取的反饋信息少之又少，檔案館實質上無法了解公眾的真實想法，有礙于檔案館平民化、大眾化、公益化的發展。信息只有下傳，卻少了上達的交互模式，也容易讓檔案館的發展走彎道。智慧檔案館在檔案信息、知識資源方面，與利用者建立起立體交互的同時，在檔案館建設反饋上也得到了多維度的溝通。

（四）從傳統實體存在升級為虛擬存在。當談及對于檔案的利用，第一反應也會是到檔案館所在地，前往查閱，但智慧檔案館是基于利用者多維交互的利用模式，隨時隨地的可以打開手機、電腦，甚至是未來智能電視，打開檔案館客戶端，進行檔案的查閱、檔案問題的咨詢，不再需要專門到實體存在的檔案館中，就能滿足人們對于檔案利用的大部分需求。此時，對于人們來說，檔案館不再是一個實體的存在，而是一個虛擬的模式，它是一個沒有圍墻，沒有固定上下班時間的虛擬化、無界化的存在，對于檔案館存在的模糊化，實際上是將檔案館的提供利用服務，從檔案眾多管理流程中剝離出來，單獨的面向大眾，使之不需要局限在樓宇之內的服務工作，可以在公眾方便的任何角落里完成。只有先保證了電子檔案與紙質檔案具有同樣的真實性、可靠性，才能保證電子檔案與紙質檔案同樣的利用效力，這需要檔案界和國家政策等多重的努力，這里便不再贅述。綜上所述，我們不難發現，智慧檔案館的技術進步，帶動了管理和服務的理念革新，從而使得檔案館在一些方面發生了轉型。

四、結束語

在“互聯網+”信息技術迅猛發展的時代，智慧檔案館建設集中了檔案學、信息學、計算機學、設計學、社會學和經濟學等多學科的研究成果，是一項十分復雜的系統工程，完成智慧檔案館的整體構建，才能讓檔案管理者能更高效的管理檔案，讓檔案利用者能更便捷的利用檔案，實現檔案館與廣大公民之間的良好、優質、可持續的溝通，才能讓智慧檔案館切實的在智慧城市建設中盡一份力，促進社會和檔案事業的可持續發展。

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